Assistant administratif/assistante administrative

Rassembler des documents provenant de la photocopieuse, des e-mails ou des opérations quotidiennes des entreprises.

Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

Gérer le courrier en tenant compte des questions de protection des données, des exigences en matière de santé et de sécurité et des spécifications de différents types de courrier.

Programmer, préparer et mener à bien des activités devant être assurées quotidiennement dans des bureaux telles que les envois de courriers, la réception des fournitures, la transmission d’informations actualisées à la direction et au personnel et le bon déroulement des opérations.

Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

Gérer le calendrier des réservations pour les conférences et les réunions de nature interne ou externe. Faire le tour du marché et réserver les moyens de déplacement ou l’hébergement du personnel de bureau.

Utiliser des outils logiciels pour créer et modifier des données tabulaires pour effectuer des calculs mathématiques, organiser des données et des informations, créer des diagrammes basés sur les données et les récupérer.

Gérer divers formats et fichiers de données en nommant, publiant, transformant et partageant des fichiers et des documents et en transformant des formats de fichiers.

Tenir à jour les livres statutaires de la société avec les informations pertinentes des administrateurs et des secrétaires, les intérêts des administrateurs et le registre des actionnaires.

Recherche et collecte d’informations pertinentes pour le développement des entreprises dans différents domaines: affaires juridiques, comptabilité, finance et affaires commerciales.

Diffuser des communications internes en utilisant les différents canaux de communication dont une entreprise dispose.

Créer un système de classement. Rédiger un catalogue de documents. Étiqueter des documents, etc.

Organiser et classer des registres de rapports établis et la correspondance liée aux travaux exécutés et à l’état d’avancement des tâches.

Répondre aux questions, dissiper les doutes et résoudre les questions relatives aux informations générales institutionnelles et de l’entreprise, telles que les règles, les règlements et les procédures du programme. Aider à informer tant les employés que le grand public.

Remplir des formulaires de nature différente avec des informations exactes, de calligraphie lisible et en temps utile.

Garantir que les normes et règles de suivi et d’enregistrement relatives à la gestion des documents sont respectées, notamment en veillant à ce que les modifications soient identifiées, que les documents restent lisibles et que les documents obsolètes ne soient pas utilisés.