Assistant de direction/assistante de direction

Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

Programmer et confirmer les rendez-vous pour le personnel du bureau, principalement les cadres et les employés de la direction, avec des parties extérieures.

Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la rédaction de rapports et les correspondances par courrier.

Mener des événements en gérant le budget, la logistique, le soutien à l’événement, la sécurité, les plans d’urgence et le suivi.

Fixer et programmer des rendez-vous ou des réunions professionnels pour les clients ou les supérieurs.

Établir les plannings, notamment les procédures, les rendez-vous et les heures de travail.

Planifier toutes les modalités relatives aux déplacements professionnels, y compris la préparation du programme et la réservation de transports, de dîners et d’hébergement.

Communiquer avec des cadres et d’autres départements afin de garantir l’efficacité des services et de la communication, c’est-à-dire les ventes, la planification, les achats, les transactions commerciales, la distribution et les opérations techniques.

Mettre en œuvre des politiques, des méthodes et des règlements en matière de sécurité des données et de l’information, afin de respecter les principes de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité.

Observer l’ensemble des règles établissant la non-communication d’informations, sauf à une autre personne autorisée.

Établir une relation positive sur le long terme entre les organisations et les tiers intéressés tels que les fournisseurs, les distributeurs, les actionnaires et autres acteurs, afin de les informer sur l’organisation et ses objectifs.

Exprimer ses intentions et se comporter de manière cohérente et transparente, en favorisant la réciprocité et en établissant les bases d’une relation fiable et de confiance entre les personnes et les équipes.

Rédiger des courriels, des lettres et d’autres documents écrits à partir de mots clés ou de concepts clés décrivant le contenu. Choisir le format et le registre appropriés en fonction du type de document.

Recherche et collecte d’informations pertinentes pour le développement des entreprises dans différents domaines: affaires juridiques, comptabilité, finance et affaires commerciales.

Utiliser des outils logiciels pour créer et modifier des données tabulaires pour effectuer des calculs mathématiques, organiser des données et des informations, créer des diagrammes basés sur les données et les récupérer.

Utiliser différents types de canaux de communication, tels que la communication verbale, écrite, numérique et téléphonique, dans le but de construire et de partager des idées ou des informations.

Exécuter des instructions, généralement orales, fournies par des gestionnaires et des directives concernant les mesures à prendre. Prendre des notes, enquêter et prendre des mesures concernant les demandes autorisées.