Berufsprofil

Dokumentationsfachkraft

Wichtige Fakten

Dokumentationsfachkräfte sind für Aufzeichnungen über ein Unternehmen und für die Verwaltung von Formularen und Informationen zuständig. Sie ordnen Dokumente, rufen sie bei Bedarf ab und sorgen für ein effizient funktionierendes System.

Arbeitsmarkt
Mehr Bewerber als Stellen in Österreich und 6 weitere Länder
ELA/EURES 2025
Industrie
Management und Unternehmertum
Bildung
Primarbereich
3%
Belastbarkeit Punktzahl · 2026 (Höher ist besser)
Primarbereich 97% KI-Exposition · 2026
Arbeitsmarkt

Wo dieser Beruf gefragt ist

Gemeldeter Arbeitskräftemangel und -überschuss, nach Jahr. Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.

Die Zahlen gelten für Sonstige Bürokräfte und verwandte Berufe — 8 Berufe einschließlich dieses.

2 von 7 mit Mangel20255 von 20 wachsend0Stellen bis 2035

Mangel: Italien, Ungarn.

Längster anhaltender Mangel: Ungarn, 2 Jahre.

Wählen Sie ein Gebiet auf der Karte, um dessen Zahlen zu sehen.

Über diese Quelle›

Quelle: ELA/EURES, Arbeitskräftemangel und -überschuss. Die Angaben werden auf Ebene der Berufsgruppe veröffentlicht und decken Europa ab. Die Ausgaben unterscheiden sich im Aufbau des Anhangs und in der Länderabdeckung, sodass eine Veränderung zwischen zwei Jahren nicht immer eine Veränderung des Arbeitsmarkts bedeutet. Grau dargestellte Länder wurden nicht gemeldet — das ist nicht dasselbe wie ein ausgeglichener Markt.

Was diese Begriffe bedeuten

Die vier Dinge, über die dieser Abschnitt berichtet

Gemeldete Nachfrage
Ob Arbeitgeber melden, dass sie für diesen Beruf Arbeitskräfte benötigen – eine Einschätzung, die von einer nationalen oder einer EU-Stelle veröffentlicht wird, keine Anzahl.
Wohin es sich entwickelt
In welche Richtung sich die Beschäftigung in diesem Beruf in den kommenden Jahren voraussichtlich entwickelt, ausgehend von einer amtlichen Prognose.
Offene Stellen
Wie viele Offene Stellen ungefähr entstehen – durch Wachstum und dadurch, dass Menschen den Beruf verlassen.
Übliche Vergütung
Was Menschen in diesem Beruf normalerweise verdienen, sofern die Quelle dies veröffentlicht. Eine fehlende Angabe bedeutet nicht, dass die Arbeit unbezahlt ist, sondern dass niemand diesen Wert für den betreffenden Ort veröffentlicht.

Ein Maß wird weggelassen, wenn niemand es für den betreffenden Ort veröffentlicht, statt es als null anzuzeigen.

Welche Tendenz der Markt für Sie zeigt

Zu Ihren Gunsten
Mehr offene Stellen als Suchende — Arbeitgeber konkurrieren um Bewerberinnen und Bewerber.
Ausgeglichen
Offene Stellen und Suchende halten sich in etwa die Waage.
Umkämpft
Mehr Suchende als offene Stellen — rechnen Sie mit Konkurrenz.
Widersprüchliche Hinweise
Die Quellen widersprechen sich, oder dieselbe Berufsgruppe ist in einer Region knapp und in einer anderen im Überangebot.

Jede Quelle ordnet die Ergebnisse einem dieser vier Begriffe zu, damit es eine einheitliche Begrifflichkeit gibt. Was sich unterscheidet, sind die zugrunde liegenden Nachweise. Diese stehen unter jeder Einschätzung: ein gemessenes Verhältnis von Offenen Stellen zu Arbeitssuchenden oder eine von einer nationalen Stelle veröffentlichte Bewertung.

Wie dieser Beruf im Vergleich zu anderen Berufen im selben Land abschneidet

Stark
Zu den stärksten in that country
Gut
Stärker als die meisten Berufe in that country
Gemischt
Etwa typisch für that country
Schwach
Schwächer als die meisten Berufe in that country

Dies ist ein Rang innerhalb eines Landes, keine Bewertung, die Sie über Grenzen hinweg vergleichen können – die Register hinter zwei Ländern erfassen unterschiedliche Menschen, daher bedeutet dieselbe Zahl in jedem Land etwas anderes. Das erklärt auch, warum ein Beruf in einem Land die Einstufung Stark erhalten und dennoch als Umkämpft angezeigt werden kann: Er führt in einem insgesamt stark umkämpften Arbeitsmarkt.

Woher diese Angaben stammen

Jede Zahl wird von einem nationalen Statistikamt, einer öffentlichen Arbeitsverwaltung oder einer EU-Stelle veröffentlicht. Jede Karte nennt außerdem ihre Quelle und den Zeitraum, auf den sie sich bezieht. Manche Orte werden monatlich erfasst, andere ein- oder zweimal jährlich bewertet. Deshalb können zwei Orte auf derselben Karte unterschiedliche Zeitpunkte beschreiben – das Datum wird immer angezeigt.

Nichts davon sagt die Chancen einer einzelnen Person voraus. Es beschreibt einen Arbeitsmarkt.

Gemeldete Nachfrage · Übliche Vergütung · Wohin es sich entwickelt (Deutschland, Österreich, Schweiz, Niederlande, Belgien, Dänemark)
Gemeldete Nachfrage · Übliche Vergütung · Wohin es sich entwickelt
Gemeldete Nachfrage Übliche Vergütung Wohin es sich entwickelt
Deutschland Nicht gemeldet — −41,1% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Österreich Überangebot gemeldet ELA/EURES 2025 * — −8,9% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Schweiz Nicht gemeldet — +12,1% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Niederlande Nicht gemeldet — −43,8% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Belgien Nicht gemeldet — −71% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Dänemark Überangebot gemeldet ELA/EURES 2025 * — −18,7% 2023–2035 · Cedefop 2026 *

* Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.

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NexFuture™

Zukunftsaussichten für Dokumentationsfachkraft

Dokumentationsfachkraft befindet sich in einem Transformationsprozess. Mit einer KI-Exposition von 46% wird diese Rolle nicht ersetzt, sondern entwickelt sich weiter. Die Beherrschung neuer digitaler Tools wird der Schlüssel zum Erfolg sein.

Wie werden diese Ergebnisse berechnet?

Der Resilienzwert (0–100) schätzt, wie strukturell geschützt dieser Beruf vor Automatisierung und KI-Störungen ist, basierend auf der Aufgabenanalyse. Höhere Werte bedeuten mehr Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. KI-Exposition zeigt den geschätzten Prozentsatz der Arbeitsstunden, die aktuelle KI-Fähigkeiten betreffen könnten. Dies sind modellbasierte strukturelle Indikatoren, keine Vorhersagen zur individuellen Jobsicherheit.

Spielen Sie die Zukunft
Wie könnte sich Dokumentationsfachkraft ändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?

Mehrere Aufgabenbereiche könnten sich in Richtung KI-gestützter Arbeitsabläufe verlagern, sodass Umschulungen immer wichtiger werden.

Eine signifikante Transformation auf Aufgabenebene wird in 5 Jahren (um 2031) im Rahmen des ausgewählten Szenarios „Erwartet“ erwartet.
~0%
Belastbarkeit
Automatisierungsrisiko
EXP~100%
Menschlicher Rand
MOAT~0%

Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.

2026
2029
2036
KI-Einführungsgeschwindigkeit:

Modellbasierte Schätzung. Nutzen Sie es als Planungssignal, nicht als Garantie.

Wie KI diese Rolle verändern kann

Deterministische, modellbasierte Interpretation aktueller Rollensignale – keine Garantie für Ersatz.

3% Im Besitz von Menschen

Was noch immer von den Menschen abhängt

  • Grundsätze des Datenschutzes respektieren
  • Geschäftsunterlagen ordnen
  • Bürosysteme nutzen
Der menschliche Vorteil Um in dieser Rolle voraus zu bleiben, konzentrieren Sie sich auf Vertraulichkeit von Informationen und Digitalisierung. Diese menschenzentrierten Fähigkeiten sind für KI in den nächsten 20 Jahren am schwierigsten zu replizieren.
46% Helfen

Wo KI zum Co-Piloten werden kann

Derzeit begrenzte Überschneidung mit dem KI-Co-Piloten.

97% Automatisieren

Aufgaben, die am stärksten der Automatisierung ausgesetzt sind

  • Formulare ausfüllen
  • Aufzeichnungen über Aufgaben führen
  • die ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung sicherstellen
Detaillierte Analyse

Vitale Signale & KI-Vektoren

KI-Belichtungsvektoren

0-100%
KI / Maschinelles Lernen 46%

Exposition gegenüber KI-gestützter Analyse, Mustererkennung und Aufgaben der prädiktiven Modellierung

Generative KI 6%

Exposition gegenüber Inhaltsgenerierung, kreativer Augmentierung und Tools für große Sprachmodelle

Kognitive Software 2%

Exposition gegenüber Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützungssoftware und Prozessdigitalisierung

Roboter- und physische Automatisierung 0%

Exposition gegenüber physischer Automatisierung, Robotik und sensorgesteuerter Aufgabenverlagerung

Technische Details
Methodik: NexFuture v3.0 Quellen: O*NET® 30.3, ESCO v1.2.1 Aktualisiert: Okt. 2026

NexFuture v3.0 schätzt die Automatisierungsexposition direkt aus den wesentlichen ESCO-Kompetenzgruppen, gewichtet nach Kompetenzmasse und kalibriert anhand von Experten-Ankern. Werte sind probabilistische Schätzungen, keine Garantien. Vollständige Details finden Sie im NexFuture-Methodik-Whitepaper.

Misst die Automatisierungsexposition. Sie misst weder Gehalt noch Nachfrage noch die Zahl der Stellen in Ihrer Nähe.

Ein Tag im Leben

Was Menschen in dieser Rolle normalerweise tun

Management und Unternehmertum

Tag im Leben

Ein typischer Tag als Dokumentationsfachkraft

09
09:00 · Morgen
Aufzeichnungen verwalten
Lebenszyklus der Aufzeichnungen von Institutionen, Einzelpersonen, Einrichtungen, Sammlungen und der mündlichen Geschichte verwalten.
10
10:30 · Vormittags
Dokumente archivieren
Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.
12
12:00 · Mittag
Grundsätze des Datenschutzes respektieren
Sicherstellen, dass der Zugang zu personenbezogenen oder institutionellen Daten den rechtlichen und moralischen Rahmenbedingungen für einen solchen Zugang entspricht.
14
14:00 · Nachmittag
Zugang zu Informationen ermöglichen
Vorbereiten von Dokumenten für die Archivierung; Sicherstellen, dass die Informationen jederzeit leicht zugänglich sind.
15
15:30 · Am späten Nachmittag
Aufzeichnungen über Aufgaben führen
Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.
17
17:00 · Zusammenfassung
Büroarbeiten ausführen
Ausführen von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Erstellung von Berichten und Bearbeitung der Korrespondenz.

Die Reihenfolge der Aufgaben dient der Veranschaulichung. Einzelne Tage variieren.

Fähigkeiten & Wissen

Was Sie für diese Arbeit brauchen

Die Fähigkeiten, das Wissen und die Tools, die diese Rolle erfordert – sowie die Eigenschaften und Vorteile, die damit einhergehen.

Grundlegende Fähigkeiten
Informationsmanagement
  • Aufzeichnungen verwalten

    Lebenszyklus der Aufzeichnungen von Institutionen, Einzelpersonen, Einrichtungen, Sammlungen und der mündlichen Geschichte verwalten.

  • Transparenz von Informationen sicherstellen

    Sicherstellen, dass erforderliche oder angefragte Informationen der Öffentlichkeit oder den Fragestellern klar und vollständig vorgelegt werden und dass keine Informationen explizit zurückgehalten werden.

  • Dokumente archivieren

    Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.

  • Zugang zu Informationen ermöglichen

    Vorbereiten von Dokumenten für die Archivierung; Sicherstellen, dass die Informationen jederzeit leicht zugänglich sind.

Wahrnehmung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
  • Geschäftsunterlagen ordnen

    Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.

  • Bürosysteme nutzen

    Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

  • Büroarbeiten ausführen

    Ausführen von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Erstellung von Berichten und Bearbeitung der Korrespondenz.

Schutz von Privatsphäre und personenbezogenen Daten
  • Grundsätze des Datenschutzes respektieren

    Sicherstellen, dass der Zugang zu personenbezogenen oder institutionellen Daten den rechtlichen und moralischen Rahmenbedingungen für einen solchen Zugang entspricht.

Führen betrieblicher Aufzeichnungen
  • Aufzeichnungen über Aufgaben führen

    Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.

Eingeben und Verarbeiten von Informationen
  • Formulare ausfüllen

    Leserliches und rechtzeitiges Ausfüllen unterschiedlicher Formulare mit zutreffenden Informationen.

Dokumentation und Aufzeichnung von Informationen
  • die ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung sicherstellen

    Sicherstellen, dass die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungsstandards und -regeln für das Dokumentenmanagement eingehalten werden, z. B. Gewährleistung, dass Änderungen vermerkt werden, die Dokumente lesbar bleiben und veraltete Dokumente nicht verwendet werden.

Wissensgebiete & Software & Technologien
Wissensgebiete
  • Vertraulichkeit von Informationen

    Die Mechanismen und Regelungen, die eine selektive Zugangskontrolle gewährleisten und gewährleisten, dass nur befugte Personen (Personen, Verfahren, Systeme und Geräte) Zugang zu Daten haben, Wege zum korrekten Umgang mit vertraulichen Informationen und Verstoßrisiken.

  • Krankenaktenmanagement

    Die Verfahren und die Bedeutung der Führung von Akten in einem Gesundheitssystem wie einem Krankenhaus oder einer Klinik; die zur Führung und Bearbeitung von Akten verwendeten Informationssysteme und die Frage, wie eine maximale Genauigkeit der Aufzeichnungen erzielt werden kann.

Branchenübergreifende Kompetenzen
  • Digitalisierung
  • Verfahren zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten
Software & Technologien
Intuit QuickBooksElectronic health record EHR softwareElectronic filing softwareOptical scanning software
Schlüsselmerkmale, die Sie brauchen
Integrität Zuverlässigkeit Selbstkontrolle Stressresistenz Anerkennung Zusammenarbeit Leistung Anpassungsfähigkeit/Flexibilität Unabhängigkeit Analytisches Denken Fürsorge für andere Vielfalt Leistung/Anstrengung Führung Innovation Soziale Orientierung
Wichtige Belohnungen, die Sie erwarten können
LeistungArbeitsbedingu…AnerkennungBeziehungenUnterstützungUnabhängigkeit
So qualifizieren Sie sich

Dokumentationsfachkraft: Wie Sie sich qualifizieren und wo Sie studieren können

Was normalerweise für die Qualifikation erforderlich ist: Bildungsniveau, wo es sich um einen reglementierten Beruf handelt und wo man studieren kann.

Typisches Bildungsniveau

Primarbereich

Offizielle Qualifikation in Flandern

Die nächstgelegene offiziell anerkannte Berufsqualifikation in der flämischen Qualifikationsstruktur:

  • Archiefmedewerker Flämisches Niveau 3

Eine nächstgelegene Übereinstimmung, kein exaktes Äquivalent: Eine Qualifikation ist oft enger gefasst als der Beruf. Quelle: AHOVOKS, flämische Regierung (Kwalificatiedatabank), wiederverwendet unter der flämischen Open Licence für freie Wiederverwendung.

Wo man studieren kann

73 Studienprogramme in 15 Ländern vermitteln die Kernkompetenzen dieses Berufs. Außerdem gibt es 65 kurze Kurse, die jeweils eine einzelne Fähigkeit vermitteln.

Einige Beispiele, mit Unterricht in der Sprache dieser Seite:

Kurzkurs

Büroorganisation und digitales Dokumentenmanagement

Berger Bildungsinstitut · Österreich

Quellen
  1. 1. Source: AMS Weiterbildungsdatenbank, Arbeitsmarktservice Österreich (weiterbildungsdatenbank.at). Data as at 27/09/2026.
Karriereentwicklung

Entwicklungspfade & ähnliche Rollen

Erkunden Sie typische Karrierepfade, angrenzende Fähigkeiten und ähnliche Rollen, um Ihren nächsten Schritt zu planen.

Für Organisationen

Die Daten auf dieser Seite für Ihre Schülerinnen und Schüler, Klientinnen und Klienten sowie Mitarbeitenden nutzen.

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welche Qualifikationen benötige ich, um als Dokumentationsfachkraft zu arbeiten?
In der Regel wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation vorausgesetzt. Wichtig sind Kenntnisse im Bereich Büroorganisation, Datenverarbeitung und idealerweise Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen.
Wie sieht ein typischer Arbeitstag einer Dokumentationsfachkraft aus?
Ein typischer Arbeitstag kann die Bearbeitung eingehender Dokumente, die Aktualisierung von Datenbanken, die Unterstützung von Kollegen bei der Informationsrecherche und die Optimierung der Ablageprozesse umfassen. Die genauen Aufgaben variieren je nach Unternehmen und Branche.
Welche Arbeitsbedingungen sind typisch für diese Position?
Die Tätigkeit wird in der Regel in einem Büro erfolgen. Die Arbeitsweise ist strukturiert und erfordert hohe Genauigkeit und Sorgfalt. Da die Position meist in einem Angestelltenverhältnis ausgeübt wird, ist eine langfristige Perspektive üblich.
Dokumentationsfachkraft — gibt es in Europa einen Mangel?
Nein. In der ELA/EURES-Ausgabe 2025 wurde in 5 der 7 europäischen Länder, die diese Berufsgruppe bewertet haben, ein Überangebot gemeldet: Österreich, Dänemark, Griechenland, Finnland und 1 weitere. 2 Länder meldeten einen Mangel. Diese Bewertungen werden je Berufsgruppe veröffentlicht, nicht je Berufsbezeichnung.
Dokumentationsfachkraft — wie hoch ist die Vergütung in den USA?
41.270 US-Dollar im Jahr im Median, Stand 2025-05. Die Medianwerte der Bundesstaaten reichen von 25.700 bis 50.660 US-Dollar. Quelle: US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl beschreibt die Vereinigten Staaten und ist keine Prognose für Europa.

Quellen: ESCO O*NET ELA/EURES Cedefop BLS Daten aktualisiert: 3. Oktober 2026 Über unsere Daten