Sekretär/Sekretärin
Wichtige Fakten
Als Sekretär/Sekretärin sind Sie das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Ihre Aufgaben sind vielfältig und tragen maßgeblich zur Effizienz und Professionalität der Organisation bei.
Die Tätigkeit als Sekretär/Sekretärin erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine hohe Auffassungsgabe. Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Kollegen und unterstützen die Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben. Ihre Arbeit umfasst die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Sitzungen und die Pflege von Dokumenten – kurz gesagt, Sie sorgen dafür, dass alles rundläuft.
- • Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonaten und E-Mails
- • Terminplanung und -koordination für Mitarbeiter und Führungskräfte
- • Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung
Wo dieser Beruf gefragt ist
Gemeldeter Arbeitskräftemangel und -überschuss, nach Jahr. Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.
Kräftigere Farbe: in mehr aufeinanderfolgenden Jahren gleich gemeldet.
Die Zahlen gelten für Allgemeine Büro- und Sekretariatskräfte — 5 Berufe einschließlich dieses.
Mangel: Italy.
Längster anhaltender Mangel: Italy, 4 Jahre.
Wählen Sie ein Gebiet auf der Karte, um dessen Zahlen zu sehen.
Über diese Quelle›
Quelle: ELA/EURES, Arbeitskräftemangel und -überschuss. Die Angaben werden auf Ebene der Berufsgruppe veröffentlicht und decken Europa ab. Die Ausgaben unterscheiden sich im Aufbau des Anhangs und in der Länderabdeckung, sodass eine Veränderung zwischen zwei Jahren nicht immer eine Veränderung des Arbeitsmarkts bedeutet. Grau dargestellte Länder wurden nicht gemeldet — das ist nicht dasselbe wie ein ausgeglichener Markt.
Mehr entdecken
Finden Sie Ihren Berufsweg und entdecken Sie die Wissenschaft hinter unseren Empfehlungen.
KönnteSekretär/Sekretärinzu Ihnen passen?
Beantworten Sie drei kurze Fragen. Hierbei handelt es sich nicht um eine vollständige Bewertung, sondern um einen Vorgeschmack, der Ihnen bei der Entscheidung helfen soll, ob Sie Ihr Profil vergleichen möchten.
Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieIntegritäterfordern?
Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieZuverlässigkeiterfordern?
Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieBeziehungenerfordern?
Zukunftsaussichten für Sekretär/Sekretärin
The outlook for Sekretär/Sekretärin reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.
Wie werden diese Ergebnisse berechnet?
Der Resilienzwert (0–100) schätzt, wie strukturell geschützt dieser Beruf vor Automatisierung und KI-Störungen ist, basierend auf der Aufgabenanalyse. Höhere Werte bedeuten mehr Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. KI-Exposition zeigt den geschätzten Prozentsatz der Arbeitsstunden, die aktuelle KI-Fähigkeiten betreffen könnten. Dies sind modellbasierte strukturelle Indikatoren, keine Vorhersagen zur individuellen Jobsicherheit.
Wie könnte sichSekretär/Sekretärinändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?
Diese Rolle wird sich wahrscheinlich schrittweise ändern, wobei KI ausgewählte Aufgaben unterstützt, anstatt den gesamten Beruf zu ersetzen.
Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.
Wie könnte sichSekretär/Sekretärinändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?
Diese Rolle wird sich wahrscheinlich schrittweise ändern, wobei KI ausgewählte Aufgaben unterstützt, anstatt den gesamten Beruf zu ersetzen.
Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.
Wie KI diese Rolle verändern kann
Deterministische, modellbasierte Interpretation aktueller Rollensignale – keine Garantie für Ersatz.
Was noch immer von den Menschen abhängt
- erteilte Anweisungen bearbeiten
- Zeitpläne an die betroffenen Personen weitergeben
- interne Mitteilungen verbreiten
Wo KI zum Co-Piloten werden kann
- Textverarbeitungsprogramme verwenden
- Microsoft Office nutzen
- Fehlzeiten von Personal überwachen
Aufgaben, die am stärksten der Automatisierung ausgesetzt sind
- Formulare ausfüllen
- Aufzeichnungen über Aufgaben führen
- Tabellenkalkulationsprogramme verwenden
Vitale Signale & KI-Vektoren
KI-Belichtungsvektoren
0-100%Exposition gegenüber KI-gestützter Analyse, Mustererkennung und Aufgaben der prädiktiven Modellierung
Exposition gegenüber Inhaltsgenerierung, kreativer Augmentierung und Tools für große Sprachmodelle
Exposition gegenüber Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützungssoftware und Prozessdigitalisierung
Exposition gegenüber physischer Automatisierung, Robotik und sensorgesteuerter Aufgabenverlagerung
Technische Details
NexFuture v3.0 schätzt die Automatisierungsexposition direkt aus den wesentlichen ESCO-Kompetenzgruppen, gewichtet nach Kompetenzmasse und kalibriert anhand von Experten-Ankern. Werte sind probabilistische Schätzungen, keine Garantien. Vollständige Details finden Sie im NexFuture-Methodik-Whitepaper.
Misst die Automatisierungsexposition. Sie misst weder Gehalt noch Nachfrage noch die Zahl der Stellen in Ihrer Nähe.
Was Menschen in dieser Rolle normalerweise tun
Management und Unternehmertum
Ein typischer Tag alsSekretär/Sekretärin
09 09:00 · Morgen Dokumente archivieren
10 10:30 · Vormittags Postsendungen bearbeiten
12 12:00 · Mittag Zeitpläne an die betroffenen Personen weitergeben
14 14:00 · Nachmittag Aufzeichnungen über Aufgaben führen
15 15:30 · Am späten Nachmittag Botschaften an Menschen verbreiten
17 17:00 · Zusammenfassung digitale Dokumente verwalten
Die Reihenfolge der Aufgaben dient der Veranschaulichung. Einzelne Tage variieren.
-
Unternehmensrichtlinien
Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.
-
kollektives Arbeitsrecht
Rechtsgebiet, das die Beziehungen zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern, Gewerkschaften und der Regierung regelt.
- Bildungsrecht
- Rechnungslegungstechniken
- Verwaltung im Bildungsbereich
-
Geschäftsunterlagen ordnen
Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.
-
Postsendungen bearbeiten
Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.
-
routinemäßige Bürotätigkeiten durchführen
Planen, Vorbereiten und Durchführen alltäglicher Bürotätigkeiten, wie Postversand, Annahme von Lieferungen, Informieren von Führungskräften und Mitarbeitern sowie Sicherstellen reibungsloser Abläufe.
-
Terminkalender für Personal verwalten
Planen und Bestätigen von Terminen des Büropersonals, insbesondere von Managern und Führungskräften, mit externen Parteien.
-
Botschaften an Menschen verbreiten
Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.
-
Einrichtungen für Büropersonal organisieren
Verwaltung des Buchungsplans für interne oder externe Konferenzen und Sitzungen. Vergleichen von Preisen und Buchen von Reservierungen für reisendes Personal oder Hosting für Büropersonal.
-
Tabellenkalkulationsprogramme verwenden
Softwarewerkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Daten in Tabellenform verwenden, um mathematische Berechnungen durchzuführen, Daten und Informationen zu organisieren, Diagramme anhand von Daten zu erstellen und Daten abzurufen.
-
digitale Dokumente verwalten
Verwalten verschiedener Datenformate und -dateien durch Benennung, Veröffentlichung, Umwandlung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten sowie Umwandlung von Dateiformaten.
-
interne Mitteilungen verbreiten
Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.
-
Systeme zur internen Kommunikation warten
Wartung und Unterhaltung eines effizienten Systems für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitern.
-
Dokumente archivieren
Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.
-
Fehlzeiten von Personal überwachen
Überblick über die Urlaubs-, Kranken- und sonstigen Fehltage von Arbeitnehmern, Erfassung dieser Zeiten im Tagesplan, Ausstellen der notwendigen Unterlagen und Bescheinigungen.
-
Aufzeichnungen über Aufgaben führen
Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.
-
erteilte Anweisungen bearbeiten
Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.
-
Textverarbeitungsprogramme verwenden
Verwenden von Computersoftwareanwendungen zum Gestalten, Bearbeiten, Formatieren und Drucken jeder Art von schriftlichem Material.
Fähigkeits-DNA
Arbeitspersönlichkeitsmerkmale und Werte, die diese Rolle definieren
Finden Sie heraus, ob diese Rolle zu Ihrer Karriere-DNA passt
Nehmen Sie an der kostenlosen Karriere-DNA-Bewertung teil, um zu sehen, wieSekretär/Sekretärinzu Ihren Interessen, Ihrem Arbeitsstil und Ihrem zukünftigen Weg passt. In weniger als 10 Minuten erhalten Sie ein personalisiertes Fit-Signal und einen Fahrplan für die nächsten Schritte.
Scannen, um auf dem Mobilgerät fortzufahrenEntwicklungspfade & ähnliche Rollen
Erkunden Sie typische Karrierepfade, angrenzende Fähigkeiten und ähnliche Rollen, um Ihren nächsten Schritt zu planen.
Wo passtSekretär/Sekretärin?
Ähnlichkeitswerte basierend auf Kompetenzüberschneidungen aus ESCO-Daten.
Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin
45% ÄhnlichkeitBürokaufmann/Bürokauffrau
32% ÄhnlichkeitFremdsprachenkorrespondent/Fremdsprachenkorrespondentin
25% ÄhnlichkeitEmpfangssekretär/Empfangssekretärin
24% ÄhnlichkeitFakturist/Fakturistin
16% ÄhnlichkeitVorstandsassistent/Vorstandsassistentin
15% ÄhnlichkeitHäufig gestellte Fragen
- Welche persönlichen Eigenschaften sind besonders wichtig für die Tätigkeit als Sekretär/Sekretärin?
- Neben Organisationstalent und Kommunikationsstärke sind Zuverlässigkeit, Diskretion und eine selbstständige Arbeitsweise von Vorteil. Auch die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf zu bewahren, ist wichtig.
- Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollte ich als Sekretär/Sekretärin mitbringen?
- Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind unerlässlich. Idealerweise verfügen Sie auch über Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Bürokommunikationssystemen. Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch, sind oft von Vorteil.
- Welche Karrieremöglichkeiten gibt es für Sekretär/Sekretärin?
- Mit zunehmender Erfahrung und Spezialisierung können Sie beispielsweise zu einer/einem Verwaltungsfachangestellten, Teamassistenz oder Executive Assistant aufsteigen. Auch eine Weiterbildung im Bereich Projektmanagement oder Eventorganisation kann neue Perspektiven eröffnen.
- Sekretär/Sekretärin — gibt es in Europa einen Mangel?
- Nein. In der ELA/EURES-Ausgabe 2025 wurde in 15 der 16 europäischen Länder, die diese Berufsgruppe bewertet haben, ein Überangebot gemeldet: Österreich, Belgien, Bulgarien, Zypern und 11 weitere. Ein Land meldete einen Mangel. Diese Bewertungen werden je Berufsgruppe veröffentlicht, nicht je Berufsbezeichnung.
- Sekretär/Sekretärin — wie hoch ist die Vergütung in den USA?
- 46.290 US-Dollar im Jahr im Median, Stand 2025-05. Die Medianwerte der Bundesstaaten reichen von 25.730 bis 59.910 US-Dollar. Quelle: US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl beschreibt die Vereinigten Staaten und ist keine Prognose für Europa.
- Sekretär/Sekretärin — ist das ein reglementierter Beruf?
- Er ist in 1 europäischen Land als reglementierter Beruf geführt: Schweiz. Das niedrigste dort geforderte Qualifikationsniveau ist EQR 6. Wo ein Beruf reglementiert ist, muss ein anderswo erworbener Abschluss vor der Ausübung formell anerkannt werden. Quelle: EU-Datenbank der reglementierten Berufe.