Допоміжний працівник відділу закупівель/допоміжна працівниця відділу закупівель

Застосовувати принципи перевірки та систему фінансового контролю, які гарантують постачання відповідних товарів, послуг чи робіт відповідно до умов контракту та всіх застосовних фінансових і бухгалтерських документів, щоб перейти до оплати.

Дотримуватися стандартів і настанов організації або відділу. Розуміти мотиви та спільні домовленості організації та діяти відповідно до них.

Дотримуватися організаційних європейських і регіональних стандартів і етичного кодексу, розуміючи мотиви організації та загальні домовленості, а також застосовувати цю обізнаність на практиці.

Проводити ретроспективний аналіз результатів процесу закупівель, щоб оцінити сильні та слабкі сторони і засвоїти уроки для участі в майбутніх тендерах. Збирати відповідні дані згідно з організаційними та національними зобов’язаннями щодо звітності.

Складати тендерну документацію, яка визначає критерії виключення, відбору та присудження, а також пояснює адміністративні вимоги процедури, обґрунтовує оціночну вартість контракту та визначає умови, на яких подаються, оцінюються та присуджуються тендери, відповідно до політики організації та європейських і національних правил.

Співпрацювати з колегами, щоб забезпечити ефективну роботу.

Готувати та розповсюджувати документацію, щоб забезпечити отримання всіма особами, залученими до виробництва, відповідної й актуальної інформації.

Проєктувати технічні характеристики, які дозволяють потенційним учасникам тендеру подавати реалістичні пропозиції, що безпосередньо відповідають основним потребам організації. Це охоплює встановлення цілей і мінімальних вимог до предмета, а також визначення критеріїв виключення, відбору та присудження, які використовуватимуться для визначення найбільш економічно вигідного тендеру (MEAT) відповідно до політики організації, норм ЄС і національних норм.

Вибудовувати тривалі та змістовні відносини з постачальниками продукції та послуг, щоб налагодити позитивну, прибуткову та тривалу співпрацю та створити підґрунтя для укладення контрактів.

Збирати інформацію про ключові ринкові фактори та потенційних учасників торгів, щоб отримати глибоке уявлення про те, які товари та послуги можуть або не можуть бути надані ринком і за яких умов. Застосовувати різні методи взаємодії з ринком, такі як анкетування та технічний діалог, щоб зрозуміти характеристики ринку постачальників, а також ринкові умови і тенденції та визначити потенційних учасників торгів.

Визначати базові потреби організації та кінцевих користувачів щодо предмета закупівлі, включно з можливими наслідками з точки зору співвідношення ціни та якості або наслідків для навколишнього середовища. Підтримувати зв’язок із внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами, щоб визначити їхні потреби та перетворити визначені потреби на заплановану закупівлю товарів і послуг відповідно до бюджетного плану організації.

Обговорювати положення, умови, вартість та інші технічні характеристики контракту, переконавшись, що вони відповідають вимогам законодавства та мають юридичну силу. Контролювати виконання контракту, погоджувати та документувати будь-які зміни відповідно до будь-яких правових обмежень.

Використовувати цифрові технології у сфері матеріально-технічного постачання, програми й інструменти для матеріально-технічного постачання з метою зменшення адміністративного навантаження, підвищення ефективності, посилення прозорості й удосконалення підзвітності процедур постачання.