Responsable de apoyo a la contratación

Aplicar los principios de verificación y el marco de control financiero para que los suministros, los servicios y las obras pertinentes se entreguen de conformidad con las condiciones del contrato y con todas las normas financieras y contables aplicables para proceder al pago.

Respetar las normas y directrices específicas de la organización o departamento. Comprender los motivos de la organización y los consensos y actuar en consecuencia.

Respetar las normas y los códigos deontológicos específicos de la organización a nivel europeo y regional, comprender los motivos de la organización y los acuerdos comunes y aplicar estos conocimientos.

Llevar a cabo una evaluación ex post de los productos y los resultados de un proceso de contratación para valorar los puntos fuertes y débiles y extraer conclusiones con vistas a futuras licitaciones. Recopilar los datos pertinentes de acuerdo con las obligaciones de presentación de información de la organización y del país.

Redactar la documentación de una licitación en la que se definan los criterios de exclusión, selección y adjudicación y se expliquen los requisitos administrativos del procedimiento, se justifique el valor estimado del contrato y se especifiquen los términos y condiciones con arreglo a los que se presentarán, evaluarán y seleccionarán las ofertas, en consonancia con la política de la organización y la normativa europea y nacional.

Cooperar con los compañeros de trabajo con el fin de garantizar que las operaciones transcurran de forma eficaz.

Preparar y distribuir documentación para garantizar que todas las personas que participan en la producción reciban información pertinente y actualizada.

Redactar especificaciones técnicas que permitan a los posibles licitadores presentar ofertas realistas que aborden de forma directa las necesidades subyacentes de la organización. Esta actividad incluye fijar objetivos y requisitos mínimos para el objeto de la contratación y definir los criterios de exclusión, selección y adjudicación que se utilizarán para identificar la oferta más ventajosa, en línea con la política de la organización y la normativa de la UE y nacional.

Construir una relación duradera y significativa con los proveedores y los proveedores de servicios a fin de establecer una colaboración, cooperación y negociación contractuales positivas, rentables y duraderas.

Recabar información sobre los principales motores del mercado y sobre los posibles licitadores con el fin de ofrecer una visión detallada de los bienes y servicios que puede y no puede suministrar y prestar el mercado, y en qué condiciones. Aplicar distintas técnicas de participación en el mercado, como cuestionarios y diálogos técnicos, para entender las características del mercado proveedor, conocer el estado y las tendencias del mercado e identificar a posibles licitadores.

Determinar las necesidades subyacentes de la organización y de los usuarios finales en relación con el objeto de la contratación, lo que incluye las posibles repercusiones en términos de rentabilidad o el impacto ambiental. Ponerse en contacto con partes interesadas internas y externas para identificar sus necesidades y traducir las necesidades identificadas en una planificación de la contratación de suministros y servicios con arreglo al plan presupuestario de la organización.

Negociar los términos, las condiciones, los costes y demás especificaciones de un contrato, velando al mismo tiempo por que cumplan los requisitos legales y por que sean legalmente exigibles. Supervisar la ejecución del contrato, acordar y documentar cualquier cambio que se produzca con arreglo a las posibles limitaciones legales.

Utilizar tecnologías de contratación digital y aplicaciones y herramientas de contratación pública electrónica para reducir la carga administrativa, mejorar la eficiencia y reforzar la transparencia y la rendición de cuentas de los procesos de contratación.