Encargado de la gestión de documentos/encargada de la gestión de documentos

Organizar archivos o registros comerciales; desarrollar sistemas de clasificación para facilitar el acceso a toda la información.

Configurar y mantener un sistema de control de documentación.

Aplicar métodos y procedimientos de gestión de contenido para definir y utilizar conceptos de metadatos, como los datos de creación, para describir, organizar y archivar contenido como documentos, archivos de video y audio, aplicaciones e imágenes.

Desarrollar y gestionar los métodos y estrategias utilizados para maximizar la calidad de los datos y la eficiencia estadística en la recopilación de datos, a fin de garantizar que los datos recabados estén optimizados para su posterior tratamiento.

Preparar la información con arreglo a un conjunto especificado de normas. Catalogar y clasificar la información en base a las características de esa información.

Supervisar a otras personas para asegurarse de que los documentos, archivos y objetos estén correctamente etiquetados, almacenados y conservados de conformidad con las normas y los reglamentos en materia de archivo.

Controlar y supervisar los registros electrónicos de una organización a lo largo de todo el ciclo de vida de los registros.

Preparar documentos para su archivo; asegurarse de que se pueda acceder fácilmente a la información en todo momento.

Creer y mantener archivos informáticos y bases de datos, incorporando los últimos avances tecnológicos en el ámbito del almacenamiento electrónico de información.

Garantizar que el acceso a los datos personales o institucionales se ajuste al marco jurídico y ético que rige dicho acceso.

Aplicar políticas, métodos y reglamentos relativos a la seguridad de los datos y la información con el fin de respetar los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Orientar la propia carrera profesional hacia un ámbito internacional que a menudo requiere la capacidad de interactuar, relacionarse y comunicarse con personas de diferentes culturas.

Adaptarse a las nuevas investigaciones, reglamentaciones y otros cambios importantes, relacionados con el mercado de trabajo o de otro tipo, que se produzcan en el campo de especialización.

Desarrollar y supervisar la aplicación de políticas destinadas a documentar y detallar los procedimientos para las operaciones de la organización en vista de su planificación estratégica.

Utilizar aplicaciones y software especializados para recopilar y preservar información digital.

Estudiar la contribución de los procesos de trabajo a los objetivos comerciales y controlar su eficiencia y productividad.

Garantizar que se sigan los estándares de seguimiento y registro y las normas de gestión documental, por ejemplo, garantizando la identificación de los cambios, que los documentos sigan siendo legibles y que no se utilicen documentos obsoletos.

Emplear un conjunto de técnicas y procedimientos organizativos que faciliten la consecución de los objetivos fijados, como la planificación detallada de los horarios del personal. Utilizar estos recursos de manera eficiente y sostenible y mostrar flexibilidad cuando sea necesario.

Liderar y orientar a los empleados en un proceso para enseñarles las capacidades necesarias para su futuro trabajo. Organizar actividades destinadas a presentar el trabajo y los sistemas o mejorar el rendimiento de las personas y los grupos en la configuración organizativa.