Berufsprofil

Empfangssekretär/Empfangssekretärin

Wichtige Fakten

Der Empfangssekretär/die Empfangssekretärin ist das freundliche Gesicht eines Unternehmens und der erste Kontaktpunkt für Besucher und Kunden. Diese Einstiegsposition bietet eine hervorragende Möglichkeit, in die Arbeitswelt einzusteigen und wertvolle Bürokenntnisse zu erwerben.

Zusammenfassung

Als Empfangssekretär/Empfangssekretärin sind Sie für die reibungslose Organisation des Empfangsbereichs verantwortlich. Ihre Aufgaben umfassen die freundliche Begrüßung von Besuchern, die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie die allgemeine Büroorganisation. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Informationen und unterstützen Kollegen und Vorgesetzte bei administrativen Tätigkeiten. Diese Position erfordert Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein gepflegtes Erscheinungsbild.

Wesentliche Aufgaben
  • • Telefonzentrale bedienen und Anrufe korrekt weiterleiten
  • • Besucher empfangen, betreuen und ggf. benachrichtigen
  • • Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) und Verteilung
Labour market

Wo dieser Beruf gefragt ist

Gemeldeter Arbeitskräftemangel und -überschuss, nach Jahr. Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.

Mangel gemeldetÜberangebot gemeldetIn einem anderen Jahr gemeldetVon dieser Quelle nicht abgedeckt

Kräftigere Farbe: in mehr aufeinanderfolgenden Jahren gleich gemeldet.

Die Zahlen gelten für Bürokräfte mit Kundenkontakt — 37 Berufe einschließlich dieses.

4 von 14 mit Mangel202510 von 27 wachsend1.3MStellen bis 2035

Mangel: Germany, Greece, Italy, Romania.

Längster anhaltender Mangel: Romania, 3 Jahre.

Wählen Sie ein Gebiet auf der Karte, um dessen Zahlen zu sehen.

Über diese Quelle

Quelle: ELA/EURES, Arbeitskräftemangel und -überschuss. Die Angaben werden auf Ebene der Berufsgruppe veröffentlicht und decken Europa ab. Die Ausgaben unterscheiden sich im Aufbau des Anhangs und in der Länderabdeckung, sodass eine Veränderung zwischen zwei Jahren nicht immer eine Veränderung des Arbeitsmarkts bedeutet. Grau dargestellte Länder wurden nicht gemeldet — das ist nicht dasselbe wie ein ausgeglichener Markt.

What these words mean

The four things this section reports

Reported demand
Whether employers report needing people in this job — a judgement published by a national or EU body, not a count.
Where it is heading
Which way employment in this job is expected to move over the coming years, from an official projection.
Openings
Roughly how many openings arise — from growth and from people leaving the job.
Typical pay
What people in this job typically earn where the source publishes it. Blank does not mean unpaid; it means nobody publishes it for that place.

A measure is left out when nobody publishes it for that place, rather than shown as zero.

Which way the market leans for you

In your favour
More openings than people looking — employers are competing for candidates.
Balanced
Openings and candidates are roughly matched.
Competitive
More people looking than openings — expect to compete.
Mixed evidence
Sources disagree, or the same occupation group is short in one part and oversupplied in another.

Every source resolves to one of these four, so there is a single vocabulary to learn. What differs is the evidence behind it, which is printed underneath each verdict — a measured ratio of openings to jobseekers, or an assessment published by a national body.

How this job compares with other jobs in the same country

Strong
Among the strongest in that country
Good
Stronger than most jobs in that country
Mixed
About typical for that country
Weak
Weaker than most jobs in that country

This is a rank within one country, not a score you can carry across borders — the registers behind two countries count different people, so the same number means different things in each. It is also why a job can be among the strongest in a country and still show as Competitive: it leads the field in a market that is crowded overall.

Where these come from

Every figure is published by a national statistics office, a public employment service or an EU body, and each card names its source and the period it covers. Some places are counted monthly, others assessed once or twice a year, so two places on the same map can be describing different moments — the date is always shown.

None of this predicts one person's chances. It describes a market.

Mehr entdecken

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Schneller Fit-Check

KönnteEmpfangssekretär/Empfangssekretärinzu Ihnen passen?

Beantworten Sie drei kurze Fragen. Hierbei handelt es sich nicht um eine vollständige Bewertung, sondern um einen Vorgeschmack, der Ihnen bei der Entscheidung helfen soll, ob Sie Ihr Profil vergleichen möchten.

Fortschritt0/3

Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieStressresistenzerfordern?

Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieZusammenarbeiterfordern?

Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieVielfalterfordern?

NexFuture™

Zukunftsaussichten für Empfangssekretär/Empfangssekretärin

The outlook for Empfangssekretär/Empfangssekretärin reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.

Wie werden diese Ergebnisse berechnet?

Der Resilienzwert (0–100) schätzt, wie strukturell geschützt dieser Beruf vor Automatisierung und KI-Störungen ist, basierend auf der Aufgabenanalyse. Höhere Werte bedeuten mehr Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. KI-Exposition zeigt den geschätzten Prozentsatz der Arbeitsstunden, die aktuelle KI-Fähigkeiten betreffen könnten. Dies sind modellbasierte strukturelle Indikatoren, keine Vorhersagen zur individuellen Jobsicherheit.

Spielen Sie die Zukunft

Wie könnte sichEmpfangssekretär/Empfangssekretärinändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?

Diese Rolle wird sich wahrscheinlich schrittweise ändern, wobei KI ausgewählte Aufgaben unterstützt, anstatt den gesamten Beruf zu ersetzen.

Eine signifikante Transformation auf Aufgabenebene wird in 13 Jahren (um 2039) im Rahmen des ausgewählten Szenarios „Erwartet“ erwartet.
~40%
Belastbarkeit
Automatisierungsrisiko
EXP~50%
Menschlicher Rand
MOAT~45%

Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.

2026
2033
2044
KI-Einführungsgeschwindigkeit:

Wie KI diese Rolle verändern kann

Deterministische, modellbasierte Interpretation aktueller Rollensignale – keine Garantie für Ersatz.

Im Besitz von Menschen 44% Im Besitz von Menschen
Was noch immer von den Menschen abhängt
  • Gäste begrüßen
  • organisatorische Leitlinien befolgen
  • mündliche Anweisungen erteilen
Der menschliche Vorteil Um in dieser Rolle voraus zu bleiben, konzentrieren Sie sich auf Kundendienst und Unternehmensrichtlinien. Diese menschenzentrierten Fähigkeiten sind für KI in den nächsten 20 Jahren am schwierigsten zu replizieren.
Helfen 15% Helfen
Wo KI zum Co-Piloten werden kann
  • Microsoft Office nutzen
Automatisieren 47% Automatisieren
Aufgaben, die am stärksten der Automatisierung ausgesetzt sind
  • Tagebücher führen
Detaillierte Analyse

Vitale Signale & KI-Vektoren

KI-Belichtungsvektoren

0-100%
KI / Maschinelles Lernen 15%

Exposition gegenüber KI-gestützter Analyse, Mustererkennung und Aufgaben der prädiktiven Modellierung

Generative KI 11%

Exposition gegenüber Inhaltsgenerierung, kreativer Augmentierung und Tools für große Sprachmodelle

Kognitive Software 9%

Exposition gegenüber Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützungssoftware und Prozessdigitalisierung

Roboter- und physische Automatisierung 0%

Exposition gegenüber physischer Automatisierung, Robotik und sensorgesteuerter Aufgabenverlagerung

Technische Details
Methodik: NexFuture v3.0 Quellen: O*NET® 30.3, ESCO v1.2.1 Aktualisiert: Aug. 2026

NexFuture v3.0 schätzt die Automatisierungsexposition direkt aus den wesentlichen ESCO-Kompetenzgruppen, gewichtet nach Kompetenzmasse und kalibriert anhand von Experten-Ankern. Werte sind probabilistische Schätzungen, keine Garantien. Vollständige Details finden Sie im NexFuture-Methodik-Whitepaper.

Misst die Automatisierungsexposition. Sie misst weder Gehalt noch Nachfrage noch die Zahl der Stellen in Ihrer Nähe.

Ein Tag im Leben

Was Menschen in dieser Rolle normalerweise tun

Management und Unternehmertum

Tag im Leben

Ein typischer Tag alsEmpfangssekretär/Empfangssekretärin

09
09:00 · Morgen
Empfangsbereich pflegen
Organisieren und Sorge tragen für einen gepflegten Empfangsbereich, einschließlich der Hygiene, um Gästen und Besucherinnen und Besuchern ein positives Bild zu vermitteln.
10
10:30 · Vormittags
Tagebücher führen
Führen der erforderlichen Bücher nach üblicher Praxis und in üblicher Form.
12
12:00 · Mittag
Botschaften an Menschen verbreiten
Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.
14
14:00 · Nachmittag
Gäste begrüßen
Freundliches Begrüßen von Gästen an einem bestimmten Ort.
15
15:30 · Am späten Nachmittag
interne Mitteilungen verbreiten
Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.
17
17:00 · Zusammenfassung
Microsoft Office nutzen
Verwendung der in Microsoft Office enthaltenen Standardprogrammen. Erstellen eines Dokuments und seine grundlegende Formatierung, Einfügen von Seitenumbrüchen, Erstellen von Kopf- und Fußzeilen sowie Einfügen von Grafiken, Erstellen automatisch generierter Inhaltsverzeichnisse und Erstellen von Serienbriefen anhand einer Adressdatenbank. Erstellen automatischer Kalkulationstabellen, Erstellen von Bildern sowie Sortieren und Filtern von Datentabellen.

Die Reihenfolge der Aufgaben dient der Veranschaulichung. Einzelne Tage variieren.

Software & Technologien & Wissensgebiete
Software & Technologien
3M Post-it AppAlpha Software Alpha FiveAppointment scheduling softwareAutomated information system softwareBilling softwareBlackbaud The Raiser's EdgeBookkeeping softwareClaim processing system softwareCorel WordPerfect Office SuiteCustomer relationship management CRM softwareDatabase softwareData entry softwareDesktop publishing softwareElectronic calendar management softwareElectronic health record EHR softwareEmail softwareFileMaker ProFiling system softwareGE Healthcare Centricity EMRGoogle Docs
Wissensgebiete
  • Kundendienst

    Prozesse und Grundsätze in Bezug auf den Kunden, den Mandanten, Servicebenutzer sowie personenbezogene Dienstleistungen; dazu können Verfahren zur Bewertung der Zufriedenheit des Kunden oder Servicebenutzers gehören.

  • Unternehmensrichtlinien

    Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

  • Büroverwaltung

    Die bürokratischen Schritte im Zusammenhang mit den Verwaltungsbereichen eines Büroumfeldes. Die Tätigkeiten oder Schritte können die Finanzplanung, das Führen von Aufzeichnungen und die Abrechnung sowie die Verwaltung der allgemeinen Logistik einer Organisation umfassen.

Branchenübergreifende Kompetenzen
  • Rechnungslegungstechniken
Grundlegende Fähigkeiten
Wahrnehmung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
  • Empfangsbereich pflegen

    Organisieren und Sorge tragen für einen gepflegten Empfangsbereich, einschließlich der Hygiene, um Gästen und Besucherinnen und Besuchern ein positives Bild zu vermitteln.

  • Botschaften an Menschen verbreiten

    Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

Aufbau von beruflichen Beziehungen oder Netzwerken
  • mit Kunden kommunizieren

    Beantworten von Kundenfragen und Kommunizieren mit den Kunden auf möglichst effiziente und angemessene Weise, damit sie auf die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen oder jede andere Hilfestellung zugreifen können, die sie benötigen.

Erteilung von Anweisungen
  • mündliche Anweisungen erteilen

    Erteilen von Anweisung in transparenter Weise. Sicherstellen, dass die Anweisungen richtig verstanden und befolgt werden.

Kommunikation mit Kollegen/Kolleginnen und Kunden/Kundinnen
  • interne Mitteilungen verbreiten

    Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

Begleitung und Begrüßung von Personen
  • Gäste begrüßen

    Freundliches Begrüßen von Gästen an einem bestimmten Ort.

Führen betrieblicher Aufzeichnungen
  • Tagebücher führen

    Führen der erforderlichen Bücher nach üblicher Praxis und in üblicher Form.

Planung von Veranstaltungen und Programmen
  • Termine verwalten

    Vereinbaren, Planen und Absagen von Terminen.

Einhaltung operativer Verfahren
  • organisatorische Leitlinien befolgen

    Befolgen organisatorischer oder abteilungsspezifischer Standards und Leitlinien. Verstehen der Motive der Organisation und der allgemeinen Vereinbarungen sowie entsprechendes Handeln.

Fähigkeits-DNA

Fähigkeits-DNA

Arbeitspersönlichkeitsmerkmale und Werte, die diese Rolle definieren

Schlüsselmerkmale, die Sie brauchen
Stressresistenz Zusammenarbeit Vielfalt Selbstkontrolle Anpassungsfähigkeit/Flexibilität Soziale Orientierung Zuverlässigkeit Integrität Fürsorge für andere Leistung Leistung/Anstrengung Anerkennung Unabhängigkeit Führung Analytisches Denken Innovation
Wichtige Belohnungen, die Sie erwarten können
LeistungArbeitsbedingu…AnerkennungBeziehungenUnterstützungUnabhängigkeit
Karriereentwicklung

Entwicklungspfade & ähnliche Rollen

Erkunden Sie typische Karrierepfade, angrenzende Fähigkeiten und ähnliche Rollen, um Ihren nächsten Schritt zu planen.

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welche persönlichen Eigenschaften sind für einen Empfangssekretär/eine Empfangssekretärin besonders wichtig?
Neben einer freundlichen und kommunikativen Art sind Organisationstalent, Zuverlässigkeit, ein gepflegtes Erscheinungsbild und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, entscheidend.
Welche Vorkenntnisse oder Qualifikationen sind hilfreich, um als Empfangssekretär/Empfangssekretärin zu arbeiten?
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Bürobereich sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Computerkenntnisse (MS Office) sind unerlässlich.
Wie sieht die typische Arbeitsumgebung für einen Empfangssekretär/eine Empfangssekretärin aus?
Die Arbeitsumgebung ist in der Regel ein repräsentativer Empfangsbereich in einem Bürogebäude. Es ist wichtig, dass der Arbeitsplatz sauber, ordentlich und gut ausgestattet ist, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Empfangssekretär/Empfangssekretärin — wie hoch ist die Vergütung in den USA?
37.230 US-Dollar im Jahr im Median, Stand 2025-05. Die Medianwerte der Bundesstaaten reichen von 22.890 bis 49.060 US-Dollar. Quelle: US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl beschreibt die Vereinigten Staaten und ist keine Prognose für Europa.