Berufsprofil

Empfangssekretär/Empfangssekretärin

Wichtige Fakten

Empfangssekretäre sind den Empfangsbereich eines Unternehmens zuständig. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen, begrüßen Gäste, geben Informationen weiter und erteilen Auskünfte und Anweisungen an Besucher. Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher und Kunden.

Zusammenfassung

Als Empfangssekretär/Empfangssekretärin sind Sie für die reibungslose Organisation des Empfangsbereichs verantwortlich. Ihre Aufgaben umfassen die freundliche Begrüßung von Besuchern, die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie die allgemeine Büroorganisation. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Informationen und unterstützen Kollegen und Vorgesetzte bei administrativen Tätigkeiten. Diese Position erfordert Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein gepflegtes Erscheinungsbild.

Wesentliche Aufgaben
  • • Telefonzentrale bedienen und Anrufe korrekt weiterleiten
  • • Besucher empfangen, betreuen und ggf. benachrichtigen
  • • Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) und Verteilung
Arbeitsmarkt
Fachkräftemangel in Deutschland und 3 weitere Länder
ELA/EURES 2025
Industrie
Management und Unternehmertum
Bildung
Primarbereich
44%
Belastbarkeit Punktzahl · 2026 (Höher ist besser)
Primarbereich 47% KI-Exposition · 2026
Labour market

Wo dieser Beruf gefragt ist

Gemeldeter Arbeitskräftemangel und -überschuss, nach Jahr. Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.

Mangel gemeldetÜberangebot gemeldetIn einem anderen Jahr gemeldetVon dieser Quelle nicht abgedeckt

Kräftigere Farbe: in mehr aufeinanderfolgenden Jahren gleich gemeldet.

Die Zahlen gelten für Bürokräfte mit Kundenkontakt — 37 Berufe einschließlich dieses.

4 von 14 mit Mangel202510 von 27 wachsend1.3MStellen bis 2035

Mangel: Germany, Greece, Italy, Romania.

Längster anhaltender Mangel: Romania, 3 Jahre.

Wählen Sie ein Gebiet auf der Karte, um dessen Zahlen zu sehen.

Über diese Quelle›

Quelle: ELA/EURES, Arbeitskräftemangel und -überschuss. Die Angaben werden auf Ebene der Berufsgruppe veröffentlicht und decken Europa ab. Die Ausgaben unterscheiden sich im Aufbau des Anhangs und in der Länderabdeckung, sodass eine Veränderung zwischen zwei Jahren nicht immer eine Veränderung des Arbeitsmarkts bedeutet. Grau dargestellte Länder wurden nicht gemeldet — das ist nicht dasselbe wie ein ausgeglichener Markt.

What these words mean

The four things this section reports

Reported demand
Whether employers report needing people in this job — a judgement published by a national or EU body, not a count.
Where it is heading
Which way employment in this job is expected to move over the coming years, from an official projection.
Openings
Roughly how many openings arise — from growth and from people leaving the job.
Typical pay
What people in this job typically earn where the source publishes it. Blank does not mean unpaid; it means nobody publishes it for that place.

A measure is left out when nobody publishes it for that place, rather than shown as zero.

Which way the market leans for you

In your favour
More openings than people looking — employers are competing for candidates.
Balanced
Openings and candidates are roughly matched.
Competitive
More people looking than openings — expect to compete.
Mixed evidence
Sources disagree, or the same occupation group is short in one part and oversupplied in another.

Every source resolves to one of these four, so there is a single vocabulary to learn. What differs is the evidence behind it, which is printed underneath each verdict — a measured ratio of openings to jobseekers, or an assessment published by a national body.

How this job compares with other jobs in the same country

Strong
Among the strongest in that country
Good
Stronger than most jobs in that country
Mixed
About typical for that country
Weak
Weaker than most jobs in that country

This is a rank within one country, not a score you can carry across borders — the registers behind two countries count different people, so the same number means different things in each. It is also why a job can be among the strongest in a country and still show as Competitive: it leads the field in a market that is crowded overall.

Where these come from

Every figure is published by a national statistics office, a public employment service or an EU body, and each card names its source and the period it covers. Some places are counted monthly, others assessed once or twice a year, so two places on the same map can be describing different moments — the date is always shown.

None of this predicts one person's chances. It describes a market.

Mehr entdecken

Finden Sie Ihren Berufsweg und entdecken Sie die Wissenschaft hinter unseren Empfehlungen.

Schneller Fit-Check

Könnte Empfangssekretär/Empfangssekretärin zu Ihnen passen?

Beantworten Sie drei kurze Fragen. Hierbei handelt es sich nicht um eine vollständige Bewertung, sondern um einen Vorgeschmack, der Ihnen bei der Entscheidung helfen soll, ob Sie Ihr Profil vergleichen möchten.

Fortschritt0/3

Machen Ihnen Aufgaben Spaß, die Stressresistenz erfordern?

Machen Ihnen Aufgaben Spaß, die Zusammenarbeit erfordern?

Machen Ihnen Aufgaben Spaß, die Vielfalt erfordern?

NexFuture™

Zukunftsaussichten für Empfangssekretär/Empfangssekretärin

The outlook for Empfangssekretär/Empfangssekretärin reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.

Wie werden diese Ergebnisse berechnet?

Der Resilienzwert (0–100) schätzt, wie strukturell geschützt dieser Beruf vor Automatisierung und KI-Störungen ist, basierend auf der Aufgabenanalyse. Höhere Werte bedeuten mehr Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. KI-Exposition zeigt den geschätzten Prozentsatz der Arbeitsstunden, die aktuelle KI-Fähigkeiten betreffen könnten. Dies sind modellbasierte strukturelle Indikatoren, keine Vorhersagen zur individuellen Jobsicherheit.

Spielen Sie die Zukunft
Wie könnte sich Empfangssekretär/Empfangssekretärin ändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?

Diese Rolle wird sich wahrscheinlich schrittweise ändern, wobei KI ausgewählte Aufgaben unterstützt, anstatt den gesamten Beruf zu ersetzen.

Eine signifikante Transformation auf Aufgabenebene wird in 13 Jahren (um 2039) im Rahmen des ausgewählten Szenarios „Erwartet“ erwartet.
~40%
Belastbarkeit
Automatisierungsrisiko
EXP~50%
Menschlicher Rand
MOAT~45%

Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.

2026
2033
2044
KI-Einführungsgeschwindigkeit:

Wie KI diese Rolle verändern kann

Deterministische, modellbasierte Interpretation aktueller Rollensignale – keine Garantie für Ersatz.

Im Besitz von Menschen 44% Im Besitz von Menschen

Was noch immer von den Menschen abhängt

  • Gäste begrüßen
  • organisatorische Leitlinien befolgen
  • mündliche Anweisungen erteilen
Der menschliche Vorteil Um in dieser Rolle voraus zu bleiben, konzentrieren Sie sich auf Kundendienst und Unternehmensrichtlinien. Diese menschenzentrierten Fähigkeiten sind für KI in den nächsten 20 Jahren am schwierigsten zu replizieren.
Helfen 15% Helfen

Wo KI zum Co-Piloten werden kann

  • Microsoft Office nutzen
Automatisieren 47% Automatisieren

Aufgaben, die am stärksten der Automatisierung ausgesetzt sind

  • Tagebücher führen
Detaillierte Analyse

Vitale Signale & KI-Vektoren

KI-Belichtungsvektoren

0-100%
KI / Maschinelles Lernen 15%

Exposition gegenüber KI-gestützter Analyse, Mustererkennung und Aufgaben der prädiktiven Modellierung

Generative KI 11%

Exposition gegenüber Inhaltsgenerierung, kreativer Augmentierung und Tools für große Sprachmodelle

Kognitive Software 9%

Exposition gegenüber Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützungssoftware und Prozessdigitalisierung

Roboter- und physische Automatisierung 0%

Exposition gegenüber physischer Automatisierung, Robotik und sensorgesteuerter Aufgabenverlagerung

Technische Details
Methodik: NexFuture v3.0 Quellen: O*NET® 30.3, ESCO v1.2.1 Aktualisiert: Sept. 2026

NexFuture v3.0 schätzt die Automatisierungsexposition direkt aus den wesentlichen ESCO-Kompetenzgruppen, gewichtet nach Kompetenzmasse und kalibriert anhand von Experten-Ankern. Werte sind probabilistische Schätzungen, keine Garantien. Vollständige Details finden Sie im NexFuture-Methodik-Whitepaper.

Misst die Automatisierungsexposition. Sie misst weder Gehalt noch Nachfrage noch die Zahl der Stellen in Ihrer Nähe.

Ein Tag im Leben

Was Menschen in dieser Rolle normalerweise tun

Management und Unternehmertum

Tag im Leben

Ein typischer Tag als Empfangssekretär/Empfangssekretärin

09
09:00 · Morgen
Empfangsbereich pflegen
Organisieren und Sorge tragen für einen gepflegten Empfangsbereich, einschließlich der Hygiene, um Gästen und Besucherinnen und Besuchern ein positives Bild zu vermitteln.
10
10:30 · Vormittags
Tagebücher führen
Führen der erforderlichen Bücher nach üblicher Praxis und in üblicher Form.
12
12:00 · Mittag
Botschaften an Menschen verbreiten
Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.
14
14:00 · Nachmittag
Gäste begrüßen
Freundliches Begrüßen von Gästen an einem bestimmten Ort.
15
15:30 · Am späten Nachmittag
interne Mitteilungen verbreiten
Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.
17
17:00 · Zusammenfassung
Microsoft Office nutzen
Verwendung der in Microsoft Office enthaltenen Standardprogrammen. Erstellen eines Dokuments und seine grundlegende Formatierung, Einfügen von Seitenumbrüchen, Erstellen von Kopf- und Fußzeilen sowie Einfügen von Grafiken, Erstellen automatisch generierter Inhaltsverzeichnisse und Erstellen von Serienbriefen anhand einer Adressdatenbank. Erstellen automatischer Kalkulationstabellen, Erstellen von Bildern sowie Sortieren und Filtern von Datentabellen.

Die Reihenfolge der Aufgaben dient der Veranschaulichung. Einzelne Tage variieren.

Fähigkeiten & Wissen

Was Sie für diese Arbeit brauchen

Die Fähigkeiten, das Wissen und die Tools, die diese Rolle erfordert – sowie die Eigenschaften und Vorteile, die damit einhergehen.

Grundlegende Fähigkeiten
Wahrnehmung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
  • Empfangsbereich pflegen

    Organisieren und Sorge tragen für einen gepflegten Empfangsbereich, einschließlich der Hygiene, um Gästen und Besucherinnen und Besuchern ein positives Bild zu vermitteln.

  • Botschaften an Menschen verbreiten

    Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

Aufbau von beruflichen Beziehungen oder Netzwerken
  • mit Kunden kommunizieren

    Beantworten von Kundenfragen und Kommunizieren mit den Kunden auf möglichst effiziente und angemessene Weise, damit sie auf die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen oder jede andere Hilfestellung zugreifen können, die sie benötigen.

Erteilung von Anweisungen
  • mündliche Anweisungen erteilen

    Erteilen von Anweisung in transparenter Weise. Sicherstellen, dass die Anweisungen richtig verstanden und befolgt werden.

Kommunikation mit Kollegen/Kolleginnen und Kunden/Kundinnen
  • interne Mitteilungen verbreiten

    Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

Begleitung und Begrüßung von Personen
  • Gäste begrüßen

    Freundliches Begrüßen von Gästen an einem bestimmten Ort.

Führen betrieblicher Aufzeichnungen
  • Tagebücher führen

    Führen der erforderlichen Bücher nach üblicher Praxis und in üblicher Form.

Planung von Veranstaltungen und Programmen
  • Termine verwalten

    Vereinbaren, Planen und Absagen von Terminen.

Einhaltung operativer Verfahren
  • organisatorische Leitlinien befolgen

    Befolgen organisatorischer oder abteilungsspezifischer Standards und Leitlinien. Verstehen der Motive der Organisation und der allgemeinen Vereinbarungen sowie entsprechendes Handeln.

Herstellen und Pflegen von Kontakten sowie Bildung von Netzwerken
  • per Telefon kommunizieren

    Kommunikation per Telefon durch rechtzeitiges, professionelles und höfliches Erledigen ein- und ausgehender Anrufe.

Nutzung digitaler Tools für Zusammenarbeit und Produktivität
  • Microsoft Office nutzen

    Verwendung der in Microsoft Office enthaltenen Standardprogrammen. Erstellen eines Dokuments und seine grundlegende Formatierung, Einfügen von Seitenumbrüchen, Erstellen von Kopf- und Fußzeilen sowie Einfügen von Grafiken, Erstellen automatisch generierter Inhaltsverzeichnisse und Erstellen von Serienbriefen anhand einer Adressdatenbank. Erstellen automatischer Kalkulationstabellen, Erstellen von Bildern sowie Sortieren und Filtern von Datentabellen.

Wissensgebiete & Software & Technologien
Wissensgebiete
  • Kundendienst

    Prozesse und Grundsätze in Bezug auf den Kunden, den Mandanten, Servicebenutzer sowie personenbezogene Dienstleistungen; dazu können Verfahren zur Bewertung der Zufriedenheit des Kunden oder Servicebenutzers gehören.

  • Unternehmensrichtlinien

    Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

  • Büroverwaltung

    Die bürokratischen Schritte im Zusammenhang mit den Verwaltungsbereichen eines Büroumfeldes. Die Tätigkeiten oder Schritte können die Finanzplanung, das Führen von Aufzeichnungen und die Abrechnung sowie die Verwaltung der allgemeinen Logistik einer Organisation umfassen.

Branchenübergreifende Kompetenzen
  • Rechnungslegungstechniken
Software & Technologien
Intuit QuickBooksFileMaker ProMicrosoft PublisherGoogle DriveBlackbaud The Raiser's EdgeData entry softwareMedical condition coding softwareCustomer relationship management CRM softwareMedical procedure coding softwareDesktop publishing softwareAppointment scheduling softwareMicrosoft SharePoint ServerIntrado SchoolMessengerBookkeeping softwareBilling softwareGE Healthcare Centricity EMRElectronic health record EHR softwareHMSFiling system softwareKodak Dental Systems Kodak SOFTDENT Practice management software PMSAlpha Software Alpha FiveIBM Check Processing Control System CPSCSt. Paul Travelers e-CARMAAutomated information system softwareClaim processing system softwareMcKesson LytecElectronic calendar management software
Schlüsselmerkmale, die Sie brauchen
Stressresistenz Zusammenarbeit Vielfalt Selbstkontrolle Anpassungsfähigkeit/Flexibilität Soziale Orientierung Zuverlässigkeit Integrität Fürsorge für andere Leistung Leistung/Anstrengung Anerkennung Unabhängigkeit Führung Analytisches Denken Innovation
Wichtige Belohnungen, die Sie erwarten können
LeistungArbeitsbedingu…AnerkennungBeziehungenUnterstützungUnabhängigkeit
So qualifizieren Sie sich

Empfangssekretär: Wie Sie sich qualifizieren und wo Sie studieren können

Was normalerweise für die Qualifikation erforderlich ist: Bildungsniveau, wo es sich um einen reglementierten Beruf handelt und wo man studieren kann.

Typisches Bildungsniveau

Primarbereich

Studienprogramme

Echte Programme, die zu diesem Beruf führen, nach Ländern.

Karriereentwicklung

Entwicklungspfade & ähnliche Rollen

Erkunden Sie typische Karrierepfade, angrenzende Fähigkeiten und ähnliche Rollen, um Ihren nächsten Schritt zu planen.

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welche persönlichen Eigenschaften sind für einen Empfangssekretär/eine Empfangssekretärin besonders wichtig?
Neben einer freundlichen und kommunikativen Art sind Organisationstalent, Zuverlässigkeit, ein gepflegtes Erscheinungsbild und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, entscheidend.
Welche Vorkenntnisse oder Qualifikationen sind hilfreich, um als Empfangssekretär/Empfangssekretärin zu arbeiten?
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Bürobereich sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Computerkenntnisse (MS Office) sind unerlässlich.
Wie sieht die typische Arbeitsumgebung für einen Empfangssekretär/eine Empfangssekretärin aus?
Die Arbeitsumgebung ist in der Regel ein repräsentativer Empfangsbereich in einem Bürogebäude. Es ist wichtig, dass der Arbeitsplatz sauber, ordentlich und gut ausgestattet ist, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Empfangssekretär/Empfangssekretärin — wie hoch ist die Vergütung in den USA?
37.230 US-Dollar im Jahr im Median, Stand 2025-05. Die Medianwerte der Bundesstaaten reichen von 22.890 bis 49.060 US-Dollar. Quelle: US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl beschreibt die Vereinigten Staaten und ist keine Prognose für Europa.

Quellen: ESCO O*NET ELA/EURES Cedefop BLS Daten aktualisiert: 20. September 2026 Über unsere Daten