Співробітник офісу/співробітниця офісу

Збирати разом документи, отримані з копіювального апарату, пошти або щоденних операцій бізнесу.

Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.

Обробляти пошту, враховуючи питання захисту даних, вимоги щодо здоров’я та безпеки, а також характеристики різних видів пошти.

Програмувати, готувати та виконувати дії, які необхідно виконувати щодня в офісах, зокрема відправка пошти, отримання витратних матеріалів, оновлення менеджерів і співробітників, а також забезпечення безперебійної роботи.

Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.

Складати, готувати та надсилати кореспонденцію клієнтам з інформацією про незавершені рахунки, комерційні повідомлення, листи з вибаченнями чи вітальні листи.

Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.

Розповсюджувати клієнтам поштову кореспонденцію, газети, посилки та особисті повідомлення.

Використовувати програмні засоби створення й редагування табличних даних для виконання математичних підрахунків, організації даних й інформації, створення діаграм на основі даних і їх виведення.

Керувати різними форматами даних і файлами такими способами: присвоювати файлам імена, публікувати й перетворювати їх, надавати спільний доступ до файлів і документів, а також перетворювати файли з одного формату в інший.

Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.

Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.

Створити систему документообігу. Складати каталог документів. Маркувати документи тощо.

Готувати документи для архівування: забезпечувати вільний доступ до інформації в будь-який час.

Заповнювати форми різного характеру з точною інформацією, розбірливим каліграфічним почерком і вчасно.

Вводити інформацію в систему зберігання та пошуку даних за допомогою таких процесів, як сканування, ручне введення або електронна передача даних, щоб обробляти великі обсяги даних.

Відповідати споживачам і спілкуватися з ними найбільш ефективним і прийнятним способом, щоб надати їм доступ до бажаних продуктів чи послуг або будь-якої іншої допомоги, яка їм може знадобитися.

Узгодити форму та вміст, щоб вони відповідали один одному.

Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.

Застосовувати правила правопису й граматики та забезпечити послідовність у текстах.

Сортувати кореспонденцію і прикріплювати попередні записи або файли листування до вхідних листів.