Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань

Збирати разом документи, отримані з копіювального апарату, пошти або щоденних операцій бізнесу.

Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.

Обробляти пошту, враховуючи питання захисту даних, вимоги щодо здоров’я та безпеки, а також характеристики різних видів пошти.

Програмувати, готувати та виконувати дії, які необхідно виконувати щодня в офісах, зокрема відправка пошти, отримання витратних матеріалів, оновлення менеджерів і співробітників, а також забезпечення безперебійної роботи.

Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.

Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.

Використовувати програмні засоби створення й редагування табличних даних для виконання математичних підрахунків, організації даних й інформації, створення діаграм на основі даних і їх виведення.

Керувати різними форматами даних і файлами такими способами: присвоювати файлам імена, публікувати й перетворювати їх, надавати спільний доступ до файлів і документів, а також перетворювати файли з одного формату в інший.

Підтримувати в актуальному стані статутні книги компанії з відповідною інформацією про директорів та секретарів, частки участі директорів та реєстр акціонерів.

Шукати та збирати інформацію, необхідну для розвитку бізнесу в різних сферах, починаючи від юридичних, бухгалтерських, фінансових і закінчуючи комерційними питаннями.

Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.

Створити систему документообігу. Складати каталог документів. Маркувати документи тощо.

Організовувати та класифікувати записи підготовлених звітів та кореспонденції, пов’язаної з виконаною роботою, а також записи про хід виконання завдань.

Відповідати на запитання, допомагати із сумнівами та вирішувати запити щодо загальної інституційної та корпоративної інформації, як-от правила програми, положення та процедури. Допомагати інформацією як співробітникам, так і громадськості в цілому.

Заповнювати форми різного характеру з точною інформацією, розбірливим каліграфічним почерком і вчасно.

Забезпечувати дотримання стандартів відстеження та реєстрації документів, а також принципів їх організації, зокрема виявляти зміни, щоб документи залишалися читабельними і щоб не використовувалися застарілі документи.