Помічник-референт/помічниця-референтка

Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.

Планувати та підтверджувати зустрічі для персоналу офісу, переважно керівників і керівних працівників, із зовнішніми сторонами.

Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.

Виконувати адміністративні завдання, зокрема подання, набір звітів і ведення поштової кореспонденції.

Очолювати заходи, керуючи бюджетом, логістикою, підтримкою заходу, безпекою, планами на випадок надзвичайних ситуацій та подальшими діями.

Планувати та організовувати професійні зустрічі або зустрічі з клієнтами чи керівництвом.

Розробляти графік із зазначенням процедур, зустрічей і робочих годин.

Планувати всі заходи для ділових поїздок, включно з підготовкою розкладу та бронюванням транспорту, вечерею та проживанням.

Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.

Впроваджувати політику, методи та правила безпеки даних та інформації з метою дотримання принципів конфіденційності, цілісності та доступності.

Дотримуватись правил про нерозголошення інформації іншим особам, окрім уповноважених осіб.

Будувати позитивні, довготривалі ділові відносини між організаціями та зацікавленими третіми сторонами, як-от постачальники, дистриб’ютори, акціонери та інші зацікавлені сторони, щоб інформувати їх про організацію та її цілі.

Виражати наміри та поведінку злагоджено та прозоро, заохочуючи до взаємності та створюючи основу для надійного зв’язку, заснованого на довірі, між людьми та командами.

Складати проєкти електронних листів, звернень та інших письмових документів на основі ключових слів або ключових понять, що окреслюють зміст. Вибирати відповідний формат і стиль мови відповідно до типу документа.

Шукати та збирати інформацію, необхідну для розвитку бізнесу в різних сферах, починаючи від юридичних, бухгалтерських, фінансових і закінчуючи комерційними питаннями.

Використовувати програмні засоби створення й редагування табличних даних для виконання математичних підрахунків, організації даних й інформації, створення діаграм на основі даних і їх виведення.

Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.

Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.