Помічник керівництва/помічниця керівництва

Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.

Підтримувати ефективну систему внутрішнього спілкування між співробітниками та керівниками відділів.

Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.

Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.

Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.

Виконувати адміністративні завдання, зокрема подання, набір звітів і ведення поштової кореспонденції.

Очолювати заходи, керуючи бюджетом, логістикою, підтримкою заходу, безпекою, планами на випадок надзвичайних ситуацій та подальшими діями.

Планувати та організовувати професійні зустрічі або зустрічі з клієнтами чи керівництвом.

Складати пов’язані з роботою звіти, які підтримують ефективне управління взаємовідносинами та високий стандарт документації та ведення записів. Писати й подавати результати та висновки чітко та зрозуміло, щоб вони були зрозумілі для аудиторії без досвіду у сфері.

Готувати, складати та писати листи з вичерпною інформацією та з використанням відповідної мови для внутрішнього чи зовнішнього спілкування.

Звітувати перед керівництвом, радами директорів і комітетами організації.

Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.

Шукати та збирати інформацію, необхідну для розвитку бізнесу в різних сферах, починаючи від юридичних, бухгалтерських, фінансових і закінчуючи комерційними питаннями.

Використовувати програмні засоби створення й редагування табличних даних для виконання математичних підрахунків, організації даних й інформації, створення діаграм на основі даних і їх виведення.

Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.

Надавати підтримку та рішення менеджерам і директорам щодо їхніх бізнес-потреб і запитів щодо ведення бізнесу або щоденних операцій бізнес-підрозділу.

Будувати позитивні, довготривалі ділові відносини між організаціями та зацікавленими третіми сторонами, як-от постачальники, дистриб’ютори, акціонери та інші зацікавлені сторони, щоб інформувати їх про організацію та її цілі.