Profilo professionale

Segretario/segretaria

Fatti chiave

I segretari svolgono una serie di mansioni amministrative per contribuire al buon funzionamento di un’organizzazione. Rispondono alle telefonate, scrivono e inviano messaggi di posta elettronica, custodiscono agende, organizzano appuntamenti, annotano messaggi, archiviano documenti, organizzano e prestano assistenza durante le riunioni e gestiscono banche dati.

Mercato del lavoro
Carenza in Italia
ELA/EURES 2025
Professione regolamentata
1 paese
QEQ 6
Industria
Gestione e imprenditorialità
Istruzione
Istruzione primaria
38%
Resilienza Punteggio · 2026 (Più alto è, meglio è)
Istruzione primaria 52% Esposizione all'IA · 2026
Mercato del lavoro

Dove questa professione è richiesta

Carenze ed eccedenze di manodopera segnalate, per anno. Pubblicato per gruppi professionali, non per singole qualifiche.

I dati riguardano Impiegati con compiti generali e operatori su macchine di ufficio — 5 professioni, compresa questa.

1 su 16 in carenza202516 su 28 in crescita1.9Mposti entro il 2035

In carenza: Italia.

Carenza più duratura: Italia, 4 anni.

Seleziona un territorio sulla mappa per vederne i dati.

Informazioni sulla fonte›

Fonte: ELA/EURES, carenze ed eccedenze di manodopera. I dati sono pubblicati a livello di gruppo professionale e riguardano l’Europa. Le edizioni differiscono per struttura dell’allegato e per i paesi coperti, quindi una variazione tra un anno e l’altro non significa sempre che il mercato del lavoro sia cambiato. I paesi in grigio non sono stati segnalati, il che non equivale a un mercato in equilibrio.

Che cosa significano queste parole

I quattro aspetti riportati in questa sezione

Domanda segnalata
La voce Domanda segnalata indica se i datori di lavoro segnalano di aver bisogno di persone per questo lavoro — una valutazione pubblicata da un organismo nazionale o dell’UE, non un conteggio.
In che direzione va
La voce In che direzione va indica in quale direzione dovrebbe evolvere l’occupazione in questo lavoro nei prossimi anni, secondo una proiezione ufficiale.
Posti disponibili
La voce Posti disponibili indica approssimativamente quanti posti si rendono disponibili, sia per la crescita sia perché alcune persone lasciano questo lavoro.
Retribuzione tipica
La voce Retribuzione tipica indica quanto guadagnano di solito le persone che svolgono questo lavoro, nei luoghi per i quali la fonte pubblica il dato. Se è vuota, non significa che il lavoro non sia retribuito: significa che nessuno pubblica questo dato per quella località.

Una misura viene omessa quando nessuno pubblica il dato per quella località, invece di essere mostrata come zero.

Come si orienta il mercato per te

A tuo favore
Più posti che candidati: i datori di lavoro se li contendono.
In equilibrio
Posti e candidati si equivalgono all’incirca.
Competitivo
Più candidati che posti: aspettati concorrenza.
Dati contrastanti
Le fonti non concordano, oppure lo stesso gruppo professionale è carente in una zona e in eccesso in un’altra.

Ogni fonte riconduce i risultati a una di queste quattro categorie, così c’è un unico vocabolario da imparare. Ciò che cambia sono le prove alla base, riportate sotto ogni giudizio: un rapporto misurato tra posti disponibili e persone in cerca di lavoro, oppure una valutazione pubblicata da un organismo nazionale.

Come si confronta questo lavoro con gli altri lavori nello stesso paese

Forte
Tra le più forti in that country
Buona
Più forte della maggior parte delle professioni in that country
Contrastata
Nella media per that country
Debole
Più debole della maggior parte delle professioni in that country

Questa è una posizione all’interno di un solo paese, non un punteggio da confrontare oltre i confini: i registri alla base dei dati di due paesi contano persone diverse, quindi lo stesso numero ha significati diversi in ciascuno di essi. È anche per questo che un lavoro può essere tra i più forti in un paese e risultare comunque Competitivo: è in testa in un mercato che nel complesso è affollato.

Da dove provengono questi dati

Ogni dato è pubblicato da un istituto nazionale di statistica, da un servizio pubblico per l’impiego o da un organismo dell’UE, e ogni scheda indica la fonte e il periodo a cui si riferisce. In alcuni luoghi i dati vengono rilevati ogni mese, in altri vengono valutati una o due volte l’anno, quindi due luoghi sulla stessa mappa possono descrivere momenti diversi: la data è sempre indicata.

Niente di tutto questo prevede le possibilità di una singola persona. Descrive un mercato.

Domanda segnalata · Retribuzione tipica · In che direzione va (Italia, Svizzera, Germania, Francia, Austria, Spagna)
Domanda segnalata · Retribuzione tipica · In che direzione va
Domanda segnalata Retribuzione tipica In che direzione va
Italia Carenza segnalata ELA/EURES 2025 * — +19,7% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Svizzera Non segnalato — −54,5% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Germania Non segnalato — −34,3% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Francia Eccedenza segnalata ELA/EURES 2025 * — +25,1% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Austria Eccedenza segnalata ELA/EURES 2025 * — −26,2% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Spagna Eccedenza segnalata ELA/EURES 2024 * — +24,6% 2023–2035 · Cedefop 2026 *

* Pubblicato per gruppi professionali, non per singole qualifiche.

Fornisce orientamento professionale a studenti, clienti o dipendenti? Utilizzi questi dati sull'occupazione nella Sua organizzazione.

NexFuture™

Prospettive future per segretario/segretaria

The outlook for segretario/segretaria reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.

Come vengono calcolati questi punteggi?

L'Indice di Resilienza (0–100) stima quanto sia strutturalmente protetta questa occupazione dall'automazione e dalle disruption dell'IA, basandosi sull'analisi a livello di compiti. Punteggi più alti significano più attività che richiedono giudizio umano. L'Esposizione all'IA mostra la percentuale stimata di ore di lavoro che le capacità IA attuali potrebbero influenzare. Questi sono indicatori strutturali derivati dal modello, non previsioni sulla sicurezza lavorativa individuale.

Gioca al futuro
Come potrebbe cambiare segretario/segretaria con la crescita dell'adozione dell'IA?

È probabile che questo ruolo cambi gradualmente, con l’intelligenza artificiale che supporta compiti selezionati anziché sostituire l’intera occupazione.

Si stima una trasformazione significativa a livello di attività in 12 anni (circa il 2038) nello scenario „Previsto“ selezionato.
~35%
Resilienza
Rischio dell'automazione
EXP~55%
Bordo umano
MOAT~40%

Scenario illustrativo basato sull'automatizzabilità delle attività — non una previsione. I valori vengono arrotondati quanto più si guarda avanti.

2026
2033
2043
Velocità di adozione dell'IA:

Stima basata su modelli. Usatelo come segnale di pianificazione, non come garanzia.

Come l'intelligenza artificiale può cambiare questo ruolo

Interpretazione deterministica e basata su modelli dei segnali di ruolo attuali: non una garanzia di sostituzione.

38% Di proprietà umana

Ciò che dipende ancora dalle persone

  • elaborare le istruzioni impartite
  • comunicare i programmi alle persone interessate
  • diffondere le comunicazioni interne
Il vantaggio umano Per stare al passo in questo ruolo, concentrati su politiche aziendali e diritto del lavoro. Queste abilità incentrate sull'uomo sono le più difficili da replicare per l'IA nei prossimi 20 anni.
16% Assistere

Dove l’intelligenza artificiale può diventare un copilota

  • utilizzare software di elaborazione testi
  • utilizzare microsoft office
  • monitorare le assenze del personale
52% Automatizzare

Attività più esposte all'automazione

  • compilare i moduli
  • mantenere un registro delle attività
  • utilizzare software per fogli elettronici
Analisi dettagliata

Segni vitali e vettori di IA

Vettori di esposizione AI

0-100%
IA/Apprendimento automatico 16%

Esposizione all'analisi assistita da AI, al riconoscimento di modelli e alle attività di modellazione predittiva

IA generativa 16%

Esposizione alla generazione di contenuti, all'aumento creativo e agli strumenti dei modelli di linguaggio di grandi dimensioni

Software cognitivo 5%

Esposizione all'automazione del flusso di lavoro, al software di supporto alle decisioni e alla digitalizzazione dei processi

Automazione robotica e fisica 0%

Esposizione all'automazione fisica, alla robotica e allo spostamento di attività guidato da sensori

Dettagli tecnici
Metodologia: NexFuture v3.0 Fonti: O*NET® 30.3, ESCO v1.2.1 Aggiornato: ott 2026

NexFuture v3.0 stima l'esposizione all'automazione direttamente dai gruppi di competenze essenziali ESCO, ponderata per massa di competenze e calibrata su ancore di esperti. I punteggi sono stime probabilistiche, non garanzie. Consulta il White Paper sulla metodologia NexFuture per tutti i dettagli.

Misura l'esposizione all'automazione. Non misura la retribuzione, la domanda né quanti posti di lavoro esistono vicino a te.

Un giorno nella vita

Cosa fanno solitamente le persone in questo ruolo

Gestione e imprenditorialità

Giorno nella vita

Una giornata tipo da segretario/segretaria

09
09:00 · Mattina
archiviare i documenti
Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.
10
10:30 · Metà mattina
comunicare i programmi alle persone interessate
Trasmettere le pertinenti informazioni di programmazione. Presentare il programma alle persone interessate e informarle di tutte le modifiche previste. Approvare i programmi e verificare che tutti abbiano compreso le informazioni loro trasmesse.
12
12:00 · Mezzogiorno
gestire la posta
Gestire la posta in funzione delle questioni relative alla protezione dei dati, dei requisiti in materia di salute e sicurezza e delle specifiche dei diversi tipi di posta.
14
14:00 · Pomeriggio
compilare i moduli
Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.
15
15:30 · Nel tardo pomeriggio
comunicare tramite telefono
Tenere i contatti per telefono effettuando e ricevendo chiamate in modo tempestivo, professionale e cortese.
17
17:00 · Conclusione
diffondere le comunicazioni interne
Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.

L'ordine delle attività è illustrativo. I singoli giorni variano.

Competenze e conoscenze

Cosa ti serve per svolgere questo lavoro

Le competenze, le conoscenze e gli strumenti richiesti da questo ruolo — e i tratti e i vantaggi che ne derivano.

Competenze essenziali
svolgere mansioni generali di segreteria e amministrazione
  • organizzare i documenti aziendali

    Riunire i documenti della fotocopiatrice, della posta o delle attività aziendali quotidiane.

  • gestire la posta

    Gestire la posta in funzione delle questioni relative alla protezione dei dati, dei requisiti in materia di salute e sicurezza e delle specifiche dei diversi tipi di posta.

  • svolgere le regolari attività di ufficio

    Programmare, preparare e svolgere le attività necessarie che devono essere svolte ogni giorno negli uffici come l’invio di posta, la ricezione di forniture, l’aggiornamento dei dirigenti e dei dipendenti e il corretto svolgimento delle operazioni.

  • gestire un’agenda del personale

    Programmare e confermare gli appuntamenti per il personale dell’ufficio, per lo più dirigenti e dipendenti con mansioni dirigenziali, con le parti esterne.

  • trasferire i messaggi alle persone

    Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.

  • organizzare le strutture per il personale d’ufficio

    Gestire il calendario delle prenotazioni per le conferenze e le riunioni di natura interna o esterna. Promuovere e prenotare viaggi o alloggi per il personale dell’ufficio.

gestire, raccogliere e archiviare dati digitali
  • utilizzare software per fogli elettronici

    Utilizzare strumenti software per creare e modificare dati tabellari al fine di effettuare calcoli matematici, organizzare dati e informazioni, creare diagrammi basati sui dati e recuperarli.

  • gestire documenti digitali

    Gestire diversi formati e file di dati mediante la denominazione, l’edizione, la trasformazione e la condivisione dei file e dei documenti e trasformando i formati dei file.

comunicare con colleghi e clienti
  • diffondere le comunicazioni interne

    Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.

  • mantenere i sistemi di comunicazione interni

    Mantenere un efficace sistema di comunicazione interna tra i dipendenti e i responsabili del dipartimento.

gestire informazioni
  • archiviare i documenti

    Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.

monitorare attività operative
  • monitorare le assenze del personale

    Tenere una visione d’insieme delle ferie, dei congedi per malattia e delle assenze dei dipendenti, registrarli nell’ordine di servizio e archiviare i documenti e i certificati necessari.

tenere registri operativi
  • mantenere un registro delle attività

    Organizzare e classificare i registri delle relazioni preparate e della corrispondenza relative al lavoro svolto e le registrazioni sui progressi delle attività.

seguire istruzioni e procedure
  • elaborare le istruzioni impartite

    Elaborare le istruzioni, solitamente orali, impartite dai responsabili e dalle direttive sulle azioni da intraprendere. Prendere atto, richiedere e agire in relazione alle richieste formulate.

utilizzare software di trattamento testi, editoria e presentazione
  • utilizzare software di elaborazione testi

    Utilizzare software applicativi per la composizione, l’editing, la formattazione e la stampa di qualsiasi tipo di materiale scritto.

inserire ed elaborare informazioni
  • compilare i moduli

    Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.

pianificare eventi e programmi
  • gestire gli appuntamenti

    Accettare, programmare e cancellare appuntamenti.

Aree di conoscenza & Software e tecnologie
Aree di conoscenza
  • politiche aziendali

    L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.

  • diritto del lavoro

    Il campo del diritto che si occupa di regolamentare i rapporti tra datori di lavoro, dipendenti, sindacati e governo.

Competenze trasversali
  • amministrazione di istituti d’istruzione
  • legge sull’istruzione
  • tecniche contabili
Software e tecnologie
FacebookAdobe IllustratorAdobe InDesignSASMicrosoft SQL ServerIBM SPSS StatisticsSalesforce softwareAdobe Creative Cloud softwareOracle DatabaseOracle Primavera Enterprise Project Portfolio ManagementOracle PeopleSoftIntuit QuickBooksHypertext markup language HTMLTeradata DatabaseAtlassian JIRAZoomYardi softwareMicrosoft TeamsMozilla FirefoxSlackAtlassian ConfluenceMicrosoft Active Server Pages ASPApache HadoopApache HiveCisco WebexApache CassandraKronos Workforce TimekeeperApache TomcatCanvaSAP ConcurFileMaker ProMicrosoft PublisherYouTubeOracle JD Edwards EnterpriseOneMinitabGoogle DriveLinkedInOracle E-Business Suite FinancialsNetSuite ERPOracle Business Intelligence Enterprise Edition
Caratteristiche chiave di cui hai bisogno
Integrità Affidabilità Autocontrollo Tolleranza allo stress Riconoscimento Cooperazione Raggiungimento Adattabilità/Flessibilità Indipendenza Pensiero analitico Preoccupazione per gli altri Varietà Risultato/Sforzo Leadership Innovazione Orientamento sociale
Ricompense chiave che puoi aspettarti
RisultatoCondizioni di …RiconoscimentoRelazioniSupportoIndipendenza
Come qualificarsi

Segretario: come qualificarsi e dove studiare

Cosa serve in genere per qualificarsi: livello di istruzione, dove è una professione regolamentata e dove studiare.

Livello di istruzione tipico

Istruzione primaria

Professione regolamentata

Regolamentato in 1 paesi registrati. EQF minimo 6.

Svizzera · EQF 6

Riflette il database delle professioni regolamentate dell'UE. Non consulenza legale: conferma i requisiti con l'autorità nazionale competente prima di fare affidamento su di essa per una decisione sulla carriera o sull'immigrazione.

Progressione di carriera

Percorsi de crescita e ruoli simili

Esplora i tipici percorsi di carriera, le competenze adiacenti e i ruoli simili per pianificare la tua prossima transizione.

Per le organizzazioni

I dati di questa pagina, al servizio dei Suoi studenti, clienti e dipendenti.

Domande comuni

Domande frequenti

Quali competenze sono più importanti per un segretario/segretaria?
Oltre a una solida conoscenza degli strumenti informatici (pacchetto Office), sono fondamentali ottime capacità organizzative, attenzione ai dettagli, precisione, capacità comunicative (scritte e orali) e una buona gestione dello stress. La capacità di lavorare in modo autonomo e di anticipare le esigenze del proprio responsabile è un ulteriore valore aggiunto.
Quali sono le opportunità di carriera per un segretario/segretaria?
Con l'esperienza, un segretario/segretaria può specializzarsi in aree specifiche come l'assistenza legale, l'amministrazione del personale o la gestione di progetti. Si possono anche intraprendere percorsi di crescita professionale verso ruoli di coordinamento o gestione di team amministrativi.
È possibile lavorare come segretario/segretaria in autonomia?
Sebbene il ruolo sia prevalentemente legato a un rapporto di lavoro dipendente, esistono opportunità per segretari/segretarie freelance, soprattutto per supportare piccole imprese o professionisti. Tuttavia, la maggior parte delle posizioni sono offerte da aziende e organizzazioni di diverse dimensioni.
Segretario/Segretaria — quanto si guadagna negli Stati Uniti?
46.290 dollari l’anno come mediana, al 2025-05. Le mediane dei singoli Stati vanno da 25.730 a 59.910 dollari. Fonte: US Bureau of Labor Statistics. Il dato riguarda gli Stati Uniti e non è una proiezione per l’Europa.
Segretario/Segretaria — è una professione regolamentata?
È elencata come professione regolamentata in 1 paese europeo: Svizzera. Il livello di qualifica più basso richiesto tra questi è EQF 6. Dove una professione è regolamentata, un titolo conseguito altrove deve essere riconosciuto formalmente prima di poterla esercitare. Fonte: banca dati UE delle professioni regolamentate.

Fonti: ESCO O*NET ELA/EURES Cedefop BLS Dati aggiornati il 3 ottobre 2026 Informazioni sui nostri dati