Funzionario di supporto agli appalti/funzionaria di supporto agli appalti

Applicare i principi di verifica e il quadro di controllo finanziario, che garantiscono che i pertinenti prodotti, servizi o opere vengano forniti conformemente ai termini e alle condizioni del contratto e a tutte le norme finanziarie e contabili applicabili, al fine di procedere al pagamento.

Aderire agli standard e orientamenti organizzativi o di specifici reparti. Comprendere i motivi dell’organizzazione e gli accordi comuni e agire di conseguenza.

Rispettare le norme organizzative specifiche a livello europeo e regionale e il codice etico, comprendendo i motivi dell’organizzazione e gli accordi comuni e applicando questa conoscenza.

Eseguire la valutazione ex post sugli esiti e sui risultati di una procedura di appalto al fine di evidenziarne fragilità e punti di forza e trarre insegnamenti per le gare future. Raccogliere dati pertinenti, in linea con gli obblighi di rendicontazione stabiliti per l'organizzazione e a livello nazionale.

Redigere una documentazione di gara che definisca i criteri di esclusione, selezione e aggiudicazione e illustri i requisiti amministrativi della procedura, giustifichi il valore stimato dell'appalto e specifichi i termini e le condizioni per la presentazione e la valutazione delle offerte e l'aggiudicazione dell'appalto, in linea con la politica dell'organizzazione e con la normativa europea e nazionale.

Collaborare con i colleghi al fine di garantire che le attività funzionino efficacemente.

Preparare e distribuire la documentazione per garantire che tutte le persone coinvolte nella produzione ricevano informazioni pertinenti e aggiornate.

Redigere specifiche tecniche che consentano ai potenziali offerenti di presentare offerte realistiche per soddisfare direttamente le esigenze di base dell'organizzazione. Ciò comprende la fissazione di obiettivi e requisiti minimi per l'oggetto del contratto e la definizione dei criteri di esclusione, selezione e aggiudicazione che saranno utilizzati per individuare l'offerta economicamente più vantaggiosa, in linea con la politica dell'organizzazione e con le normative dell'UE e nazionale.

Instaurare relazioni durature e significative con i fornitori e i prestatori di servizi al fine di stabilire una collaborazione, una cooperazione e trattative contrattuali positive, proficue e durature.

Raccogliere informazioni sui principali fattori trainanti del mercato e sui potenziali offerenti, in modo da acquisire un quadro approfondito dei prodotti e dei servizi che possono o non possono essere reperiti sul mercato e delle condizioni alle quali è possibile ottenerli. Utilizzare diverse tecniche di consultazione del mercato, quali questionari e dialoghi tecnici, per comprendere le caratteristiche del mercato dei fornitori nonché le condizioni e le tendenze di mercato e individuare i potenziali offerenti.

Stabilire quali siano le necessità di fondo dell'organizzazione e degli utenti finali rispetto all'oggetto dell'appalto, anche sotto il profilo delle possibili implicazioni in termini di rapporto qualità-prezzo o di impatto ambientale. Interloquire con le parti interessate interne ed esterne per rilevarne le esigenze e tradurre i fabbisogni individuati nella programmazione degli appalti per l'acquisto di prodotti e servizi, in linea con il piano di bilancio dell'organizzazione.

Negoziare i termini, le condizioni, i costi e le altre specifiche di un contratto accertandone il rispetto dei requisiti giuridici e l'applicabilità giuridica. Supervisionare l'esecuzione del contratto, concordare eventuali modifiche conformemente a possibili limiti legali e documentarle.

Utilizzare le tecnologie digitali per gli appalti e le applicazioni e gli strumenti per gli appalti telematici al fine di ridurre gli oneri amministrativi, migliorare l'efficienza e rafforzare la trasparenza e l'affidabilità delle procedure di appalto.