Approuver est la seule action dans Counselor OS qui coûte de l’argent. Tout le reste de votre liste est réversible ; cette action engage une place de votre forfait. Lisez la section suivante avant de cliquer dessus pour la première fois : la durée pendant laquelle cette place reste engagée dépend du type d’organisation auquel vous appartenez.
Ce à quoi l’approbation vous engage
Votre forfait comprend un certain nombre de places. Approuver quelqu’un lui en attribue une.
La manière dont une place est libérée dépend du type d’organisation auquel vous appartenez, et la différence est suffisamment importante pour que vous vérifiiez laquelle s’applique à votre situation avant de poursuivre.
Cabinets, agences et services
Une place est engagée pendant 12 mois à compter du jour où vous approuvez la personne.
Archiver la personne ne la libère pas plus tôt. La place reste occupée jusqu’à la fin des 12 mois, et ne redevient disponible qu’à ce moment-là.
Deux chiffres évoluent donc séparément, et vous sont tous deux présentés :
- Active (Actifs) — les personnes avec lesquelles vous travaillez actuellement.
- Billed clients (Clients facturés) — les personnes actives plus celles qui sont archivées mais se trouvent encore dans leur période de 12 mois. C’est ce chiffre qui est pris en compte dans votre forfait.
Un élément joue en votre faveur : si vous archivez quelqu’un puis le réapprouvez pendant ces 12 mois, l’engagement initial est réutilisé. Pas de seconde place, pas de seconde facturation.
Écoles et organismes éducatifs
Votre forfait comprend une capacité annuelle — un nombre d’élèves que vous pouvez accompagner par an — et ce qui l’occupe correspond simplement aux personnes actives à cet instant.
Ici, archiver un élève libère effectivement sa place, immédiatement.
Les places sont également réinitialisées automatiquement au renouvellement de votre abonnement : les élèves actifs passent à l’état expiré et le compteur revient à zéro pour la nouvelle année. Vous n’avez pas besoin de supprimer manuellement la cohorte de l’année précédente.
Si la carte de capacité et le nombre facturé ne correspondent pas, la section ci-dessus explique pourquoi. Consultez Statuts des participants.
Ne pas approuver est gratuit
Les personnes apparaissent dans votre liste avec le statut Pending (En attente) dès qu’elles passent votre évaluation. Toute personne disposant du lien peut la passer ; des personnes qui ne sont pas vos clients apparaîtront donc dans cette liste. C’est normal.
Laisser quelqu’un en attente ne coûte rien, pour toujours. Il n’y a aucune date limite pour prendre une décision ni aucun frais pour les personnes que vous n’approuvez jamais. Si quelqu’un a passé votre évaluation sans être votre client, la bonne action consiste à ne rien faire.
Approuver quelqu’un
- Ouvrez My Students / My Clients / My Employees (Mes étudiants / Mes clients / Mes employés) dans la barre latérale. (Le type de votre organisation détermine le terme affiché — il s’agit du même écran.)
- Filtrez sur Pending Approvals (Approbations en attente).
- Trouvez la personne et choisissez Accept (Accepter) sur sa ligne.
- Lisez la boîte de dialogue. Elle vous indique combien de clients facturés vous avez actuellement par rapport à votre limite.
- Choisissez Approve & take a place (Approuver et prendre une place).
L’action de la ligne indique Accept (Accepter), tandis que la boîte de dialogue qu’elle ouvre indique Approve (Approuver). Il s’agit de la même action.
Ce que cela change pour la personne
Avant l’approbation, une personne a passé votre évaluation et dispose de ses propres résultats. C’est l’approbation qui la relie à vous : elle l’ajoute à votre liste active et ouvre les espaces de conseil dans lesquels vous travaillez ensemble.
Elle fait également de vous le conseiller désigné pour ce service de conseil. C’est votre nom que voit le participant et qui est imprimé au-dessus de la ligne de signature sur le plan que vous finirez par signer ensemble. Vos collègues peuvent toujours ouvrir le service et y travailler — personne n’en est exclu — mais le poste de travail indique à qui le dossier est attribué et enregistre la visite pour vous et le participant.
Si la mauvaise personne a approuvé quelqu’un, un administrateur de l’organisation peut réattribuer le dossier ; consultez Ajouter des collègues et comprendre le coût d’une place.
Approuver plusieurs personnes à la fois
Sélectionnez les lignes et utilisez le bouton groupé Approve (Approuver). Le coût est le même que si vous les approuviez une par une : chaque personne prend une place.
Si vous n’avez plus de places disponibles
L’approbation échoue lorsque vous avez atteint votre limite — la vérification est effectuée à chaque approbation, afin que vous ne puissiez pas la dépasser par inadvertance.
La marche à suivre dépend du type de votre organisation :
- Cabinet ou agence — archiver quelqu’un aujourd’hui ne libérera pas une place aujourd’hui. Vous avez besoin qu’un engagement ait déjà atteint ses 12 mois, ou d’un forfait plus important.
- École — archiver un élève que vous avez fini d’accompagner libère sa place immédiatement.
Les limites de votre forfait figurent sur la page Facturation.
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- Partager une évaluation — comment les personnes arrivent au départ