Toimistoavustaja

Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.

Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.

Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.

Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.

Suunnitella, valmistella ja lähettää asiakkaille kirjeitä ja viestejä maksamattomista laskuista, liiketoimintaan liittyvistä asioista, anteeksi pyytämiseksi tai tutustumismielessä.

Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.

Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.

Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.

Eri tiedostomuotojen ja tietojen käsittely nimeämällä, julkaisemalla, muuttamalla ja jakamalla tiedostoja ja dokumentteja, sekä tiedostojen muuntaminen.

Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.

Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.

Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.

Valmistella asiakirjoja arkistointia varten; varmistaa, että tiedot ovat aina helposti saatavilla.

Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.

Syöttää tietoja tiedontallennusjärjestelmään ja tiedonhakujärjestelmään esimerkiksi skannauksen, manuaalisen syöttämisen tai sähköisen tiedonsiirron avulla, jotta voitaisiin käsitellä suuria tietomääriä.

Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.

Sovittaa sisältö ja muoto ja varmistaa, että ne sopivat yhteen.

Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.

Noudattaa kielioppi- ja oikeinkirjoitussääntöjä ja varmistaa koko tekstin yhdenmukaisuus.

Lajitella kirjeenvaihto ja liittää sähköpostiviestit aiemmin tallennettuun tai arkistoituun kirjeenvaihtoon.