Hallintoassistentti

Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.

Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.

Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.

Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.

Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.

Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.

Eri tiedostomuotojen ja tietojen käsittely nimeämällä, julkaisemalla, muuttamalla ja jakamalla tiedostoja ja dokumentteja, sekä tiedostojen muuntaminen.

Yrityksen sellaisten lakisääteisten rekisterien päivittäminen, joissa on merkityksellistä tietoa johtajista ja sihteereistä, johtajan eduista sekä osakkeenomistajien rekisteri.

Sellaisten tietojen hakeminen ja kerääminen, jotka ovat merkityksellisiä yritysten kehityksen kannalta eri aloilla (lakiasiat, kirjanpito, rahoitus, kaupalliset asiat).

Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.

Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.

Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.

Selvittää epäselviä kysymyksiä ja vastata kysymyksiin ja tiedusteluihin, jotka koskevat laitoksen tai yrityksen yleisiä tietoja, kuten sääntöjä, määräyksiä ja menettelyjä. Antaa tietoja työntekijöille ja suurelle yleisölle.

Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.

Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.