Johdon assistentti

Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

Aikatauluttaa ja vahvistaa tapaamisia toimiston työväelle, erityisesti esimiehille ja johdon työntekijöille, ulkoisten tahojen kanssa.

Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.

Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.

Tapahtumien koordinointi budjetin, logistiikan, tapahtumatuen, turvallisuuden, hätäsuunnitelmien ja seurantatoimenpiteiden suunnittelun avulla.

Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.

Laatia aikataulu, johon sisältyvät menettelyt, tapaamiset ja työajat.

Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.

Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.

Toteuttaa tietoturvaperiaatteita, -menetelmiä ja -asetuksia luottamuksellisuuden sekä tiedon eheyden ja käytettävyyden periaatteiden mukaisesti.

Noudattaa tietojen luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä.

Luoda myönteinen, pitkäaikainen suhde organisaatioiden ja asianomaisten kolmansien osapuolten, kuten tavarantoimittajien, jakelijoiden, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien välille, jotta niille voidaan antaa tietoa organisaatiosta ja sen tavoitteista.

Ilmaista aikeensa ja käytöksensä johdonmukaisesti ja avoimesti, edistää vastavuoroisuutta ja luoda pohja luottavaiselle ja luotettavalle yhteydelle ihmisten ja tiimien välillä.

Sähköpostiviestien, kirjeiden ja muiden kirjallisten asiakirjojen laatiminen sisällön tiivistävien avainsanojen tai avainkäsitteiden perusteella. Sopivan muodon ja kielen valinta asiakirjan tyypin mukaan.

Sellaisten tietojen hakeminen ja kerääminen, jotka ovat merkityksellisiä yritysten kehityksen kannalta eri aloilla (lakiasiat, kirjanpito, rahoitus, kaupalliset asiat).

Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.

Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.

Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.