Empleado de oficina/empleada de oficina

Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Redactar, preparar y emitir correspondencia a los clientes para informarles sobre facturas pendientes, comunicaciones de artículos promocionales, cartas de disculpa o correos de felicitación.

Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

Distribuir correspondencia, periódicos, paquetes y mensajes privados a los clientes.

Utilizar herramientas de software para crear y editar datos tabulares para realizar cálculos matemáticos, organizar datos e información, crear diagramas basados en datos y recuperarlos.

Gestionar diversos formatos y archivos de datos mediante la denominación, la publicación, la transformación y el intercambio de archivos y documentos y la transformación de los formatos de los ficheros.

Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

Preparar documentos para su archivo; asegurarse de que se pueda acceder fácilmente a la información en todo momento.

Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

Introducir información en un sistema de almacenamiento y recuperación de datos a través de procesos como el escaneado, la codificación manual o transferencia electrónica de datos con el fin de procesar grandes cantidades de datos.

Responder a los clientes y comunicarse con ellos de la manera más eficaz y adecuada para que puedan acceder a los productos o servicios deseados, o para ofrecerles cualquier otra ayuda que puedan necesitar.

Ajustar la forma al contenido a fin de garantizar su encaje.

Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

Aplicar las reglas ortográficas y gramaticales y garantizar la coherencia en los textos.

Clasificar la correspondencia y adjuntar registros o archivos anteriores de correspondencia con los correos entrantes.