Empleado administrativo/empleada administrativa

Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

Utilizar herramientas de software para crear y editar datos tabulares para realizar cálculos matemáticos, organizar datos e información, crear diagramas basados en datos y recuperarlos.

Gestionar diversos formatos y archivos de datos mediante la denominación, la publicación, la transformación y el intercambio de archivos y documentos y la transformación de los formatos de los ficheros.

Mantener los libros reglamentarios de la empresa actualizados con la información pertinente sobre los consejeros y secretarios, los intereses de los consejeros y el registro de accionistas.

Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.

Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.

Responder a preguntas, resolver dudas y solucionar consultas con respecto a información institucional y corporativa general, como las normas, reglamentos y procedimientos del programa. Asistir con información tanto para empleados como para el público en general.

Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

Garantizar que se sigan los estándares de seguimiento y registro y las normas de gestión documental, por ejemplo, garantizando la identificación de los cambios, que los documentos sigan siendo legibles y que no se utilicen documentos obsoletos.