Asistente de dirección

Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

Programar y confirmar citas para el personal de la oficina, en su mayoría gestores y directivos, con partes externas.

Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Realizar tareas administrativas como archivar, redactar informes y mantener correspondencia por correo.

Dirigir eventos mediante la gestión del presupuesto, la logística, el apoyo al evento, la seguridad, los planes de emergencia y el seguimiento.

Establecer y programar citas o reuniones profesionales para clientes o superiores.

Preparar el cronograma, con inclusión de los procedimientos, las citas y las horas de trabajo.

Planificar todos los trámites relativos a viajes de negocios, incluida la preparación de la programación y la reserva del transporte, las comidas y el alojamiento.

Actuar de enlace con los gerentes de otros departamentos para garantizar un servicio y una comunicación eficaces: ventas, planificación, compras, comercio, distribución y asistencia técnica.

Aplicar políticas, métodos y reglamentos relativos a la seguridad de los datos y la información con el fin de respetar los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Observar el conjunto de normas por las que se establece la no divulgación de información, excepto a otra persona autorizada.

Establecer una relación positiva y a largo plazo entre las organizaciones y los terceros interesados, como proveedores, distribuidores, accionistas y otros actores principales, con el fin de informarles de la organización y sus objetivos.

Comunicar las intenciones y la forma de actuar de una manera coherente y transparente, invitar a la reciprocidad y sentar las bases para una relación de confianza entre personas y equipos.

Redactar correos electrónicos, cartas y otros documentos escritos a partir de palabras o conceptos clave que esbozan el contenido. Elegir el formato y el estilo lingüístico adecuados según el tipo de documento.

Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.

Utilizar herramientas de software para crear y editar datos tabulares para realizar cálculos matemáticos, organizar datos e información, crear diagramas basados en datos y recuperarlos.

Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.