Ein Lizenzplatz ist eine Lizenz, mit der sich ein Teammitglied anmelden kann. Er ist nicht dasselbe wie ein Platz in Ihrem Tarif für eine teilnehmende Person – siehe Personen genehmigen.
Die Teamverwaltung ist ausschließlich für Organisationsadministratoren verfügbar und während der Testphase nicht möglich: Ein Testarbeitsbereich ist auf einen einzigen Berater-Lizenzplatz beschränkt.
Die zwei Berechtigungsstufen
Es gibt genau zwei; eine Stufe mit Leserechten oder eine Assistenzstufe existiert nicht:
- Organisationsadministrator – alles aus der folgenden Liste sowie der Bereich „Organisation“: Profil und öffentliche Seite, Team, Abrechnung und Analysen.
- Berater – alles, was mit teilnehmenden Personen und Assessments zu tun hat.
Beide sehen dieselben teilnehmenden Personen. Der Zugriff ist auf die Organisation bezogen, nicht auf einzelne Berater. Jeder Berater in Ihrer Organisation kann jede teilnehmende Person und jedes Assessment öffnen – niemand ist von der Arbeit eines Kollegen ausgeschlossen. Erst dadurch ist eine Vertretung während einer Abwesenheit überhaupt möglich.
Für jeden Beratungsservice ist weiterhin ein Berater angegeben. Wer die teilnehmende Person genehmigt, wird zum angegebenen Berater für diesen Service: Sein oder ihr Name wird der teilnehmenden Person angezeigt und über der Unterschrift auf dem unterschriebenen Plan abgedruckt.
Dieser Name stellt keine Zugriffsbeschränkung dar, sondern ist eine Dokumentation. Wenn Sie einen Service öffnen, bei dem jemand anderes als Berater angegeben ist, können Sie ganz normal darin arbeiten – und der Arbeitsbereich zeigt Ihnen, wem der Service zugeordnet ist, da Ihr Besuch zusammen mit dem Datum in der Akte der teilnehmenden Person festgehalten wird. Sowohl der angegebene Berater als auch die teilnehmende Person können dies sehen.
Eine Kollegin oder einen Kollegen hinzufügen
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Invite (Einladen).
Wenn Ihre Organisation über Stripe abgerechnet wird, werden Ihnen zunächst die Kosten angezeigt – von wie vielen auf wie viele Lizenzplätze Sie wechseln und wie hoch der Preis pro Lizenzplatz ist. Bestätigen Sie, und der Lizenzplatz wird Ihrem Abonnement hinzugefügt.
Der angezeigte Betrag ist der Listenpreis. Mengenrabatte für mehr als zwei Lizenzplätze werden angewendet, sobald das Abonnement tatsächlich aktualisiert wird. Die tatsächlichen Kosten können daher niedriger sein als im Dialog angegeben.
Was Ihre Kollegin oder Ihr Kollege erhält
Eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zum Dashboard – keine Einladung, die angenommen werden muss.
Das Konto wird sofort erstellt, unabhängig davon, ob die Person diese E-Mail jemals öffnet. Es gibt keinen Annahmeschritt, keine Ablehnung und keinen Link zum Festlegen eines Passworts – denn Mitarbeiterkonten haben überhaupt kein Passwort. Die Anmeldung erfolgt, indem die eingeladene E-Mail-Adresse auf der Anmeldeseite eingegeben wird; anschließend wird der sechsstellige Code eingegeben, der an diese Adresse gesendet wurde.
Dies ist die häufigste Supportfrage zu Einladungen. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege sagt, die Einladung sei nicht angekommen, oder fragt, wo das Passwort festgelegt werden kann, lautet die Antwort in beiden Fällen gleich: Öffnen Sie die Anmeldeseite und geben Sie die eingeladene Adresse ein. Zuvor muss nichts eingerichtet werden, und es gibt kein Passwort, das vergessen werden könnte.
Wenn der Code nicht ankommt, sollten Sie die im Konto hinterlegte Adresse überprüfen – nur dorthin wird der Code gesendet.
Wenn keine Lizenzplätze mehr verfügbar sind
Die Einladung schlägt mit einer Meldung fehl, die Sie über das Limit informiert. Das Formular warnt Sie nicht im Voraus – die Schaltfläche bleibt aktiviert, und Sie erfahren es erst beim Absenden.
Fügen Sie unter Billing (Abrechnung) → Plan & Seats (Tarif und Lizenzplätze) Lizenzplätze hinzu oder führen Sie ein Tarif-Upgrade durch.
Jemanden entfernen
Wenn Sie eine Kollegin oder einen Kollegen entfernen, wird der Zugriff auf die Organisation entzogen. Das Konto bleibt bestehen, ebenso alles, was die Person erstellt hat – von ihr erstellte Assessments bleiben erhalten, und die teilnehmenden Personen bleiben genau dort, wo sie sind.
Niemand verliert den Zugriff. Teilnehmende Personen gehören zur Organisation, nicht zu einem einzelnen Berater. Deshalb bleibt niemand ohne Betreuung, wenn jemand das Team verlässt. Alle verbleibenden Kolleginnen und Kollegen sehen diese Personen bereits und können noch am selben Tag weiterarbeiten.
Der Lizenzplatz wird gleichzeitig aus Ihrem Abonnement freigegeben.
Übertragen Sie die Beratungsservices trotzdem. Die ausgeschiedene Person bleibt bei jedem Service, den sie genehmigt hat, als Berater angegeben. Dieser Name wird der teilnehmenden Person angezeigt und auf einem neuen unterschriebenen Plan abgedruckt. Ein Organisationsadministrator ändert dies über die Akte der teilnehmenden Person – Reassign case (Fall neu zuweisen) und anschließend eine Kollegin oder einen Kollegen auswählen. Die teilnehmende Person wird darüber informiert, dass sich der Berater geändert hat und wer nun zuständig ist.
Wenn Sie dies vergessen, geht nichts kaputt. Es bedeutet lediglich, dass der Name einer ausgeschiedenen Kollegin oder eines ausgeschiedenen Kollegen bei einem aktiven Service stehen bleibt – kein guter Anblick für eine teilnehmende Person.
Die Benutzeroberfläche setzt zwei Regeln durch:
- Sie können sich nicht selbst entfernen.
- Sie können den letzten Organisationsadministrator nicht entfernen. Befördern Sie zuerst eine andere Person. Ein Administrator muss außerdem zunächst zum Berater herabgestuft werden, bevor er überhaupt entfernt werden kann.
Wenn Administratorrechte gewährt oder entzogen werden, erhält die betreffende Person eine E-Mail.
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