Die Genehmigung ist die einzige Aktion in Counselor OS, die Kosten verursacht. Alles andere in Ihrer Liste kann rückgängig gemacht werden; mit dieser Aktion wird ein Platz in Ihrem Tarif fest vergeben. Lesen Sie den nächsten Abschnitt, bevor Sie zum ersten Mal darauf klicken – wie lange dieser Platz gebunden bleibt, hängt davon ab, welcher Organisationstyp auf Sie zutrifft.
Wozu Sie sich mit einer Genehmigung verpflichten
Ihr Tarif umfasst eine bestimmte Anzahl an Plätzen. Wenn Sie jemanden genehmigen, wird diese Person einem dieser Plätze zugeordnet.
Wie ein Platz wieder freigegeben wird, hängt von Ihrem Organisationstyp ab, und der Unterschied ist groß genug, dass Sie prüfen sollten, welcher Typ auf Sie zutrifft, bevor Sie weiterlesen.
Praxen, Agenturen und Beratungsstellen
Ein Platz ist 12 Monate ab dem Tag Ihrer Genehmigung gebunden.
Das Archivieren der Person gibt den Platz nicht vorzeitig frei. Der Platz bleibt belegt, bis die 12 Monate abgelaufen sind, und wird erst danach wieder frei.
Daher können sich zwei Zahlen auseinanderentwickeln, die Ihnen beide angezeigt werden:
- Active (Aktiv) – die Personen, mit denen Sie derzeit arbeiten.
- Billed clients (Abgerechnete Klientinnen und Klienten) – aktive Personen plus alle archivierten Personen, deren 12 Monate noch nicht abgelaufen sind. Diese Zahl wird auf Ihr Tariflimit angerechnet.
Ein Vorteil für Sie: Wenn Sie jemanden archivieren und innerhalb dieser 12 Monate erneut genehmigen, wird die ursprüngliche Bindung wiederverwendet. Kein zweiter Platz, keine zweite Abrechnung.
Schulen und Bildungseinrichtungen
Ihr Tarif umfasst eine jährliche Kapazität – also die Anzahl der Schülerinnen und Schüler, die Sie pro Jahr begleiten können. Belegt wird diese Kapazität einfach durch wer aktuell aktiv ist.
Wenn Sie hier eine Schülerin oder einen Schüler archivieren, wird der Platz sofort wieder frei.
Die Plätze werden außerdem bei der Verlängerung Ihres Abonnements automatisch zurückgesetzt: Aktive Schülerinnen und Schüler wechseln in den abgelaufenen Status und die Anzahl wird für das neue Jahr auf null gesetzt. Sie müssen den Jahrgang des Vorjahres nicht manuell bereinigen.
Wenn die Kapazitätskarte und die Abrechnungszahl nicht übereinstimmen, erklärt der obige Abschnitt den Grund. Siehe Status der Teilnehmenden.
Keine Genehmigung ist kostenlos
Personen erscheinen in Ihrer Liste als Pending (Ausstehend), sobald sie Ihre Auswertung durchführen. Jede Person mit dem Link kann sie durchführen, daher werden dort auch Personen angezeigt, die nicht Ihre Klientinnen oder Klienten sind. Das ist erwartet.
Jemanden dauerhaft ausstehend zu lassen, kostet nichts. Es gibt keine Frist für die Entscheidung und keine Gebühren für Personen, die Sie nie genehmigen. Wenn jemand Ihre Auswertung durchgeführt hat, aber nicht zu Ihren Klientinnen oder Klienten gehört, lassen Sie die Person einfach ausstehend.
Jemanden genehmigen
- Öffnen Sie My Students / My Clients / My Employees (Meine Schülerinnen und Schüler / Meine Klientinnen und Klienten / Meine Mitarbeitenden) in der Seitenleiste. (Ihr Organisationstyp bestimmt, welchen Begriff Sie sehen – es handelt sich um dieselbe Ansicht.)
- Filtern Sie nach Pending Approvals (Ausstehende Genehmigungen).
- Suchen Sie die Person und wählen Sie in deren Zeile Accept (Annehmen).
- Lesen Sie den Dialog. Er zeigt, wie viele abgerechnete Klientinnen und Klienten Sie derzeit im Verhältnis zu Ihrem Limit haben.
- Wählen Sie Approve & take a place (Genehmigen und einen Platz belegen).
Die Zeilenaktion heißt Accept und der dadurch geöffnete Dialog heißt Approve. Es handelt sich um dieselbe Aktion.
Was sich für die Person ändert
Vor der Genehmigung hat eine Person Ihre Auswertung durchgeführt und verfügt über ihre eigenen Ergebnisse. Durch die Genehmigung wird sie mit Ihnen verknüpft – sie wird in Ihre aktive Liste aufgenommen und erhält Zugriff auf die Beratungsbereiche, in denen Sie gemeinsam arbeiten.
Außerdem werden Sie zur benannten Beratungsperson für diesen Beratungsdienst. Die teilnehmende Person sieht Ihren Namen; er wird auch über der Unterschriftszeile auf dem Plan gedruckt, den Sie später gemeinsam unterzeichnen. Kolleginnen und Kollegen können den Dienst weiterhin öffnen und darin arbeiten – niemand wird ausgeschlossen –, aber die Ansicht zeigt, wessen Fall es ist, und erfasst den Termin für Sie und die teilnehmende Person.
Wenn die falsche Person jemanden genehmigt hat, kann eine Organisationsadministration den Fall neu zuweisen; siehe Kolleginnen und Kollegen hinzufügen und was ein Sitzplatz kostet.
Mehrere Personen gleichzeitig genehmigen
Wählen Sie die entsprechenden Zeilen aus und verwenden Sie die Schaltfläche Approve (Genehmigen). Die Kosten sind dieselben wie bei einer Einzelgenehmigung: Jede Person belegt einen Platz.
Wenn keine Plätze mehr verfügbar sind
Die Genehmigung schlägt fehl, sobald Sie Ihr Limit erreicht haben – die Prüfung erfolgt bei jeder Genehmigung, sodass Sie nicht versehentlich über das Limit hinausgehen können.
Was Sie tun können, hängt von Ihrem Organisationstyp ab:
- Praxis oder Agentur – Wenn Sie heute jemanden archivieren, wird dadurch heute kein Platz frei. Sie benötigen eine Bindung, deren 12 Monate bereits abgelaufen sind, oder einen größeren Tarif.
- Schule – Wenn Sie eine Schülerin oder einen Schüler archivieren, deren bzw. dessen Betreuung abgeschlossen ist, wird der Platz sofort frei.
Die Limits Ihres Tarifs finden Sie auf der Seite Abrechnung.
Verwandte Themen
- Status der Teilnehmenden – ausstehend, aktiv, archiviert sowie die separaten Phasen der Pipeline
- Was Sie nicht tun können – einschließlich der Erklärung, warum es keine Schaltfläche „Klient hinzufügen“ gibt
- Eine Auswertung teilen – wie Personen überhaupt hinzukommen