Administrativ assistent

Sammensætte dokumenter, der kommer fra en fotokopieringsmaskine, posten eller den daglige drift i en virksomhed.

Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

Håndtere post under hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål, sundheds- og sikkerhedskrav og specifikationer for forskellige former for post.

Programlægge, forberede og løse opgaver, der skal udføres dagligt på kontorer, som f.eks. afsendelse af post, modtagelse af forsyninger, opdatering af ledere og medarbejdere, og drift uden problemer.

Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

Administrere reservationsplanen for konferencer og møder af intern eller ekstern art. Undersøge og reservere rejser eller logi til kontorpersonale.

Anvende softwareværktøjer til at generere og redigere data i tabelform med henblik på at foretage matematiske beregninger, tilrettelægge data og oplysninger, udarbejde diagrammer baseret på data og hente data.

Forvalte forskellige dataformater og filer ved navngivning, offentliggørelse, omdannelse og deling af filer og dokumenter og transformering af filformater.

Ajourføre selskabets lovpligtige fortegnelser med de relevante oplysninger om direktører og sekretærer, ledelsesinteresserne og aktiebogen.

Søge og indsamle oplysninger, der er relevante for udviklingen af virksomheder på forskellige områder, som spænder fra jura, regnskab, finans til kommercielle spørgsmål.

Formidle intern kommunikation via de forskellige kommunikationskanaler, som en virksomhed råder over.

Oprette et registreringssystem. Udarbejde et katalog over dokumenter. Etikettere dokumenter m.v.

Tilrettelægge og klassificere fortegnelser over udarbejdede rapporter og korrespondance vedrørende udført arbejde samt statusopgørelser over opgaver.

Besvare spørgsmål, løse tvivlsspørgsmål og løse forespørgsler vedrørende generelle institutionelle og virksomhedsrelaterede oplysninger såsom programregler, regler og procedurer. Bistå med information til både arbejdstagere og den brede offentlighed.

Udfylde forskellige formularer med nøjagtige oplysninger, en læselig skrift og inden for en rimelig frist.

Sikre, at følge- og registreringsstandarder og regler for dokumentforvaltning følges, f.eks. sikre, at ændringer identificeres, at dokumenterne forbliver læsbare, og at forældede dokumenter ikke anvendes.