Kontormedarbejder

Sammensætte dokumenter, der kommer fra en fotokopieringsmaskine, posten eller den daglige drift i en virksomhed.

Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

Håndtere post under hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål, sundheds- og sikkerhedskrav og specifikationer for forskellige former for post.

Programlægge, forberede og løse opgaver, der skal udføres dagligt på kontorer, som f.eks. afsendelse af post, modtagelse af forsyninger, opdatering af ledere og medarbejdere, og drift uden problemer.

Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

Koncipere, forberede og udstede korrespondance til kunder med oplysning om udestående regninger, merchandising eller breve med undskyldninger eller med lykønskninger.

Administrere reservationsplanen for konferencer og møder af intern eller ekstern art. Undersøge og reservere rejser eller logi til kontorpersonale.

Omdele breve, aviser, pakker og private meddelelser til kunder.

Anvende softwareværktøjer til at generere og redigere data i tabelform med henblik på at foretage matematiske beregninger, tilrettelægge data og oplysninger, udarbejde diagrammer baseret på data og hente data.

Forvalte forskellige dataformater og filer ved navngivning, offentliggørelse, omdannelse og deling af filer og dokumenter og transformering af filformater.

Formidle intern kommunikation via de forskellige kommunikationskanaler, som en virksomhed råder over.

Gøre brug af forskellige typer kommunikationskanaler såsom mundtlig, håndskreven, digital og telefonisk kommunikation med det formål at opbygge og udveksle idéer eller oplysninger.

Oprette et registreringssystem. Udarbejde et katalog over dokumenter. Etikettere dokumenter m.v.

Klargøre dokumenter til arkivering, sikre, at der let kan opnås adgang til oplysninger til enhver tid.

Udfylde forskellige formularer med nøjagtige oplysninger, en læselig skrift og inden for en rimelig frist.

Indtaste oplysninger i et datalagrings- og dataudtrækningssystem via processer såsom scanning, manuel indtastning eller elektronisk dataoverførsel med henblik på at behandle store mængder data.

Besvare og kommunikere med kunderne på den mest effektive og hensigtsmæssige måde for at sætte dem i stand til at få adgang til de ønskede produkter eller tjenester eller til enhver anden form for hjælp, de måtte ønske.

Tilpasse form og indhold for at sikre, at de passer sammen.

Behandle instruktioner, sædvanligvis mundtlige, som afgives af ledere, og direktiver om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Notere, forespørge om og træffe foranstaltninger i forhold til de anmodninger, der er fremsat.

Anvende reglerne for retstavning og grammatik og sikre sammenhæng i tekster.

Sortere korrespondance og vedhæfte tidligere optegnelser eller filer med korrespondance med indkommende post.