Referent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů
Snímek
Referenti pro správu dokumentů zajišťují, aby dokumenty potřebné pro chod a každodenní činnost jejich organizace byly správně zaevidovány, zařazeny a archivovány a na vyžádání zpřístupněny různým útvarům nebo veřejnosti. Dohlížejí na provádění interních postupů a podporují správné postupy v oblasti správy dokumentů v organizaci a poskytují školení o postupech v oblasti správy dokumentů ostatním zaměstnancům. Mohou provozovat systémy pro správu elektronických záznamů (ERMS - Electronic Records Management System), systémy pro správu elektronických dokumentů (EDMS - Electronic Document Management System) a systémy pro správu archivů (AMS - Archives Management System) a poskytovat podporu při určování souvisejících technických požadavků.
Práce referenta/referentky pro správu dokumentů zahrnuje komplexní správu dokumentů v rámci organizace. Denně se zabýváte evidencí, tříděním, archivací a zpřístupňováním dokumentů různým oddělením i veřejnosti. Důležitou součástí je také podpora správných postupů v oblasti správy dokumentů a školení ostatních zaměstnanců.
- • Zajištění správného zaevidování, zařazení a archivace dokumentů.
- • Dohled nad dodržováním interních postupů v oblasti správy dokumentů.
- • Školení zaměstnanců o postupech správy dokumentů.
Kde je toto povolání žádané
Nahlášený nedostatek a přebytek pracovních sil, podle roku. Zveřejňuje se pro skupiny povolání, nikoli pro jednotlivé pracovní pozice.
Sytější barva: hlášeno stejně více let po sobě.
Čísla se týkají skupiny Vedoucí a řídící pracovníci v oblasti výroby, informačních technologií, vzdělávání a v příbuzných oborech — 186 povolání včetně tohoto.
Nedostatek: Netherlands, Spain.
Nejdéle trvající nedostatek: Netherlands, 4 roky.
Vyberte území na mapě a zobrazí se jeho čísla.
O tomto zdroji›
Zdroj: ELA/EURES, nedostatek a přebytek pracovních sil. Údaje se zveřejňují na úrovni skupiny povolání a pokrývají Evropu. Vydání se liší uspořádáním přílohy i rozsahem zemí, takže rozdíl mezi roky neznamená vždy, že se trh práce změnil. Země v šedé nebyly nahlášeny, což není totéž jako být v rovnováze.
What these words mean
The four things this section reports
- Reported demand
- Whether employers report needing people in this job — a judgement published by a national or EU body, not a count.
- Where it is heading
- Which way employment in this job is expected to move over the coming years, from an official projection.
- Openings
- Roughly how many openings arise — from growth and from people leaving the job.
- Typical pay
- What people in this job typically earn where the source publishes it. Blank does not mean unpaid; it means nobody publishes it for that place.
A measure is left out when nobody publishes it for that place, rather than shown as zero.
Which way the market leans for you
- In your favour
- More openings than people looking — employers are competing for candidates.
- Balanced
- Openings and candidates are roughly matched.
- Competitive
- More people looking than openings — expect to compete.
- Mixed evidence
- Sources disagree, or the same occupation group is short in one part and oversupplied in another.
Every source resolves to one of these four, so there is a single vocabulary to learn. What differs is the evidence behind it, which is printed underneath each verdict — a measured ratio of openings to jobseekers, or an assessment published by a national body.
How this job compares with other jobs in the same country
- Strong
- Among the strongest in that country
- Good
- Stronger than most jobs in that country
- Mixed
- About typical for that country
- Weak
- Weaker than most jobs in that country
This is a rank within one country, not a score you can carry across borders — the registers behind two countries count different people, so the same number means different things in each. It is also why a job can be among the strongest in a country and still show as Competitive: it leads the field in a market that is crowded overall.
Where these come from
Every figure is published by a national statistics office, a public employment service or an EU body, and each card names its source and the period it covers. Some places are counted monthly, others assessed once or twice a year, so two places on the same map can be describing different moments — the date is always shown.
None of this predicts one person's chances. It describes a market.
Prozkoumat více
Najděte svou kariérní cestu a poznejte vědu za našimi doporučeními.
Sedí vámreferent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů?
Odpovězte na tři rychlé otázky. Toto není úplné hodnocení – je to upoutávka, která vám pomůže rozhodnout, zda svůj profil porovnat.
Máte rádi úkoly, které vyžadujíIntegrita?
Máte rádi úkoly, které vyžadujíSpolehlivost?
Máte rádi úkoly, které vyžadujíVztahy?
Budoucí perspektiva pro referent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů
The outlook for referent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.
Jak se tyto výsledky počítají?
Index odolnosti (0–100) odhaduje, jak strukturálně chráněno je toto povolání před automatizací a narušením AI na základě analýzy na úrovni úkolů. Vyšší skóre znamená více úkolů náročných na lidský úsudek. Expozice AI ukazuje odhadované procento pracovních hodin, které by mohly být ovlivněny současnými možnostmi AI. Jedná se o strukturální ukazatele odvozené z modelu, nikoli předpovědi individuální jistoty zaměstnání.
Jak by se mohloreferent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentůzměnit s rostoucím zaváděním umělé inteligence?
Několik oblastí úkolů se může přesunout k pracovním postupům podporovaným umělou inteligencí, takže rekvalifikace se stává důležitější.
Ilustrativní scénář založený na automatizovatelnosti úkolů — nikoli předpověď. Hodnoty se zaokrouhlují, čím dále do budoucna se díváte.
Jak by se mohloreferent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentůzměnit s rostoucím zaváděním umělé inteligence?
Několik oblastí úkolů se může přesunout k pracovním postupům podporovaným umělou inteligencí, takže rekvalifikace se stává důležitější.
Ilustrativní scénář založený na automatizovatelnosti úkolů — nikoli předpověď. Hodnoty se zaokrouhlují, čím dále do budoucna se díváte.
Jak může AI změnit tuto roli
Deterministická, na modelu založená interpretace signálů aktuální role – není zárukou nahrazení.
Co ještě záleží na lidech
- brát ohled na zásady ochrany údajů
- uplatňovat informační bezpečnostní politiky
- pracovat v mezinárodním prostředí
Kde se AI může stát druhým pilotem
- analyzovat obchodní procesy
- sledovat vývoj v oblasti odborných znalostí
Úkoly nejvíce vystavené automatizaci
- zajišťovat řádnou správu dokumentů
- využívat software pro uchovávání dat
- vytvářet klasifikační systémy
Životní funkce a AI vektory
vektory expozice AI
0-100%Expozice vůči analýze podporované AI, rozpoznávání vzorů a úlohám prediktivního modelování
Expozice vůči generování obsahu, kreativnímu zvýšení a nástrojům velkých jazykových modelů
Expozice vůči automatizaci pracovního toku, softwaru na podporu rozhodování a digitalizaci procesů
Expozice vůči fyzické automatizaci, robotice a senzorem řízenému posunu úloh
Technické detaily
NexFuture v3.0 odhaduje expozici automatizaci přímo ze základních skupin dovedností ESCO, vážených podle objemu dovedností a kalibrovaných podle expertních kotev. Skóre jsou pravděpodobnostní odhady, nikoli záruky. Úplné podrobnosti naleznete v metodickém dokumentu NexFuture.
Měří vystavení automatizaci. Neměří mzdu, poptávku ani počet pracovních míst ve vašem okolí.
Co lidé v této roli obvykle dělají
Management a podnikání
Typický den jakoreferent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů
09 09:00 · ráno nastavovat systém kontroly dokumentace
10 10:30 · Dopoledne řídit archiv
12 12:00 · poledne brát ohled na zásady ochrany údajů
14 14:00 · odpoledne pracovat v mezinárodním prostředí
15 15:30 · Pozdě odpoledne řídit systémy sběru dat
17 17:00 · Zábal spravovat digitální archivy
Pořadí úkolů je ilustrativní. Jednotlivé dny se liší.
druhy dokumentace
Charakteristiky různých druhů interní a externí dokumentace podle životního cyklu výrobku a specifické typy jejich obsahu.
důvěrnost informací
Mechanismy a předpisy, které umožňují selektivní kontrolu přístupu a zaručují, že přístup k údajům mají pouze oprávněné strany (osoby, procesy, systémy a zařízení), způsob, jak zajistit soulad s předpisy pro důvěrné informace a vyvarovat se rizika jejich nedodržení.
informační architektura
Metody, jakými jsou informace generovány, strukturovány, uchovávány, udržovány, propojovány, vyměňovány a používány.
infrastruktura ICT
Systém, síť, hardwarové a softwarové aplikace a součásti, jakož i zařízení a procesy, které jsou používány za účelem vývoje, testování, poskytování, monitorování, kontroly nebo podpory služeb informačních a komunikačních technologií.
interní politika řízení rizik
Interní politika řízení rizik, která identifikuje a hodnotí rizika v prostředí informačních technologií a stanovuje, které z nich jsou nejdůležitější. Metody používané k minimalizaci, sledování a kontrole možnosti a dopadu katastrofálních událostí, které mají dopad na dosažení obchodních cílů.
kategorizace informací
Postup třídění informací do kategorií a zobrazování vztahů mezi údaji pro určité jasně definované účely.
modelování obchodních procesů
Nástroje, metody a notace, jako je modelování a notace obchodních procesů (BPMN) a jazyk provádění obchodních procesů (BPEL), používané k popisu a analýze vlastností obchodního procesu a modelování jeho dalšího vývoje.
ochrana dat
Zásady, etické otázky, předpisy a protokoly o ochraně údajů.
správa dokumentů ICT
Metodika pro systematické a organizované sledování, řízení a uchovávání dokumentů a vedení záznamů o verzích vytvořených a upravených konkrétními uživateli (sledování historie).
systémy řízení databází
Nástroje pro vytváření, aktualizaci a správu databází, jako jsou Oracle, MySQL a Microsoft SQL Server.
- digitalizace
-
vytvářet klasifikační systémy
Organizovat archiv nebo obchodní záznamy, vytvářet klasifikační systémy pro usnadnění přístupu ke všem informacím.
-
nastavovat systém kontroly dokumentace
Vytvořit a udržovat systém kontroly dokumentace.
-
spravovat metadata obsahu
Uplatňovat metody a postupy správy obsahu za účelem definování a používání konceptů metadat, jako jsou údaje o tvorbě, za účelem popisu, organizace a archivace obsahu, jako jsou dokumenty, video a audio soubory, aplikace a obrázky.
-
řídit systémy sběru dat
Vypracovat a řídit metody a strategie, které se používají k maximalizaci kvality údajů a statistické účinnosti při shromažďování údajů, aby se zajistilo, že shromážděné údaje budou optimalizovány pro další zpracování.
-
organizovat informace
Uspořádat informace v souladu se stanoveným souborem pravidel. Katalogizovat a klasifikovat informace na základě charakteristik těchto informací.
-
řídit archiv
Dohlížet na jiné osoby s cílem zajistit, aby dokumenty, soubory a objekty byly řádně označeny, uskladněny a uchovávány v souladu se standardy a předpisy pro archivaci.
-
kontrolovat záznamy
Kontrolovat elektronické záznamy organizace v průběhu jejich celého životního cyklu a dohlížet na ně.
-
zprostředkovat přístup k informacím
Připravovat dokumenty k archivaci; zajistit, aby informace byly snadno a vždy přístupné.
-
spravovat digitální archivy
Vytvářet a udržovat počítačové archivy a databáze zahrnující nejnovější vývoj v oblasti technologie pro uchovávání elektronických informací.
-
brát ohled na zásady ochrany údajů
Zajistit, aby přístup k osobním či institucionálním údajům byl v souladu s právním a etickým rámcem, jímž se tento přístup řídí.
-
uplatňovat informační bezpečnostní politiky
Provádět politiky, metody a předpisy v oblasti bezpečnosti údajů a informací s cílem respektovat zásady důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
-
pracovat v mezinárodním prostředí
Dovést vlastní kariérní postup na mezinárodní úroveň, která často vyžaduje schopnost interakce, porozumění a komunikace s jednotlivci z různých kultur.
-
sledovat vývoj v oblasti odborných znalostí
Držet krok s novým výzkumem, předpisy a dalšími významnými změnami souvisejícími s trhem práce nebo jiným způsobem, vyskytujícím se v oblasti specializace.
-
rozvíjet vnitřní zásady a postupy organizace
Vypracovávat a kontrolovat provádění vnitřních zásad a postupů a zdokumentovat a podrobně popsat postupy pro činnosti organizace na základě jejího strategického plánování.
-
využívat software pro uchovávání dat
Využívat specializované aplikace a software pro sběr a uchovávání digitálních informací.
-
analyzovat obchodní procesy
Prozkoumat přínos pracovních procesů k dosažení obchodních cílů a sledovat jejich účinnost a produktivitu.
-
zajišťovat řádnou správu dokumentů
Zaručit, že jsou dodržovány normy a pravidla sledování a zaznamenávání dokumentů pro správu dokumentů, jako je zajištění toho, aby byly identifikovány změny, aby dokumenty byly čitelné a aby se nepoužívaly zastaralé dokumenty.
-
aplikovat organizační metody
Využít soubor organizačních technik a postupů, které usnadňují dosažení stanovených cílů, jako je podrobné plánování letových řádů. Využívat tyto zdroje efektivně a udržitelně a v případě potřeby prokázat flexibilitu.
-
školit zaměstnance
Vést zaměstnance prostřednictvím procesu, v rámci něhož si osvojují nezbytné dovednosti pro potřeby pracovního místa. Organizovat činnosti zaměřené na představení práce a systémů nebo zlepšování výkonu jednotlivců a skupin v rámci organizace.
DNA dovednosti
Rysy pracovní osobnosti a hodnoty, které definují tuto roli
Podívejte se, zda tato role odpovídá vaší kariérní DNA
Udělejte si bezplatný test Career DNA a zjistěte, jakreferent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentůodpovídá vašim zájmům, pracovnímu stylu a budoucí cestě. Za méně než 10 minut získáte personalizovaný fit signál a plán, co dělat dál.
Naskenujte a pokračujte na mobiluPath to become a referent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů
What it typically takes to qualify: education level, where it is a regulated profession, and where to study.
Magisterský stupeň
Real programmes leading to this occupation, by country.
Master of Science in Information and Library Management
Diploma in Genealogy
Master of Arts (Archives & Records Management)
Postgraduate Diploma in Science in Information and Library Management
Bachelor of Knowledge and Information Management
Advanced course in archival sciences
Cesty růstu a podobné role
Prozkoumejte typické cesty kariérního postupu, související dovednosti a podobné role a naplánujte si další přechod.
Kam se vejdereferent pro správu dokumentů/referentka pro správu dokumentů?
Skóre podobnosti založené na překrývání dovedností z dat ESCO.
spisový manipulant/spisová manipulantka
16% podobnostarchivář/archivářka
10% podobnostpověřenec pro ochranu osobních údajů/pověřenkyně pro ochranu osobních údajů
10% podobnostadministrativní pracovník/administrativní pracovnice
9% podobnostanalytik podnikových ICT/analytička podnikových ICT
8% podobnostmanažer informační bezpečnosti/manažerka informační bezpečnosti
8% podobnostČasto kladené otázky
- Jaké systémy pro správu dokumentů mohu očekávat, že budu používat?
- V závislosti na organizaci můžete pracovat s různými systémy, jako jsou ERMS, EDMS nebo AMS. Důležité je mít zájem o učení se novým technologiím a schopnost se s nimi rychle seznámit.
- Je nutné mít předchozí zkušenosti s archivováním nebo správou dokumentů?
- Zkušenosti jsou výhodou, ale ne vždy nezbytné. Důležitější je pečlivost, organizační schopnosti a ochota se učit. Mnoho organizací poskytuje školení a podporu pro nové zaměstnance.
- Jaké dovednosti jsou pro tuto pozici nejdůležitější?
- Kromě organizačních schopností a pečlivosti je důležitá i komunikační zdatnost (pro školení zaměstnanců) a schopnost pracovat s počítačovými systémy a softwarem pro správu dokumentů.
- Referent Pro Správu Dokumentů/Referentka Pro Správu Dokumentů — kolik se za to platí ve Spojených státech?
- 108 970 dolarů ročně v mediánu, k 2025-05. Mediány jednotlivých států se pohybují od 60 470 do 156 590 dolarů. Zdroj: US Bureau of Labor Statistics. Údaj se týká Spojených států a není projekcí pro Evropu.