Administrativní asistent/administrativní asistentka

Spojit dohromady dokumenty z fotokopírky, pošty nebo každodenního provozu podniků.

Vhodně a včas využívat kancelářské systémy používané v obchodních zařízeních v závislosti na cíli, ať už se jedná o sběr zpráv, uchovávání informací o klientovi nebo plánování agendy. To zahrnuje správu systémů, jako je řízení vztahů se zákazníky, správa dodavatelů, ukládání dat a systémy hlasové schránky.

Zpracovávat poštu s ohledem na záležitosti ochrany dat, požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví a specifikace různých druhů pošty.

Naplánovat, připravit a provádět činnosti, které je nezbytné vykonávat v kanceláři každý den, jako je vyřizování pošty, přijímání dodávek, informování vedoucích pracovníků a zaměstnanců, a udržovat plynulý provoz operací.

Přijímat, zpracovávat a předávat osobám zprávy, které pocházejí z telefonních hovorů, faxů, poštovních zásilek a e-mailů.

Spravovat harmonogram interních i externích konferencí a zasedání. Vyhledávat možnosti a provádět rezervace dopravy a ubytování pro administrativní pracovníky.

Používat softwarové nástroje k vytváření a úpravě tabulek, které umožní provádět matematické výpočty, organizovat údaje a informace, vytvářet diagramy založené na datech a jejich opětovné vyhledávání.

Řídit různé datové formáty a soubory uvedením jména, zveřejněním, transformací a sdílením souborů a dokumentů a transformací formátů souborů.

Vést aktualizované povinné záznamy společnosti s příslušnými informacemi o ředitelích a jednatelích, zájmech ředitelů a vést rejstřík akcionářů.

Vyhledávat a shromažďovat informace relevantní pro rozvoj podniků v různých oblastech od právních, účetních a finančních až po obchodní záležitosti.

Šířit interní sdělení prostřednictvím různých komunikačních kanálů, které má společnost k dispozici.

Vytvořit systém evidence. Napsat katalog dokumentů. Označit dokumenty štítkem atd.

Organizovat a třídit záznamy připravených zpráv a korespondence týkající se prováděných prací a záznamů o pokroku při plnění úkolů.

Odpovídat na otázky, reagovat na nejasnosti a dotazy týkající se obecných informací o instituci nebo společnosti, jako jsou programová pravidla, předpisy a postupy. Poskytovat informace jak zaměstnancům, tak i široké veřejnosti.

Vyplňovat tiskopisy různé povahy včas, správně a čitelně.

Zaručit, že jsou dodržovány normy a pravidla sledování a zaznamenávání dokumentů pro správu dokumentů, jako je zajištění toho, aby byly identifikovány změny, aby dokumenty byly čitelné a aby se nepoužívaly zastaralé dokumenty.