Výkonný asistent/výkonná asistentka

Vhodně a včas využívat kancelářské systémy používané v obchodních zařízeních v závislosti na cíli, ať už se jedná o sběr zpráv, uchovávání informací o klientovi nebo plánování agendy. To zahrnuje správu systémů, jako je řízení vztahů se zákazníky, správa dodavatelů, ukládání dat a systémy hlasové schránky.

Naplánovat a potvrdit schůzky pro personál kanceláře, většinou pro vedoucí pracovníky a přímé zaměstnance, s externími stranami.

Přijímat, zpracovávat a předávat osobám zprávy, které pocházejí z telefonních hovorů, faxů, poštovních zásilek a e-mailů.

Plnit administrativní úkoly, jako je archivace, sepisovat zprávy a udržovat poštovní korespondenci.

Vést akce prostřednictvím řízení rozpočtu, logistiky, podpory akcí, bezpečnosti, nouzových plánů a návazných opatření.

Domluvit a naplánovat pracovní schůzky nebo setkání pro klienty či nadřízené.

Připravovat rozvrh činností, včetně postupů, schůzek a pracovní doby.

Plánovat všechna opatření pro služební cesty, včetně přípravy letových plánů a rezervace jízdenek, večeře a ubytování.

Spolupracovat s manažery jiných oddělení, aby se zajistily efektivní služby a komunikace, tj. prodej, plánování, nákup, obchod, distribuce a technické služby.

Provádět politiky, metody a předpisy v oblasti bezpečnosti údajů a informací s cílem respektovat zásady důvěrnosti, integrity a dostupnosti.

Dodržovat soubor pravidel, která stanoví nezveřejňování informací, s výjimkou sdělení informací jiné oprávněné osobě.

Vytvářet pozitivní, dlouhodobý vztah mezi organizací a zúčastněnými třetími stranami, jako jsou dodavatelé, distributoři, akcionáři a další zúčastněné strany, s cílem informovat je o organizaci a jejích cílech.

Vyjadřovat záměry a chovat se srozumitelným a transparentním způsobem, podporovat vzájemnost a stanovit základy pro důvěryhodné a spolehlivé propojení lidí a týmů.

Vytvářet návrhy e-mailů, dopisů a jiných písemných dokumentů na základě klíčových slov nebo klíčových pojmů vymezujících obsah. Zvolit vhodný formát a styl jazyka podle druhu dokumentu.

Vyhledávat a shromažďovat informace relevantní pro rozvoj podniků v různých oblastech od právních, účetních a finančních až po obchodní záležitosti.

Používat softwarové nástroje k vytváření a úpravě tabulek, které umožní provádět matematické výpočty, organizovat údaje a informace, vytvářet diagramy založené na datech a jejich opětovné vyhledávání.

Využívat různé druhy komunikačních kanálů, jako je verbální, ručně psaná, digitální a telefonická komunikace s cílem budovat a sdílet myšlenky nebo informace.

Zpracovat pokyny, obvykle ústně, poskytované řídícími pracovníky a směrnice o činnostech, které se mají vykonat. Vzít na vědomí oprávněné požadavky, informovat se o nich a v souvislosti s nimi podniknout kroky.