Спеціаліст із підтримки проєкту/спеціалістка із підтримки проєкту

Завершувати бухгалтерський звіт за проєктом. Готувати фактичний бюджет, порівнювати розбіжності між запланованим і фактичним бюджетом та робити остаточні висновки.

Готувати, складати та передавати звіти з детальним аналізом витрат на пропозицію та бюджетні плани компанії. Заздалегідь аналізувати фінансові або соціальні витрати та вигоди проєкту або інвестиції протягом певного періоду часу.

Вчасно надавати точну та актуальну інформацію всім сторонам, що беруть участь у проєкті.

Реєструвати планування та розробку проєктів, етапи роботи, необхідні ресурси та кінцеві результати з метою представлення та відстеження реалізованих та поточних проєктів.

Зберігати файли та документи проєкту в центральному репозиторії проєктів, доступному для керівника проєкту та всіх проєктних команд. Використовувати доступні онлайн-інструменти та спеціальне програмне забезпечення.

Стежити за тим, щоб адміністративні системи, процеси та бази даних були ефективними та добре керованими, а також забезпечувати надійну основу для спільної роботи з адміністративним службовцем / персоналом / фахівцем.

Проводити екскурсію по компанії для нових співробітників, знайомити їх з колегами, пояснювати їм корпоративну культуру, розпорядок і методи роботи та влаштовувати їх на робоче місце.

Оцінювати заходи, які здійснюються під час виконання проєкту (від ініціювання до закриття), щоб забезпечити відповідність заданій методології, спрямованій на забезпечення ефективного виконання проєктів у межах визначених обмежень. Це може бути підкріплено використанням стандартних контрольних списків забезпечення якості, адаптованих для використання в конкретній організації.

Організовувати зустрічі в рамках проєкту, зокрема, стартову зустріч проєкту та зустріч з огляду проєкту. Планувати порядок денний зустрічей, організовувати конференц-зв’язок, задовольняти будь-які логістичні потреби та готувати документацію або роздаткові матеріали, необхідні для зустрічей. Забезпечувати участь команди проєкту, замовника проєкту та інших зацікавлених сторін. Складати та розповсюджувати протоколи зустрічей.

Здійснювати точні розрахунки часу, необхідного для виконання майбутніх технічних завдань, на основі минулої та теперішньої інформації та спостережень, або планувати приблизну тривалість окремих завдань у конкретному проєкті.

Навчати співробітників та давати їм вказівки через процес, під час якого вони навчаються необхідних навичок для перспективної роботи. Організовувати заходи, спрямовані на ознайомлення з роботою та системами або покращення продуктивності окремих осіб і груп в організаційних умовах.

Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.