Funcționar/funcționară

Organizează documentele care vin de la copiator, corespondența sau operațiunile curente ale întreprinderilor.

Utilizează în mod adecvat și prompt sisteme birotice utilizate în cadrul unităților comerciale, în funcție de scop, pentru colectarea de mesaje, stocarea informațiilor despre client sau stabilirea programului. Aceasta include administrarea sistemelor, cum ar fi sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții, de gestionare a furnizorilor, de stocare și de mesagerie vocală.

Gestionează corespondența, ținând seama de aspectele legate de protecția datelor, de cerințele în materie de sănătate și siguranță, precum și de specificațiile diferitelor tipuri de corespondență.

Programează, pregătește și realizează activitățile cotidiene necesare în birouri, cum ar fi expedierea prin poștă, primirea consumabilelor, informarea personalului de conducere și a angajaților, precum și păstrarea bunei funcționări a activităților.

Primește, prelucrează și transmite către persoane mesajele care provin din apeluri telefonice, faxuri, servicii poștale și e-mailuri.

Redactează, pregătește și trimite corespondența clienților, informându-i cu privire la facturi în curs de plată, comunicări privind comercializarea produselor, scrisori de exprimare a scuzelor sau scrisori de salutări.

Gestionează programul de rezervare pentru conferințe și reuniuni cu caracter intern sau extern. Caută oferte și face rezervări pentru transport sau cazare pentru personalul de birou.

Distribuie corespondența poștale, ziare, colete și mesaje personale către clienți.

Utilizează instrumente software pentru crearea și editarea datelor tabelare pentru a efectua calcule matematice, pentru a organiza date și informații, pentru a crea diagrame bazate pe date și pentru a le prelua.

Gestionează diferite formate și fișiere de date prin denumirea, publicarea, transformarea și partajarea de fișiere și documente și transformarea formatelor de fișiere.

Diseminează comunicările interne utilizând diferitele canale de comunicare pe care o societate le are la dispoziție.

Utilizează diferite tipuri de canale de comunicare, cum ar fi comunicarea verbală, scrisă de mână, digitală și telefonică, cu scopul de a construi și a face schimb de idei sau de informații.

Creează un sistem de arhivare. Întocmește un catalog de documente. Etichetează documentele etc.

Pregătește documentele pentru arhivare; se asigură că informațiile pot fi accesate cu ușurință în orice moment.

Completează cu promptitudine formulare de natură diferită cu informații exacte și caligrafie lizibilă.

Introduce informații într-un sistem de stocare și de extragere a datelor prin intermediul unor procese precum scanarea, introducerea manuală a datelor sau transferul electronic de date pentru prelucrarea unor cantități mari de date.

Răspunde și comunică cu clienții în modul cel mai eficient și adecvat pentru a le permite acestora să aibă acces la produsele sau serviciile dorite sau la orice alt tip de ajutor de care aceștia ar putea avea nevoie.

Ajustează forma și conținutul pentru a se asigura că se potrivesc.

Procesează instrucțiunile, de regulă orale, furnizate de manageri și indicațiile cu privire la acțiunile care trebuie întreprinse. Ia act, solicită informații și ia măsuri în legătură cu solicitările depuse.

Aplică regulile de ortografie și gramatică și asigură coerența în texte.

Sortează corespondența și anexează înregistrări sau dosare de corespondență anterioare cu mesajele primite.