Funcționar responsabil de gestionarea documentelor/funcționară responsabilă de gestionarea documentelor

Organizează dosarele de arhivă sau documentele de activitate economică; elaborează sisteme de clasificare pentru a facilita accesul la toate informațiile.

Instituie și menține un sistem de control al documentației

Aplică metode și proceduri de gestionare a conținutului pentru a defini și a utiliza concepte de metadate, cum ar fi date de creare, pentru a descrie, a organiza și a arhiva conținut cum ar fi documentele, fișierele video și audio, aplicațiile și imaginile.

Dezvoltă și gestionează metode și strategii utilizate pentru a maximiza calitatea datelor și eficiența statistică în colectarea datelor, pentru a se asigura că datele culese sunt optimizate pentru prelucrare ulterioară.

Organizează informațiile în conformitate cu un set de norme specificate. Cataloghează și clasifică informațiile pe baza caracteristicilor acestor informații.

Supervizează alte persoane pentru a se asigura că documentele, dosarele și obiectele sunt corect etichetate, stocate și păstrate în conformitate cu standardele și reglementările din domeniul arhivelor.

Controlează și supraveghează înregistrările electronice ale unei organizații pe parcursul ciclului de viață al înregistrărilor.

Pregătește documentele pentru arhivare; se asigură că informațiile pot fi accesate cu ușurință în orice moment.

Creează și întreține arhivele și bazele de date informatice, încorporând cele mai recente evoluții în ceea ce privește tehnologia electronică de stocare a informațiilor.

Se asigură de faptul că accesul la datele cu caracter personal sau la cele instituționale se realizează în conformitate cu cadrul juridic și etic care reglementează respectivul acces.

Implementează politici, metode și reglementări pentru securitatea datelor și informațiilor pentru a respecta principiile confidențialității, integrității și disponibilității.

Îndrumă cariera la nivel internațional, ceea ce adesea presupune capacitatea de a interacționa, de a relaționa și de a comunica cu persoane aparținând unor culturi diferite.

Țină pasul cu noile cercetări, reglementări și alte modificări semnificative legate de piața muncii sau de alte aspecte, care au loc în domeniul de specializare.

Elaborează și supraveghează punerea în aplicare a politicilor care vizează documentarea și detalierea procedurilor pentru operațiunile organizației în lumina planificării strategice a acesteia.

Utilizează aplicațiile și programele informatice specializate pentru culegerea și păstrarea informațiilor digitale.

Studiază contribuția proceselor de lucru la obiectivele comerciale și monitorizează eficiența și productivitatea acestora.

Garantează că sunt respectate standardele și normele de urmărire și înregistrare pentru managementul documentelor, cum ar fi asigurarea faptului că modificările sunt identificate, că documentele rămân lizibile și că nu se utilizează documente vechi.

Utilizează un ansamblu de tehnici și proceduri organizaționale care facilitează atingerea obiectivelor stabilite, cum ar fi planificarea detaliată a programelor de lucru ale personalului. Utilizează aceste resurse în mod eficient și durabil și dă dovadă de flexibilitate atunci când este necesar.

Conduce și ghidează angajații printr-un proces în care aceștia sunt învățați competențele necesare pentru posibilul loc de muncă. Organizează activități menite să prezinte activitatea și sistemele sau să îmbunătățească performanțele persoanelor și ale grupurilor în mediile organizaționale.