Empregado de escritório/Empregada de escritório

Organizar os documentos provenientes da fotocopiadora, a correspondência ou as atividades diárias das empresas.

Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

Processar correspondência tendo em consideração as questões relacionadas com a proteção de dados, os requisitos de saúde e segurança e as especificações dos diferentes tipos de correspondência.

Programar, preparar e realizar atividades necessárias no dia a dia em escritórios, como o tratamento de correspondência, a receção de materiais, a atualização de gestores e trabalhadores e a manutenção normal das operações.

Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

Elaborar, preparar e enviar correspondência para os clientes para informação sobre faturas pendentes, comunicação de artigos promocionais, envio de cartas de desculpas ou mensagens de correio eletrónico de felicitações.

Utilizar ferramentas de software para criar e editar dados tabulares para efetuar cálculos matemáticos, organizar dados e informações, criar diagramas baseados em dados e obter esses mesmos dados.

Gerir vários formatos e ficheiros de dados através da atribuição, publicação, transformação e partilha de ficheiros e documentos e da conversão de formatos de ficheiros.

Divulgar comunicações internas utilizando os diferentes canais de comunicação à disposição da empresa.

Utilizar vários tipos de canais de comunicação, como a comunicação oral, manuscrita, digital e telefónica, a fim de construir e partilhar ideias ou informações.

Criar um sistema de arquivo. Elaborar um catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

Preparar documentos para arquivo; garantir que as informações possam ser facilmente acedidas a qualquer momento.

Preencher formulários de natureza diferente com informação precisa, de forma legível e em tempo útil.

Introduzir informações num sistema de armazenamento e recolha de dados através de processos como a digitalização, a introdução manual de dados ou a transferência eletrónica de dados, a fim de tratar grandes quantidades de dados.

Responder e comunicar com clientes da maneira mais eficaz e apropriada para permitir o respetivo acesso aos produtos ou serviços desejados, ou a qualquer outra ajuda de que possam necessitar.

Alinhar a forma e o conteúdo de modo a garantir a sua adequação.

Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.