Miejsce to licencja umożliwiająca współpracownikowi logowanie się. Nie jest tym samym co miejsce uczestnika w ramach planu — zobacz Zatwierdzanie uczestników.
Zarządzanie zespołem jest dostępne wyłącznie dla administratora organizacji i nie jest dostępne w okresie próbnym: obszar roboczy w wersji próbnej jest ograniczony do jednego miejsca dla doradcy.
Dwa poziomy uprawnień
Są dokładnie dwa poziomy — nie istnieje poziom tylko do odczytu ani poziom asystenta:
- Administrator organizacji — wszystko, co poniżej, oraz sekcja Organizacja: profil i strona publiczna, zespół, rozliczenia i analityka.
- Doradca — wszystko, co dotyczy uczestników i ocen.
Obie role widzą tych samych uczestników. Dostęp jest przypisany do organizacji, a nie do poszczególnych doradców. Każdy doradca w organizacji może otworzyć dowolnego uczestnika i dowolną ocenę — nikt nie jest odcięty od pracy współpracownika, dzięki czemu w ogóle możliwe jest zastępstwo podczas jego nieobecności.
Każda usługa doradcza nadal wskazuje jednego doradcę. Osoba, która zatwierdza uczestnika, zostaje wskazana jako doradca dla tej usługi: jej imię i nazwisko widzi uczestnik, a także jest ono drukowane nad podpisem na podpisanym planie.
To nazwisko nie blokuje dostępu. Jest zapisem. Jeśli otworzysz usługę, przy której wskazano inną osobę, możesz normalnie w niej pracować — pulpit pokazuje, do kogo należy usługa, ponieważ Twoja wizyta jest zapisywana w dokumentacji uczestnika wraz z datą. Widzą ją zarówno wskazany doradca, jak i uczestnik.
Dodawanie współpracownika
Wpisz jego adres e-mail i wybierz Invite (Zaproś).
Jeśli Twoja organizacja jest rozliczana za pośrednictwem Stripe, najpierw zobaczysz koszt — z ilu miejsc przechodzisz i na ile oraz jaka jest cena za miejsce. Potwierdź, a miejsce zostanie dodane do subskrypcji.
Wyświetlana kwota jest ceną katalogową. Rabaty ilościowe powyżej dwóch miejsc są naliczane dopiero podczas faktycznej aktualizacji subskrypcji, więc rzeczywisty koszt może być niższy, niż sugeruje okno dialogowe.
Co otrzymuje współpracownik
Powitalną wiadomość e-mail z linkiem do pulpitu — a nie zaproszenie do zaakceptowania.
Jego konto jest tworzone od razu, niezależnie od tego, czy kiedykolwiek otworzy tę wiadomość. Nie ma etapu akceptacji, odrzucenia ani linku do ustawienia hasła — ponieważ konta pracowników w ogóle nie mają haseł. Logują się, wpisując zaproszony adres e-mail na stronie logowania, a następnie podając wysłany na ten adres sześciocyfrowy kod.
To najczęstsze pytanie do pomocy technicznej dotyczące zaproszeń. Jeśli współpracownik mówi, że nie otrzymał zaproszenia, albo pyta, gdzie ustawić hasło, odpowiedź w obu przypadkach jest taka sama: przejdź na stronę logowania i wpisz zaproszony adres. Nie trzeba wcześniej niczego konfigurować, a hasła nie ma, więc nie można go zapomnieć.
Jeśli kod nie dotrze, sprawdź adres przypisany do konta — tylko na ten adres wysyłany jest kod.
Gdy nie masz już wolnych miejsc
Zaproszenie nie powiedzie się, a wyświetlony komunikat poinformuje Cię o limicie. Formularz nie ostrzega o tym z wyprzedzeniem — przycisk pozostaje aktywny, a informację otrzymasz dopiero po wysłaniu formularza.
Dodaj miejsca w sekcji Billing (Rozliczenia) → Plan & Seats (Plan i miejsca) albo zmień plan na wyższy.
Usuwanie osoby
Usunięcie współpracownika odbiera mu dostęp do organizacji. Jego konto pozostaje aktywne, podobnie jak wszystko, co utworzył — utworzone przez niego oceny pozostają, a uczestnicy pozostają dokładnie tam, gdzie byli.
Nikt nie traci dostępu. Uczestnicy należą do organizacji, a nie do doradcy, więc po odejściu danej osoby nikt nie zostaje bez opieki. Każdy pozostały współpracownik już ich widzi i może kontynuować pracę jeszcze tego samego dnia.
Miejsce jest jednocześnie zwalniane w ramach subskrypcji.
Pamiętaj jednak o ponownym przypisaniu usług doradczych. Osoba, która odeszła, nadal jest wskazanym doradcą każdej usługi, którą zatwierdziła, a to jej imię i nazwisko widzi uczestnik i zostanie wydrukowane na nowym podpisanym planie. Administrator organizacji zmienia je z poziomu pulpitu uczestnika — wybiera Reassign case (Przypisz sprawę ponownie), a następnie współpracownika. Uczestnik otrzyma informację, że jego doradca się zmienił, wraz ze wskazaniem nowej osoby.
Jeśli o tym zapomnisz, nic się nie zepsuje. Oznacza to po prostu, że nazwisko osoby, która odeszła, pozostanie przy aktywnej usłudze, co nie jest dobrym widokiem dla uczestnika.
Interfejs wymusza dwie zasady:
- Nie możesz usunąć siebie.
- Nie możesz usunąć ostatniego administratora organizacji. Najpierw awansuj inną osobę. Administrator musi również zostać zdegradowany do roli doradcy, zanim będzie można go w ogóle usunąć.
Nadanie lub odebranie uprawnień administratora powoduje wysłanie wiadomości e-mail do tej osoby.