Kontormedarbeider

Sette sammen dokumenter fra kopimaskinen, posten eller den daglige driften til virksomheter.

Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

Håndtere post i tråd med krav til personvern, HMS-krav og spesifikasjoner for forskjellige typer post.

Programmere, forberede og utføre aktiviteter som er pålagt utført på daglig basis ved kontorer, som post, motta forsyninger, oppdatere ledere og arbeidstakere og sørge for at driften fungerer som den skal.

Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

Kladde, forberede og utstede korrespondanse til kunder for å informere dem om ubetalte regninger, for markedsføringsformål, for å be om unnskyldning og som en hilsen.

Administrere bestilling av konferanser og møter av intern eller ekstern art. Undersøke priser og bestille reiser eller overnatting for kontorpersonell.

Distribuere postkorrespondanse, aviser, pakker og private meldinger til kunder.

Bruke programvareverktøy til å opprette og redigere tabelldata for å gjennomføre matematiske beregninger, organisere data og informasjon, opprette diagrammer basert på data og hente dem ut.

Håndtere ulike dataformater og filer ved å navngi, utgi, transformere og dele filer og dokumenter og transformere filformater.

Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

Lage et arkiveringssystem. Skrive en dokumentkatalog. Merke dokumenter osv.

Forberede dokumenter for arkivering; sørge for at informasjonen lett kan nås til enhver tid.

Fylle ut skjemaer av forskjellige typer med riktige opplysninger, leselig håndskrift og til avtalt tid.

Legge informasjon inn i et datalagrings- og datainnhentingssystem via prosesser som skanning, manuell inntasting eller elektronisk dataoverføring, for behandling av store datamengder.

Svare på og kommunisere med kundene på en mest mulig effektiv og passende måte slik at de får tilgang til produktene eller tjenestene de er ute etter, eller gi dem annen hjelp som de måtte trenge.

Tilpasse form og innhold for å sikre at de passer sammen.

Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

Bruke reglene for staving og grammatikk, og sikre konsekvent kvalitet gjennom tekstene.

Sortere korrespondanse og legge ved tidligere registreringer eller korrespondanse med innkommende meldinger.