Innkjøpsstøttemedarbeider

Bruke verifiseringsprinsippene og rammeverket for økonomisk kontroll, som sikrer at de relevante produktene, tjenestene eller arbeidene leveres i samsvar med vilkårene og betingelsene i kontrakten og alle gjeldende økonomi- og regnskapsregler for å kunne fortsette til betaling.

Overholde organisatoriske eller avdelingsspesifikke standarder og retningslinjer. Forstå organisasjonens motiver og fellesavtaler og opptre i samsvar med disse.

Overholde organisatoriske europeiske og områdespesifikke standarder og etiske regler, forstå organisasjonens motiver og fellesavtaler og bruke denne bevisstheten.

Utføre en etterfølgende vurdering av leveransene og resultatene av en innkjøpsprosess, for å vurdere styrkene og svakhetene og trekke lærdom for fremtidige anbudsinnbydelser. Innsamling av relevante data i tråd med organisatoriske og nasjonale rapporteringsforpliktelser.

Utarbeide konkurransedokumenter som definerer utelukkelses-, utvelgelses- og tildelingskriterier, forklarer de administrative kravene i prosedyren, begrunner den estimerte verdien av kontrakten og spesifiserer vilkårene og betingelsene som anbudet skal inngis, evalueres og tildeles i tråd med. Alt dette i henhold til organisasjonens retningslinjer og europeiske og nasjonale forskrifter.

Samarbeide med kolleger for å sikre at virksomheten fungerer effektivt.

Forberede og distribuere dokumentasjon for å sikre at alle som er involvert i produksjonen får relevant og oppdatert informasjon.

Utarbeide tekniske spesifikasjoner som gjør det mulig for potensielle budgivere å sende inn realistiske tilbud som direkte løser det underliggende behovet til organisasjonen. Dette inkluderer å angi mål og minimumskrav, og definere kriterier for utelukkelse, utvelgelse og tildeling som skal brukes til å identifisere det mest økonomisk fordelaktige anbudet (MEAT), i tråd med organisasjonens retningslinjer og europeiske og nasjonale regler.

Bygge et varig og betydningsfullt forhold til leverandører og tjenesteleverandører for å skape et positivt, lønnsomt og varig samarbeid og bidra til kontraktsforhandlinger.

Samle inn informasjon om viktige markedsdrivere og om potensielle budgivere for å gi en dyptgående oversikt over hvilke produkter og tjenester som kan eller ikke kan leveres av markedet, og på hvilke vilkår. Bruke ulike teknikker for markedsundersøkelse, for eksempel spørreskjemaer og tekniske dialoger, for å forstå hvordan leverandørmarkedet ser ut, samt forstå markedsforhold og -trender, og for å identifisere potensielle budgivere.

Fastsette de underliggende behovene til organisasjonen og sluttbrukerne angående anskaffelsens gjenstand, inkludert mulige innvirkninger når det gjelder valuta for pengene eller miljøpåvirkninger. Samarbeide med interne og eksterne interessenter for å identifisere deres behov, og oversette identifiserte behov til innkjøpsplanlegging av forsyninger og tjenester i tråd med organisasjonens budsjettplan.

Forhandle om vilkår, kostnader og andre spesifikasjoner ved en kontrakt, og samtidig sørge for at disse spesifikasjonene samsvarer med juridiske krav og kan håndheves juridisk. Ha overoppsyn med implementeringen av kontrakten, og godta og dokumentere eventuelle endringer.

Bruke digitale innkjøpsteknologier og e-anskaffelsesprogrammer og -verktøy for å redusere administrasjon, forbedre effektiviteten og styrke åpenhet og ansvarlighet i innkjøpsprosedyrene.