Administrativ assistent

Sette sammen dokumenter fra kopimaskinen, posten eller den daglige driften til virksomheter.

Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

Håndtere post i tråd med krav til personvern, HMS-krav og spesifikasjoner for forskjellige typer post.

Programmere, forberede og utføre aktiviteter som er pålagt utført på daglig basis ved kontorer, som post, motta forsyninger, oppdatere ledere og arbeidstakere og sørge for at driften fungerer som den skal.

Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

Administrere bestilling av konferanser og møter av intern eller ekstern art. Undersøke priser og bestille reiser eller overnatting for kontorpersonell.

Bruke programvareverktøy til å opprette og redigere tabelldata for å gjennomføre matematiske beregninger, organisere data og informasjon, opprette diagrammer basert på data og hente dem ut.

Håndtere ulike dataformater og filer ved å navngi, utgi, transformere og dele filer og dokumenter og transformere filformater.

Vedlikeholde lovpålagt bokføring i selskapet med relevant informasjon om styremedlemmer og sekretærer, styremedlemmers interesser og aksjonærregisteret.

Søke etter og samle inn informasjon som er relevant for utviklingen av virksomheter på forskjellige felt, alt fra juridisk, regnskap, finans og handel.

Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

Lage et arkiveringssystem. Skrive en dokumentkatalog. Merke dokumenter osv.

Organisere og klassifisere registre over utarbeidede rapporter og korrespondanse knyttet til det utførte arbeidet og dokumentasjon på fremdriften til oppgaver.

Svare på spørsmål, løse tvilstilfeller og forespørsler som gjelder generell institusjonell informasjon og selskapsinformasjon, som regelverk, forskrifter og rutiner. Bidra med informasjon til både ansatte og publikum.

Fylle ut skjemaer av forskjellige typer med riktige opplysninger, leselig håndskrift og til avtalt tid.

Garantere at standarder og regler for registrering og sporing for dokumentstyring er fulgt, for eksempel ved å sikre at endringer blir identifisert, at dokumentene er leselige, og at utdaterte dokumenter ikke brukes.