Administrasjonsassistent

Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

Vedlikeholde et effektivt internt kommunikasjonssystem mellom ansatte og avdelingsledelsen.

Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

Lede arrangementer ved å ta seg av budsjett, logistikk, arrangementsstøtte, sikkerhet, beredskapsplaner og oppfølging.

Avtale og planlegge profesjonelle møter eller møter for kunder eller ledere.

Skrive arbeidsrelaterte rapporter som støtter effektiv administrering av forhold og en høy standard for dokumentasjon og journalføring. Skrive og fremlegge resultater og konklusjoner på en klar og forståelig måte, slik at de er forståelige for et publikum av ikke-eksperter.

Forberede, sette sammen og skrive e-poster med tilstrekkelig informasjon og et egnet språk for å foreta intern eller ekstern kommunikasjon.

Rapportere til ledelsen, styret og komiteer i en organisasjon.

Samarbeide med ledere for andre avdelinger for å sikre effektiv service og kommunikasjon, dvs. om salg, planlegging, innkjøp, handel, distribusjon og tekniske saker.

Søke etter og samle inn informasjon som er relevant for utviklingen av virksomheter på forskjellige felt, alt fra juridisk, regnskap, finans og handel.

Bruke programvareverktøy til å opprette og redigere tabelldata for å gjennomføre matematiske beregninger, organisere data og informasjon, opprette diagrammer basert på data og hente dem ut.

Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

Tilby ledere og direktører støtte og løsninger som svar på deres forretningsmessige behov og anmodninger når det gjelder forretningsdrift eller den daglige virksomheten i en bedriftsenhet.

Etablere en positiv, langsiktig relasjon mellom organisasjoner og interesserte tredjeparter, for eksempel leverandører, distributører, aksjeeiere og andre interessenter, for å underrette dem om organisasjonen og dens mål.