Administrasjonssekretær

Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

Planlegge og bekrefte avtaler for personalet på kontoret, hovedsakelig ledere og personer i administrasjonen, med eksterne parter.

Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

Lede arrangementer ved å ta seg av budsjett, logistikk, arrangementsstøtte, sikkerhet, beredskapsplaner og oppfølging.

Avtale og planlegge profesjonelle møter eller møter for kunder eller ledere.

Lage tidsplaner, herunder prosedyrer, avtaler og arbeidstid.

Planlegge alt i forbindelse med forretningsreiser, inkludert utarbeiding av tidsplaner og bestilling av transport, middager og overnatting.

Samarbeide med ledere for andre avdelinger for å sikre effektiv service og kommunikasjon, dvs. om salg, planlegging, innkjøp, handel, distribusjon og tekniske saker.

Implementere retningslinjer, metoder og forskrifter for data- og informasjonssikkerhet for å overholde konfidensialitets-, integritets- og tilgjengelighetsprinsippene.

Overholde reglene som definerer taushetsplikt for opplysninger, unntatt overfor andre godkjente personer.

Etablere en positiv, langsiktig relasjon mellom organisasjoner og interesserte tredjeparter, for eksempel leverandører, distributører, aksjeeiere og andre interessenter, for å underrette dem om organisasjonen og dens mål.

Uttrykke intensjoner og adferd på en sammenhengende og åpen måte, innby til gjensidighet og etablere et grunnlag for at enkeltpersoner og team kan samhandle med tillit og pålitelighet.

Lage utkast til e-post, brev og andre skriftlige dokumenter på grunnlag av nøkkelord eller nøkkelbegreper som skisserer innholdet. Velge riktig format og språkstil i henhold til dokumenttypen.

Søke etter og samle inn informasjon som er relevant for utviklingen av virksomheter på forskjellige felt, alt fra juridisk, regnskap, finans og handel.

Bruke programvareverktøy til å opprette og redigere tabelldata for å gjennomføre matematiske beregninger, organisere data og informasjon, opprette diagrammer basert på data og hente dem ut.

Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.