Een seat is een licentie waarmee een collega kan inloggen. Dit is niet hetzelfde als een plek op je plan voor een deelnemer — zie Personen goedkeuren voor die limiet.
Teambeheer is alleen beschikbaar voor organisatiebeheerders en is niet beschikbaar tijdens de proefperiode: een proefwerkruimte is beperkt tot één counselors-seat.
De twee machtigingsniveaus
Er zijn er precies twee; er bestaat geen alleen-lezen- of assistentenniveau:
- Organisatiebeheerder — alles hieronder, plus het gedeelte Organisatie: profiel en openbare pagina, team, facturering en analyses.
- Counselor — alles wat met deelnemers en assessments te maken heeft.
Beiden zien dezelfde deelnemers. Toegang is gekoppeld aan de organisatie, niet aan individuele counselors. Elke counselor in je organisatie kan elke deelnemer en elke assessment openen — niemand wordt buitengesloten van het werk van een collega, waardoor het überhaupt mogelijk is om iemand tijdens verlof te vervangen.
Elke counselingservice vermeldt nog steeds één counselor. Degene die de deelnemer goedkeurt, wordt de vermelde counselor voor die service: diens naam ziet de deelnemer en staat boven de handtekening op het ondertekende plan.
Die naam vormt geen blokkade. Het is een registratie. Als je een service opent waarop iemand anders als counselor staat vermeld, kun je er gewoon in werken — en de omgeving laat zien van wie de service is, omdat je bezoek samen met de datum in het dossier van de deelnemer wordt vastgelegd. Zowel de vermelde counselor als de deelnemer kunnen dit zien.
Een collega toevoegen
Voer het e-mailadres in en kies Invite (Uitnodigen).
Als je organisatie via Stripe wordt gefactureerd, zie je eerst de kosten — van hoeveel naar hoeveel seats je gaat en wat de prijs per seat is. Bevestig dit en de seat wordt aan je abonnement toegevoegd.
Het weergegeven bedrag is de catalogusprijs. Volumekortingen vanaf drie seats worden toegepast wanneer het abonnement daadwerkelijk wordt bijgewerkt, waardoor de werkelijke kosten lager kunnen uitvallen dan het dialoogvenster suggereert.
Wat je collega ontvangt
Een welkomstmail met een link naar het dashboard — geen uitnodiging die moet worden geaccepteerd.
Het account wordt onmiddellijk aangemaakt, ongeacht of de collega die e-mail ooit opent. Er is geen acceptatiestap, geen afwijzing en geen link om een wachtwoord in te stellen — omdat staff-accounts helemaal geen wachtwoord hebben. Inloggen gebeurt door op de inlogpagina het uitgenodigde e-mailadres in te voeren en vervolgens de zescijferige code te gebruiken die naar dat adres wordt gestuurd.
Dit is de meest voorkomende supportvraag over uitnodigingen. Als een collega zegt nooit een uitnodiging te hebben ontvangen of vraagt waar die het wachtwoord kan instellen, is het antwoord in beide gevallen hetzelfde: ga naar de inlogpagina en voer het uitgenodigde adres in. Er hoeft vooraf niets te worden ingesteld en er is geen wachtwoord om te vergeten.
Als de code niet aankomt, controleer dan het adres op het account — daar wordt de code uitsluitend naartoe gestuurd.
Wanneer je geen seats meer hebt
De uitnodiging mislukt met een bericht waarin de limiet wordt vermeld. Het formulier waarschuwt je niet vooraf — de knop blijft ingeschakeld en je ontdekt het pas na het verzenden.
Voeg seats toe via Billing (Facturering) → Plan & Seats (Plan en seats), of upgrade het plan.
Iemand verwijderen
Wanneer je een collega verwijdert, trek je diens toegang tot de organisatie in. Het account blijft bestaan, evenals alles wat die persoon heeft gemaakt — aangemaakte assessments blijven behouden en deelnemers blijven precies waar ze zijn.
Niemand verliest toegang. Deelnemers behoren toe aan de organisatie, niet aan een counselor, dus niemand raakt verweesd wanneer iemand vertrekt. Elke overgebleven collega kan hen al zien en kan nog dezelfde dag verdergaan.
De seat wordt tegelijkertijd uit je abonnement vrijgegeven.
Wijs hun counselingservices wel opnieuw toe. De vertrokken persoon blijft de vermelde counselor op elke service die diegene heeft goedgekeurd, en dat is de naam die de deelnemer ziet en die op een nieuw ondertekend plan zou worden afgedrukt. Een organisatiebeheerder wijzigt dit vanuit de omgeving van de deelnemer — Reassign case (Casus opnieuw toewijzen) en kiest vervolgens een collega. De deelnemer krijgt te horen dat de counselor is gewijzigd en aan wie de service is toegewezen.
Er gaat niets stuk als je dit vergeet. Het betekent alleen dat de naam van een vertrokken collega op een actieve service blijft staan, wat geen goede indruk maakt voor een deelnemer.
De interface dwingt twee regels af:
- Je kunt jezelf niet verwijderen.
- Je kunt de laatste organisatiebeheerder niet verwijderen. Promoveer eerst iemand anders. Een beheerder moet bovendien eerst worden gedegradeerd tot counselor voordat die persoon überhaupt kan worden verwijderd.
Het toekennen of intrekken van beheerdersrechten leidt tot een e-mail aan de betreffende persoon.
Gerelateerd
- Personen goedkeuren en wat het kost — de andere limiet
- Facturering en je plan