Goedkeuren is de enige handeling in Counselor OS die geld kost. Alles anders op uw lijst kunt u terugdraaien; met goedkeuren legt u een plek in uw abonnement vast. Lees het volgende gedeelte voordat u dit voor het eerst doet — hoelang die plek vastligt, hangt af van het type organisatie.
Waar u zich met goedkeuren aan verbindt
Uw abonnement omvat een bepaald aantal plekken. Door iemand goed te keuren, plaatst u die persoon op een van die plekken.
Hoe een plek vrijkomt, hangt af van het type organisatie dat u bent, en het verschil is groot genoeg om eerst te controleren welke situatie op u van toepassing is.
Praktijken, bureaus en diensten
Een plek ligt 12 maanden vast vanaf de dag waarop u iemand goedkeurt.
De persoon archiveren maakt de plek niet eerder vrij. De plek blijft bezet tot de 12 maanden voorbij zijn en komt pas daarna weer beschikbaar.
Daardoor lopen twee aantallen uiteen; beide worden aan u getoond:
- Active (Actief) — de mensen met wie u momenteel werkt.
- Billed clients (Gefactureerde cliënten) — actieve mensen plus iedereen die is gearchiveerd maar nog binnen de periode van 12 maanden valt. Dit is het aantal dat meetelt voor uw abonnement.
Eén voordeel voor u: als u iemand archiveert en die persoon binnen die 12 maanden opnieuw goedkeurt, wordt de oorspronkelijke vastlegging hergebruikt. Geen tweede plek en geen tweede kostenpost.
Scholen en onderwijsorganisaties
Uw abonnement omvat een jaarlijkse capaciteit — het aantal studenten dat u per jaar kunt begeleiden — en alleen wie op dit moment actief is neemt die capaciteit in beslag.
Wanneer u een student hier archiveert, komt diens plek wel onmiddellijk vrij.
Plekken worden ook automatisch opnieuw ingesteld wanneer uw abonnement wordt verlengd: actieve studenten verlopen en de teller gaat voor het nieuwe jaar terug naar nul. U hoeft de groep van vorig jaar niet handmatig te verwijderen.
Als de capaciteitskaart en het gefactureerde aantal niet overeenkomen, legt het bovenstaande gedeelte uit waarom. Zie Statussen van deelnemers.
Niet goedkeuren kost niets
Mensen verschijnen als Pending (In afwachting) op uw lijst zodra ze uw assessment hebben ingevuld. Iedereen met de link kan het assessment invullen, dus ook mensen die geen cliënt van u zijn, verschijnen daar. Dat is normaal.
Iemand onbeperkt in behandeling laten kost niets. Er is geen deadline voor die beslissing en u betaalt niets voor mensen die u nooit goedkeurt. Als iemand die geen cliënt van u is uw assessment heeft ingevuld, is het juiste om niets te doen.
Iemand goedkeuren
- Open My Students / My Clients / My Employees (Mijn studenten / Mijn cliënten / Mijn medewerkers) in de zijbalk. (Uw organisatietype bepaalt welke benaming u ziet — het is hetzelfde scherm.)
- Filter op Pending Approvals (Goedkeuringen in behandeling).
- Zoek de persoon en kies Accept (Accepteren) op diens regel.
- Lees het dialoogvenster. Daarin staat hoeveel gefactureerde cliënten u momenteel hebt ten opzichte van uw limiet.
- Kies Approve & take a place (Goedkeuren en een plek innemen).
De actie op de regel heet Accept en het dialoogvenster dat wordt geopend heet Approve. Het gaat om dezelfde handeling.
Wat er voor hen verandert
Voordat iemand is goedgekeurd, heeft die persoon uw assessment ingevuld en de eigen resultaten bekeken. Door goed te keuren wordt die persoon aan u gekoppeld — de persoon komt op uw actieve lijst te staan en krijgt toegang tot de begeleidingsonderdelen waarin u samen werkt.
U wordt daarmee ook de aangewezen counselor voor die begeleidingsdienst. Uw naam is de naam die de deelnemer ziet en die boven de handtekening wordt afgedrukt op het plan dat u uiteindelijk samen ondertekent. Collega's kunnen de dienst nog steeds openen en erin werken — niemand wordt buitengesloten — maar in het overzicht is te zien wiens dossier het is en wordt het bezoek aan u en de deelnemer toegewezen.
Als de verkeerde persoon iemand heeft goedgekeurd, kan een organisatiebeheerder het dossier opnieuw toewijzen; zie Collega's toevoegen en wat een plek kost.
Meerdere mensen tegelijk goedkeuren
Selecteer de regels en gebruik de bulkknop Approve (Goedkeuren). De kosten zijn hetzelfde als wanneer u hen één voor één goedkeurt: elke persoon neemt een plek in.
Als u geen plekken meer hebt
Goedkeuren mislukt wanneer u uw limiet hebt bereikt — de controle wordt bij elke goedkeuring uitgevoerd, zodat u niet per ongeluk over de limiet heen kunt gaan.
Wat u moet doen, hangt af van uw organisatietype:
- Praktijk of bureau — iemand vandaag archiveren maakt vandaag geen plek vrij. U hebt een vastlegging nodig waarvan de periode van 12 maanden al is verstreken, of een groter abonnement.
- School — wanneer u een student met wie u klaar bent archiveert, komt diens plek onmiddellijk vrij.
De limieten van uw abonnement staan op de pagina Facturering.
Gerelateerd
- Statussen van deelnemers — in afwachting, actief, gearchiveerd en de afzonderlijke fasen van de pijplijn
- Wat u niet kunt doen — inclusief waarom er geen knop 'cliënt toevoegen' is
- Een assessment delen — hoe mensen in eerste instantie binnenkomen