Responsable du soutien aux projets

Finaliser la comptabilité des projets. Élaborer un budget réel, comparer l'écart entre le budget prévisionnel et le budget réel, et en tirer des conclusions finales.

Préparer, compiler et communiquer des rapports avec une analyse des coûts ventilés sur la proposition et sur les plans budgétaires de la société. Analyser les coûts et avantages financiers ou sociaux préalables d’un projet ou d’un investissement au cours d’une période donnée.

Fournir des informations exactes et pertinentes à toutes les parties impliquées dans un projet dans les délais.

Enregistrer la planification et le développement du projet, les étapes de travail, les ressources requises et les résultats définitifs afin de présenter et de suivre les projets réalisés et en cours.

Stocker les dossiers et documents des projets dans un répertoire central accessible au gestionnaire de projet et à toutes les équipes de projet. Utiliser les outils en ligne et les logiciels spécialisés disponibles.

Veiller à ce que les systèmes, processus et bases de données administratifs soient efficaces et bien gérés et qu’ils permettent de travailler avec les directeurs/le personnel/les professionnels administratifs.

Faire visiter l’entreprise aux nouveaux employés, leur présenter les collègues, leur expliquer la culture, les habitudes et les méthodes de travail de l’entreprise et les installer à leur poste de travail.

Évaluer les activités menées dans le cadre de l’exécution d’un projet (du lancement à la clôture) afin de garantir le respect d’une méthode donnée visant à garantir que les projets sont menés efficacement dans le respect des contraintes définies. Cette évaluation peut être étayée par l’utilisation de listes standard d’assurance de la qualité spécialement adaptées à l’utilisation par l’organisation concernée.

Organiser des réunions de projet telles que la réunion de lancement du projet et la réunion d’examen du projet. Planifier l’ordre du jour de la réunion, mettre en place des conférences téléphoniques, répondre à tous les besoins logistiques et préparer la documentation ou les documents nécessaires à la réunion. Assurer la participation de l’équipe de projet, du client du projet et d’autres parties prenantes concernées. Rédiger et diffuser le compte rendu de la réunion.

Calculer avec précision le temps qui est nécessaire pour accomplir les futures tâches techniques en se basant sur les informations et observations anciennes et actuelles ou planifier la durée estimée des tâches individuelles dans un projet donné.

Diriger et guider les employés dans le cadre d’un processus qui leur permet d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leur fonction. Organiser des activités visant à présenter le travail et son environnement ou à améliorer la performance des employés et des groupes au sein de l'entreprise.

Communiquer avec des cadres et d’autres départements afin de garantir l’efficacité des services et de la communication, c’est-à-dire les ventes, la planification, les achats, les transactions commerciales, la distribution et les opérations techniques.