Employé de bureau/employée de bureau

Rassembler des documents provenant de la photocopieuse, des e-mails ou des opérations quotidiennes des entreprises.

Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

Gérer le courrier en tenant compte des questions de protection des données, des exigences en matière de santé et de sécurité et des spécifications de différents types de courrier.

Programmer, préparer et mener à bien des activités devant être assurées quotidiennement dans des bureaux telles que les envois de courriers, la réception des fournitures, la transmission d’informations actualisées à la direction et au personnel et le bon déroulement des opérations.

Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

Rédiger, préparer et publier de la correspondance aux clients les informant des factures en suspens, des communications commerciales, des lettres d’excuse, ou des courriers de vœux.

Gérer le calendrier des réservations pour les conférences et les réunions de nature interne ou externe. Faire le tour du marché et réserver les moyens de déplacement ou l’hébergement du personnel de bureau.

Distribuer aux clients des courriers, des journaux, des colis et des messages privés.

Utiliser des outils logiciels pour créer et modifier des données tabulaires pour effectuer des calculs mathématiques, organiser des données et des informations, créer des diagrammes basés sur les données et les récupérer.

Gérer divers formats et fichiers de données en nommant, publiant, transformant et partageant des fichiers et des documents et en transformant des formats de fichiers.

Diffuser des communications internes en utilisant les différents canaux de communication dont une entreprise dispose.

Utiliser différents types de canaux de communication, tels que la communication verbale, écrite, numérique et téléphonique, dans le but de construire et de partager des idées ou des informations.

Créer un système de classement. Rédiger un catalogue de documents. Étiqueter des documents, etc.

Préparer des documents en vue de leur archivage; veiller à ce que les informations soient facilement accessibles à tout moment.

Remplir des formulaires de nature différente avec des informations exactes, de calligraphie lisible et en temps utile.

Encoder des informations dans un système de stockage et de récupération des données par le biais de processus tels que la numérisation, la saisie manuelle ou le transfert électronique de données, afin de traiter de grandes quantités d’informations.

Répondre aux clients et communiquer avec les clients de la manière la plus efficace et la plus appropriée pour leur permettre d’accéder aux produits ou services souhaités, ou à toute autre aide dont ils peuvent avoir besoin.

Aligner une forme et un contenu pour s’assurer qu’ils s’assemblent.

Exécuter des instructions, généralement orales, fournies par des gestionnaires et des directives concernant les mesures à prendre. Prendre des notes, enquêter et prendre des mesures concernant les demandes autorisées.

Appliquer les règles orthographiques et grammaticales et assurer la cohérence des textes.

Trier les correspondances et joindre les précédents registres ou dossiers de correspondance aux courriers entrants.