Un siège est une licence permettant à un collègue de se connecter. Ce n’est pas la même chose qu’une place prévue dans votre forfait pour un participant — voir Approuver des personnes à ce sujet.
La gestion de l’équipe est réservée aux administrateurs de l’organisation et n’est pas disponible pendant l’essai : un espace de travail d’essai est limité à un seul siège de conseiller.
Les deux niveaux d’autorisation
Il y en a exactement deux, et il n’existe aucun niveau en lecture seule ni niveau d’assistant :
- Administrateur de l’organisation — tout ce qui est indiqué ci-dessous, ainsi que la section Organisation : profil et page publique, équipe, facturation et analyses.
- Conseiller — tout ce qui concerne les participants et les évaluations.
Les deux voient les mêmes participants. L’accès est défini au niveau de l’organisation, et non de chaque conseiller. Tout conseiller de votre organisation peut ouvrir n’importe quel participant et n’importe quelle évaluation : personne n’est exclu du travail d’un collègue, ce qui permet de remplacer une personne en congé.
Chaque service de conseil désigne toujours un conseiller. La personne qui approuve le participant devient le conseiller désigné pour ce service : c’est son nom que voit le participant et celui qui est imprimé au-dessus de la signature sur le plan signé.
Ce nom ne constitue pas une restriction. C’est une information d’enregistrement. Si vous ouvrez un service au nom d’une autre personne, vous pouvez y travailler normalement — l’espace de travail vous indique toutefois à qui il appartient, car votre visite est consignée dans le dossier du participant avec la date. Le conseiller désigné et le participant peuvent tous deux la voir.
Ajouter un collègue
Saisissez son adresse e-mail et choisissez Invite (Inviter).
Si votre organisation est facturée par l’intermédiaire de Stripe, le coût vous est d’abord présenté — le nombre de sièges avant et après l’ajout, ainsi que le prix par siège. Confirmez et le siège est ajouté à votre abonnement.
Le montant indiqué correspond au tarif catalogue. Les remises de volume au-delà de deux sièges sont appliquées lors de la mise à jour effective de l’abonnement ; le coût réel peut donc être inférieur à celui suggéré par la boîte de dialogue.
Ce que reçoit votre collègue
Un e-mail de bienvenue contenant un lien vers le tableau de bord — pas une invitation à accepter.
Son compte est créé immédiatement, qu’il ouvre ou non cet e-mail. Il n’y a aucune étape d’acceptation, aucun refus ni aucun lien pour définir un mot de passe — car les comptes du personnel n’ont pas de mot de passe du tout. La connexion se fait en saisissant l’adresse e-mail invitée sur la page de connexion, puis le code à six chiffres envoyé à cette adresse.
C’est la question d’assistance la plus fréquente au sujet des invitations. Si un collègue dit ne jamais avoir reçu d’invitation ou demande où définir son mot de passe, la réponse est la même dans les deux cas : allez sur la page de connexion et saisissez l’adresse que vous avez invitée. Rien ne doit être configuré au préalable et il n’y a aucun mot de passe à oublier.
Si le code n’arrive pas, vérifiez l’adresse associée au compte : c’est le seul endroit où le code est envoyé.
Lorsque vous n’avez plus de sièges disponibles
L’invitation échoue avec un message vous indiquant la limite. Le formulaire ne vous en avertit pas à l’avance : le bouton reste activé et vous ne le découvrez qu’après l’envoi.
Ajoutez des sièges depuis Billing (Facturation) → Plan & Seats (Forfait et sièges), ou mettez à niveau le forfait.
Supprimer une personne
La suppression d’un collègue révoque son accès à l’organisation. Son compte subsiste, tout comme l’ensemble de ce qu’il a créé — les évaluations qu’il a créées sont conservées et les participants restent exactement là où ils se trouvent.
Personne ne perd l’accès. Les participants appartiennent à l’organisation, et non à un conseiller ; personne ne se retrouve donc sans interlocuteur lorsqu’une personne quitte l’organisation. Tous les collègues restants les voient déjà et peuvent poursuivre le travail le jour même.
Le siège est libéré de votre abonnement au même moment.
Réattribuez toutefois ses services de conseil. La personne qui a quitté l’organisation reste le conseiller désigné pour chaque service qu’elle a approuvé, et c’est ce nom que voit le participant et qui serait imprimé sur un nouveau plan signé. Un administrateur de l’organisation modifie ce nom depuis l’espace du participant — Reassign case (Réattribuer le dossier), puis sélectionne un collègue. Le participant est informé du changement de conseiller et de l’identité de son nouveau conseiller.
Rien ne se bloque si vous oubliez de le faire. Cela signifie simplement que le nom d’un collègue parti reste affiché sur un service actif, ce qui n’est pas une situation souhaitable pour un participant.
Deux règles sont appliquées par l’interface :
- Vous ne pouvez pas vous supprimer vous-même.
- Vous ne pouvez pas supprimer le dernier administrateur de l’organisation. Promouvez d’abord une autre personne. Un administrateur doit également être rétrogradé au rôle de conseiller avant de pouvoir être supprimé.
L’attribution ou le retrait des droits d’administration envoie un e-mail à la personne concernée.
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