Responsable de apoyo para proyectos

Finalizar la contabilidad de un proyecto. Preparar un presupuesto real, comparar la diferencia entre el presupuesto previsto y el real, y extraer conclusiones definitivas.

Preparar, compilar y comunicar informes con el desglose del análisis de costes sobre la propuesta y los planes presupuestarios de la empresa. Analizar de antemano los costes y beneficios financieros o sociales de un proyecto o una inversión durante un período de tiempo determinado.

Proporcionar información precisa y pertinente a todas las partes implicadas en un proyecto a tiempo.

Registrar la planificación y el desarrollo del proyecto, las fases del trabajo, los recursos necesarios y los resultados finales para presentar y mantener un seguimiento de los proyectos realizados y en curso.

Almacenar los ficheros y documentos del proyecto en un repositorio central al que puedan acceder el gestor del proyecto y todos los equipos del proyecto. Utilizar las herramientas en línea disponibles y software específico.

Garantizar que los sistemas, procesos y bases de datos administrativos son eficientes, están bien gestionados y proporcionan una base sólida para trabajar con el responsable/personal/profesional administrativo.

Ofrecer a los nuevos trabajadores un recorrido por la empresa, presentarles a sus compañeros de trabajo, explicarles la cultura corporativa, las rutinas y los métodos de trabajo y pedirles que se instalen en su lugar de trabajo.

Evaluar las actividades llevadas a cabo durante la ejecución de un proyecto (desde el comienzo hasta el final) para garantizar que se ajusta a una metodología concreta cuyo objetivo es garantizar que los proyectos se desarrollen de manera eficiente dentro de las limitaciones definidas. Puede contribuirse a esta labor con el uso de listas de comprobación para el aseguramiento de la calidad normalizadas, que se adapten a las necesidades de una organización específica.

Organizar reuniones de proyecto, como la reunión de puesta en marcha del proyecto o la reunión de evaluación del proyecto. Planificar el orden del día de las reuniones, organizar conferencias telefónicas, responder a las necesidades logísticas y preparar los documentos que se utilizarán o repartirán en las reuniones. Procurar la participación del equipo del proyecto, el cliente y otras partes interesadas. Redactar y hacer circular las actas de las reuniones.

Producir cálculos precisos sobre el tiempo necesario para cumplir las tareas técnicas futuras sobre la base de información anterior y actual, y formular observaciones o planificar la duración estimada de las tareas individuales en un proyecto determinado.

Liderar y orientar a los empleados en un proceso para enseñarles las capacidades necesarias para su futuro trabajo. Organizar actividades destinadas a presentar el trabajo y los sistemas o mejorar el rendimiento de las personas y los grupos en la configuración organizativa.

Actuar de enlace con los gerentes de otros departamentos para garantizar un servicio y una comunicación eficaces: ventas, planificación, compras, comercio, distribución y asistencia técnica.