Una plaza es una licencia para que un colega inicie sesión. No es lo mismo que una plaza de tu plan para un participante; consulta Aprobar personas para obtener información sobre esa otra plaza.
La gestión del equipo está reservada al administrador de la organización y no está disponible durante la prueba: un espacio de trabajo de prueba está limitado a una sola plaza de orientador.
Los dos niveles de permisos
Hay exactamente dos, y no existe ningún nivel de solo lectura ni de asistente:
- Org admin (administrador de la organización): todo lo que se indica a continuación, además de la sección Organización: perfil y página pública, equipo, facturación y análisis.
- Counselor (orientador): todo lo relacionado con participantes y evaluaciones.
Ambos ven a los mismos participantes. El acceso está definido para toda la organización, no para orientadores individuales. Cualquier orientador de tu organización puede abrir a cualquier participante y cualquier evaluación; nadie queda excluido del trabajo de un colega, lo que permite cubrir su ausencia cuando está de permiso.
Cada servicio de orientación sigue teniendo un orientador asignado. Quien aprueba al participante se convierte en el orientador asignado a ese servicio: su nombre es el que ve el participante y el que aparece impreso sobre la firma en el plan firmado.
Ese nombre no es un bloqueo, sino un registro. Si abres un servicio en el que figura otra persona, puedes trabajar en él con normalidad; la ficha te indica de quién es, porque tu visita queda registrada en el expediente del participante junto con la fecha. Tanto el orientador asignado como el participante pueden verla.
Añadir un colega
Introduce su dirección de correo electrónico y selecciona Invite (Invitar).
Si tu organización se factura a través de Stripe, primero se muestra el coste: cuántas plazas tienes antes y después, y el precio por plaza. Confirma y la plaza se añadirá a tu suscripción.
La cifra indicada es el precio de lista. Los descuentos por volumen para más de dos plazas se aplican cuando se actualiza la suscripción, por lo que el coste real puede ser inferior al que sugiere el cuadro de diálogo.
Qué recibe tu colega
Un correo electrónico de bienvenida con un enlace al panel, no una invitación que deba aceptar.
Su cuenta se crea inmediatamente, tanto si abre ese correo como si no. No hay paso de aceptación, rechazo ni enlace para establecer una contraseña, porque las cuentas del personal no tienen contraseña. Inician sesión introduciendo la dirección de correo electrónico invitada en la página de inicio de sesión y después el código de seis dígitos que se envía a esa dirección.
Esta es la pregunta de soporte más habitual sobre las invitaciones. Si un colega dice que nunca recibió una invitación o pregunta dónde establecer su contraseña, la respuesta es la misma en ambos casos: debe ir a la página de inicio de sesión e introducir la dirección que invitaste. No hay que configurar nada previamente y no existe ninguna contraseña que olvidar.
Si el código no llega, lo que debes comprobar es la dirección asociada a la cuenta: es el único lugar al que se envía el código.
Cuando no quedan plazas
La invitación falla con un mensaje que indica el límite. El formulario no avisa con antelación: el botón permanece habilitado y te enteras al enviarlo.
Añade plazas desde Billing (Facturación) → Plan y plazas, o actualiza el plan.
Eliminar a alguien
Eliminar a un colega revoca su acceso a la organización. Su cuenta permanece, al igual que todo lo que creó: las evaluaciones que creó se conservan y los participantes permanecen exactamente donde estaban.
Nadie pierde el acceso. Los participantes pertenecen a la organización, no a un orientador, por lo que nadie queda desatendido cuando alguien se marcha. Todos los colegas que permanecen ya los pueden ver y pueden continuar con el trabajo ese mismo día.
La plaza se libera de tu suscripción al mismo tiempo.
Eso sí, reasigna sus servicios de orientación. La persona que se marchó sigue siendo el orientador asignado a todos los servicios que aprobó, y ese es el nombre que ve el participante y que aparecería en un nuevo plan firmado. Un administrador de la organización lo cambia desde la ficha del participante: Reassign case (Reasignar caso) y, después, selecciona a un colega. Se informa al participante de que su orientador ha cambiado y de quién es el nuevo.
No pasa nada si lo olvidas. Simplemente significa que el nombre de un colega que ya se marchó permanece en un servicio activo, algo poco apropiado para que lo vea un participante.
La interfaz aplica dos reglas:
- No puedes eliminarte a ti mismo.
- No puedes eliminar al último administrador de la organización. Primero promociona a otra persona. Además, un administrador debe pasar a ser orientador antes de poder eliminarlo.
Al conceder o retirar derechos de administrador, se envía un correo electrónico a la persona afectada.
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