Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin
Rollenlins
Als Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin sind Sie eine wichtige Stütze für Ihr Team und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf. Ihre Aufgaben sind vielfältig und tragen maßgeblich zur Effizienz des Arbeitsplatzes bei.
Verwaltungsassistenten/Verwaltungsassistentinnen unterstützen ihre Vorgesetzten bei allen administrativen und büroorganisatorischen Aufgaben. Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher/innen und Telefonanrufe und sorgen dafür, dass der Arbeitsplatz stets optimal ausgestattet ist. Diese Position auf Technikerniveau erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
- • Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen
- • Empfang von Besuchern und Weiterleitung an die zuständigen Stellen
- • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Instandhaltung von Büromaschinen
Wo dieser Beruf gefragt ist
Gemeldeter Arbeitskräftemangel und -überschuss, nach Jahr. Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.
Kräftigere Farbe: in mehr aufeinanderfolgenden Jahren gleich gemeldet.
Die Zahlen gelten für Nicht akademische betriebswirtschaftliche und kaufmännische Fachkräfte und Verwaltungsfachkräfte — 200 Berufe einschließlich dieses.
Mangel: Belgium, Netherlands, Romania.
Längster anhaltender Mangel: Netherlands, 4 Jahre.
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Über diese Quelle›
Quelle: ELA/EURES, Arbeitskräftemangel und -überschuss. Die Angaben werden auf Ebene der Berufsgruppe veröffentlicht und decken Europa ab. Die Ausgaben unterscheiden sich im Aufbau des Anhangs und in der Länderabdeckung, sodass eine Veränderung zwischen zwei Jahren nicht immer eine Veränderung des Arbeitsmarkts bedeutet. Grau dargestellte Länder wurden nicht gemeldet — das ist nicht dasselbe wie ein ausgeglichener Markt.
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KönnteVerwaltungsassistent/Verwaltungsassistentinzu Ihnen passen?
Beantworten Sie drei kurze Fragen. Hierbei handelt es sich nicht um eine vollständige Bewertung, sondern um einen Vorgeschmack, der Ihnen bei der Entscheidung helfen soll, ob Sie Ihr Profil vergleichen möchten.
Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieIntegritäterfordern?
Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieZuverlässigkeiterfordern?
Machen Ihnen Aufgaben Spaß, dieBeziehungenerfordern?
Zukunftsaussichten für Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin
The outlook for Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.
Wie werden diese Ergebnisse berechnet?
Der Resilienzwert (0–100) schätzt, wie strukturell geschützt dieser Beruf vor Automatisierung und KI-Störungen ist, basierend auf der Aufgabenanalyse. Höhere Werte bedeuten mehr Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. KI-Exposition zeigt den geschätzten Prozentsatz der Arbeitsstunden, die aktuelle KI-Fähigkeiten betreffen könnten. Dies sind modellbasierte strukturelle Indikatoren, keine Vorhersagen zur individuellen Jobsicherheit.
Wie könnte sichVerwaltungsassistent/Verwaltungsassistentinändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?
Mehrere Aufgabenbereiche könnten sich in Richtung KI-gestützter Arbeitsabläufe verlagern, sodass Umschulungen immer wichtiger werden.
Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.
Wie könnte sichVerwaltungsassistent/Verwaltungsassistentinändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?
Mehrere Aufgabenbereiche könnten sich in Richtung KI-gestützter Arbeitsabläufe verlagern, sodass Umschulungen immer wichtiger werden.
Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.
Wie KI diese Rolle verändern kann
Deterministische, modellbasierte Interpretation aktueller Rollensignale – keine Garantie für Ersatz.
Was noch immer von den Menschen abhängt
- interne Mitteilungen verbreiten
- Geschäftsunterlagen ordnen
- Bürosysteme nutzen
Wo KI zum Co-Piloten werden kann
- Microsoft Office nutzen
- geschäftsbezogene Forschung betreiben
- allgemeine Unternehmensinformationen verbreiten
Aufgaben, die am stärksten der Automatisierung ausgesetzt sind
- Formulare ausfüllen
- gesetzlich vorgeschriebene Geschäftsbücher aktuell halten
- Aufzeichnungen über Aufgaben führen
Vitale Signale & KI-Vektoren
KI-Belichtungsvektoren
0-100%Exposition gegenüber KI-gestützter Analyse, Mustererkennung und Aufgaben der prädiktiven Modellierung
Exposition gegenüber Inhaltsgenerierung, kreativer Augmentierung und Tools für große Sprachmodelle
Exposition gegenüber Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützungssoftware und Prozessdigitalisierung
Exposition gegenüber physischer Automatisierung, Robotik und sensorgesteuerter Aufgabenverlagerung
Technische Details
NexFuture v3.0 schätzt die Automatisierungsexposition direkt aus den wesentlichen ESCO-Kompetenzgruppen, gewichtet nach Kompetenzmasse und kalibriert anhand von Experten-Ankern. Werte sind probabilistische Schätzungen, keine Garantien. Vollständige Details finden Sie im NexFuture-Methodik-Whitepaper.
Misst die Automatisierungsexposition. Sie misst weder Gehalt noch Nachfrage noch die Zahl der Stellen in Ihrer Nähe.
Was Menschen in dieser Rolle normalerweise tun
Management und Unternehmertum
Ein typischer Tag alsVerwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin
09 09:00 · Morgen Dokumente archivieren
10 10:30 · Vormittags geschäftsbezogene Forschung betreiben
12 12:00 · Mittag Postsendungen bearbeiten
14 14:00 · Nachmittag allgemeine Unternehmensinformationen verbreiten
15 15:30 · Am späten Nachmittag Aufzeichnungen über Aufgaben führen
17 17:00 · Zusammenfassung Botschaften an Menschen verbreiten
Die Reihenfolge der Aufgaben dient der Veranschaulichung. Einzelne Tage variieren.
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Unternehmensrichtlinien
Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.
- Rechnungslegungstechniken
- Transkriptionsmethoden
- Unternehmenskommunikation
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Geschäftsunterlagen ordnen
Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.
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Bürosysteme nutzen
Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.
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Postsendungen bearbeiten
Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.
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routinemäßige Bürotätigkeiten durchführen
Planen, Vorbereiten und Durchführen alltäglicher Bürotätigkeiten, wie Postversand, Annahme von Lieferungen, Informieren von Führungskräften und Mitarbeitern sowie Sicherstellen reibungsloser Abläufe.
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Botschaften an Menschen verbreiten
Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.
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Einrichtungen für Büropersonal organisieren
Verwaltung des Buchungsplans für interne oder externe Konferenzen und Sitzungen. Vergleichen von Preisen und Buchen von Reservierungen für reisendes Personal oder Hosting für Büropersonal.
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Tabellenkalkulationsprogramme verwenden
Softwarewerkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Daten in Tabellenform verwenden, um mathematische Berechnungen durchzuführen, Daten und Informationen zu organisieren, Diagramme anhand von Daten zu erstellen und Daten abzurufen.
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digitale Dokumente verwalten
Verwalten verschiedener Datenformate und -dateien durch Benennung, Veröffentlichung, Umwandlung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten sowie Umwandlung von Dateiformaten.
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gesetzlich vorgeschriebene Geschäftsbücher aktuell halten
Halten der gesetzlich vorgeschriebenen Geschäftsbücher des Unternehmens auf dem aktuellen Stand; Ergänzen der entsprechenden Informationen von den Geschäftsführern und Sekretariaten sowie der Informationen zu den Anteilen der Geschäftsführer und zum Aktionärsregister.
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geschäftsbezogene Forschung betreiben
Recherchieren und Zusammenstellen von Informationen in den verschiedensten Bereichen, von Recht, Buchhaltung und Finanzen bis hin zu Handelsangelegenheiten, die für die Entwicklung von Unternehmen relevant sind.
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interne Mitteilungen verbreiten
Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.
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Dokumente archivieren
Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.
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Aufzeichnungen über Aufgaben führen
Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.
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allgemeine Unternehmensinformationen verbreiten
Beantwortung von Fragen, Ausräumen von Zweifeln und Klärung von Anfragen zu allgemeinen institutionellen und unternehmensbezogenen Informationen wie Programmregeln, Vorschriften und Verfahren. Unterstützende Bereitstellung von Informationen sowohl für die Beschäftigten als auch für die breite Öffentlichkeit.
Fähigkeits-DNA
Arbeitspersönlichkeitsmerkmale und Werte, die diese Rolle definieren
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Wo passtVerwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin?
Ähnlichkeitswerte basierend auf Kompetenzüberschneidungen aus ESCO-Daten.
Sekretär/Sekretärin
45% ÄhnlichkeitBürokaufmann/Bürokauffrau
39% ÄhnlichkeitFremdsprachenkorrespondent/Fremdsprachenkorrespondentin
26% ÄhnlichkeitVorstandsassistent/Vorstandsassistentin
26% ÄhnlichkeitManagement-Assistent/Management-Assistentin
22% ÄhnlichkeitEmpfangssekretär/Empfangssekretärin
19% ÄhnlichkeitHäufig gestellte Fragen
- Welche Fähigkeiten sind besonders wichtig für einen Verwaltungsassistenten/eine Verwaltungsassistentin?
- Neben Organisationstalent und Kommunikationsstärke sind Kenntnisse in Standard-Bürosoftware (z.B. Microsoft Office) unerlässlich. Auch eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, sind von Vorteil.
- Welche Karrieremöglichkeiten gibt es nach dem Einstieg als Verwaltungsassistent/in?
- Mit zunehmender Erfahrung und Spezialisierung können Sie beispielsweise zu einer Verwaltungsfachangestellten, Teamassistenz oder in eine leitende Position im Büro- und Verwaltungsbereich aufsteigen.
- Wie sieht ein typischer Arbeitstag als Verwaltungsassistent/in aus?
- Ein typischer Arbeitstag ist abwechslungsreich und kann je nach Unternehmen variieren. Er beinhaltet häufig die Bearbeitung von E-Mails und Telefonaten, die Organisation von Terminen, die Erstellung von Dokumenten und die Unterstützung der Vorgesetzten bei verschiedenen Aufgaben.
- Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin — gibt es in Europa einen Mangel?
- Nein. In der ELA/EURES-Ausgabe 2025 wurde in 12 der 15 europäischen Länder, die diese Berufsgruppe bewertet haben, ein Überangebot gemeldet: Österreich, Bulgarien, Tschechien, Deutschland und 8 weitere. 3 Länder meldeten einen Mangel. Diese Bewertungen werden je Berufsgruppe veröffentlicht, nicht je Berufsbezeichnung.
- Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin — wie hoch ist die Vergütung in den USA?
- 46.290 US-Dollar im Jahr im Median, Stand 2025-05. Die Medianwerte der Bundesstaaten reichen von 25.730 bis 59.910 US-Dollar. Quelle: US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl beschreibt die Vereinigten Staaten und ist keine Prognose für Europa.