Berufsprofil

Sekretär/Sekretärin

Wichtige Fakten

Sekretariatskräfte nehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben wahr, um reibungslose Abläufe innerhalb einer Organisation zu gewährleisten. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen, verfassen und versenden E-Mails, führen Terminkalender, vereinbaren Treffen, nehmen Mitteilungen entgegen, archivieren Dokumente, organisieren und betreuen Sitzungen und verwalten Datenbanken.

Arbeitsmarkt
Mehr Bewerber als Stellen in Österreich und 14 weitere Länder
ELA/EURES 2025
Reglementierter Beruf
1 Land
EQR 6
Industrie
Management und Unternehmertum
Bildung
Primarbereich
38%
Belastbarkeit Punktzahl · 2026 (Höher ist besser)
Primarbereich 52% KI-Exposition · 2026
Arbeitsmarkt

Wo dieser Beruf gefragt ist

Gemeldeter Arbeitskräftemangel und -überschuss, nach Jahr. Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.

Die Zahlen gelten für Allgemeine Büro- und Sekretariatskräfte — 5 Berufe einschließlich dieses.

1 von 16 mit Mangel202516 von 28 wachsend1.9MStellen bis 2035

Mangel: Italien.

Längster anhaltender Mangel: Italien, 4 Jahre.

Wählen Sie ein Gebiet auf der Karte, um dessen Zahlen zu sehen.

Über diese Quelle›

Quelle: ELA/EURES, Arbeitskräftemangel und -überschuss. Die Angaben werden auf Ebene der Berufsgruppe veröffentlicht und decken Europa ab. Die Ausgaben unterscheiden sich im Aufbau des Anhangs und in der Länderabdeckung, sodass eine Veränderung zwischen zwei Jahren nicht immer eine Veränderung des Arbeitsmarkts bedeutet. Grau dargestellte Länder wurden nicht gemeldet — das ist nicht dasselbe wie ein ausgeglichener Markt.

Was diese Begriffe bedeuten

Die vier Dinge, über die dieser Abschnitt berichtet

Gemeldete Nachfrage
Ob Arbeitgeber melden, dass sie für diesen Beruf Arbeitskräfte benötigen – eine Einschätzung, die von einer nationalen oder einer EU-Stelle veröffentlicht wird, keine Anzahl.
Wohin es sich entwickelt
In welche Richtung sich die Beschäftigung in diesem Beruf in den kommenden Jahren voraussichtlich entwickelt, ausgehend von einer amtlichen Prognose.
Offene Stellen
Wie viele Offene Stellen ungefähr entstehen – durch Wachstum und dadurch, dass Menschen den Beruf verlassen.
Übliche Vergütung
Was Menschen in diesem Beruf normalerweise verdienen, sofern die Quelle dies veröffentlicht. Eine fehlende Angabe bedeutet nicht, dass die Arbeit unbezahlt ist, sondern dass niemand diesen Wert für den betreffenden Ort veröffentlicht.

Ein Maß wird weggelassen, wenn niemand es für den betreffenden Ort veröffentlicht, statt es als null anzuzeigen.

Welche Tendenz der Markt für Sie zeigt

Zu Ihren Gunsten
Mehr offene Stellen als Suchende — Arbeitgeber konkurrieren um Bewerberinnen und Bewerber.
Ausgeglichen
Offene Stellen und Suchende halten sich in etwa die Waage.
Umkämpft
Mehr Suchende als offene Stellen — rechnen Sie mit Konkurrenz.
Widersprüchliche Hinweise
Die Quellen widersprechen sich, oder dieselbe Berufsgruppe ist in einer Region knapp und in einer anderen im Überangebot.

Jede Quelle ordnet die Ergebnisse einem dieser vier Begriffe zu, damit es eine einheitliche Begrifflichkeit gibt. Was sich unterscheidet, sind die zugrunde liegenden Nachweise. Diese stehen unter jeder Einschätzung: ein gemessenes Verhältnis von Offenen Stellen zu Arbeitssuchenden oder eine von einer nationalen Stelle veröffentlichte Bewertung.

Wie dieser Beruf im Vergleich zu anderen Berufen im selben Land abschneidet

Stark
Zu den stärksten in that country
Gut
Stärker als die meisten Berufe in that country
Gemischt
Etwa typisch für that country
Schwach
Schwächer als die meisten Berufe in that country

Dies ist ein Rang innerhalb eines Landes, keine Bewertung, die Sie über Grenzen hinweg vergleichen können – die Register hinter zwei Ländern erfassen unterschiedliche Menschen, daher bedeutet dieselbe Zahl in jedem Land etwas anderes. Das erklärt auch, warum ein Beruf in einem Land die Einstufung Stark erhalten und dennoch als Umkämpft angezeigt werden kann: Er führt in einem insgesamt stark umkämpften Arbeitsmarkt.

Woher diese Angaben stammen

Jede Zahl wird von einem nationalen Statistikamt, einer öffentlichen Arbeitsverwaltung oder einer EU-Stelle veröffentlicht. Jede Karte nennt außerdem ihre Quelle und den Zeitraum, auf den sie sich bezieht. Manche Orte werden monatlich erfasst, andere ein- oder zweimal jährlich bewertet. Deshalb können zwei Orte auf derselben Karte unterschiedliche Zeitpunkte beschreiben – das Datum wird immer angezeigt.

Nichts davon sagt die Chancen einer einzelnen Person voraus. Es beschreibt einen Arbeitsmarkt.

Gemeldete Nachfrage · Übliche Vergütung · Wohin es sich entwickelt (Deutschland, Österreich, Schweiz, Niederlande, Belgien, Dänemark)
Gemeldete Nachfrage · Übliche Vergütung · Wohin es sich entwickelt
Gemeldete Nachfrage Übliche Vergütung Wohin es sich entwickelt
Deutschland Nicht gemeldet — −34,3% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Österreich Überangebot gemeldet ELA/EURES 2025 * — −26,2% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Schweiz Nicht gemeldet — −54,5% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Niederlande Nicht gemeldet — −83,4% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Belgien Überangebot gemeldet ELA/EURES 2025 * — +14,4% 2023–2035 · Cedefop 2026 *
Dänemark Überangebot gemeldet ELA/EURES 2023 * — −43,2% 2023–2035 · Cedefop 2026 *

* Veröffentlicht für Berufsgruppen, nicht für einzelne Stellenbezeichnungen.

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NexFuture™

Zukunftsaussichten für Sekretär/Sekretärin

The outlook for Sekretär/Sekretärin reflects a balanced mix of automation exposure and durable, human-led work.

Wie werden diese Ergebnisse berechnet?

Der Resilienzwert (0–100) schätzt, wie strukturell geschützt dieser Beruf vor Automatisierung und KI-Störungen ist, basierend auf der Aufgabenanalyse. Höhere Werte bedeuten mehr Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. KI-Exposition zeigt den geschätzten Prozentsatz der Arbeitsstunden, die aktuelle KI-Fähigkeiten betreffen könnten. Dies sind modellbasierte strukturelle Indikatoren, keine Vorhersagen zur individuellen Jobsicherheit.

Spielen Sie die Zukunft
Wie könnte sich Sekretär/Sekretärin ändern, wenn die KI-Einführung zunimmt?

Diese Rolle wird sich wahrscheinlich schrittweise ändern, wobei KI ausgewählte Aufgaben unterstützt, anstatt den gesamten Beruf zu ersetzen.

Eine signifikante Transformation auf Aufgabenebene wird in 12 Jahren (um 2038) im Rahmen des ausgewählten Szenarios „Erwartet“ erwartet.
~35%
Belastbarkeit
Automatisierungsrisiko
EXP~55%
Menschlicher Rand
MOAT~40%

Illustratives Szenario auf Basis der Automatisierbarkeit von Aufgaben — keine Prognose. Werte werden gerundet, je weiter Sie in die Zukunft blicken.

2026
2033
2043
KI-Einführungsgeschwindigkeit:

Modellbasierte Schätzung. Nutzen Sie es als Planungssignal, nicht als Garantie.

Wie KI diese Rolle verändern kann

Deterministische, modellbasierte Interpretation aktueller Rollensignale – keine Garantie für Ersatz.

38% Im Besitz von Menschen

Was noch immer von den Menschen abhängt

  • erteilte Anweisungen bearbeiten
  • Zeitpläne an die betroffenen Personen weitergeben
  • interne Mitteilungen verbreiten
Der menschliche Vorteil Um in dieser Rolle voraus zu bleiben, konzentrieren Sie sich auf Unternehmensrichtlinien und kollektives Arbeitsrecht. Diese menschenzentrierten Fähigkeiten sind für KI in den nächsten 20 Jahren am schwierigsten zu replizieren.
16% Helfen

Wo KI zum Co-Piloten werden kann

  • Textverarbeitungsprogramme verwenden
  • Microsoft Office nutzen
  • Fehlzeiten von Personal überwachen
52% Automatisieren

Aufgaben, die am stärksten der Automatisierung ausgesetzt sind

  • Formulare ausfüllen
  • Aufzeichnungen über Aufgaben führen
  • Tabellenkalkulationsprogramme verwenden
Detaillierte Analyse

Vitale Signale & KI-Vektoren

KI-Belichtungsvektoren

0-100%
KI / Maschinelles Lernen 16%

Exposition gegenüber KI-gestützter Analyse, Mustererkennung und Aufgaben der prädiktiven Modellierung

Generative KI 16%

Exposition gegenüber Inhaltsgenerierung, kreativer Augmentierung und Tools für große Sprachmodelle

Kognitive Software 5%

Exposition gegenüber Workflow-Automatisierung, Entscheidungsunterstützungssoftware und Prozessdigitalisierung

Roboter- und physische Automatisierung 0%

Exposition gegenüber physischer Automatisierung, Robotik und sensorgesteuerter Aufgabenverlagerung

Technische Details
Methodik: NexFuture v3.0 Quellen: O*NET® 30.3, ESCO v1.2.1 Aktualisiert: Okt. 2026

NexFuture v3.0 schätzt die Automatisierungsexposition direkt aus den wesentlichen ESCO-Kompetenzgruppen, gewichtet nach Kompetenzmasse und kalibriert anhand von Experten-Ankern. Werte sind probabilistische Schätzungen, keine Garantien. Vollständige Details finden Sie im NexFuture-Methodik-Whitepaper.

Misst die Automatisierungsexposition. Sie misst weder Gehalt noch Nachfrage noch die Zahl der Stellen in Ihrer Nähe.

Ein Tag im Leben

Was Menschen in dieser Rolle normalerweise tun

Management und Unternehmertum

Tag im Leben

Ein typischer Tag als Sekretär/Sekretärin

09
09:00 · Morgen
Dokumente archivieren
Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.
10
10:30 · Vormittags
Postsendungen bearbeiten
Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.
12
12:00 · Mittag
Zeitpläne an die betroffenen Personen weitergeben
Übermittlung relevanter Informationen zur Zeitplanung. Übermittlung des Zeitplans an die betroffenen Personen und Mitteilung etwaiger Terminänderungen. Genehmigung von Zeitplänen und Überprüfung, dass alle Adressaten die ihnen übermittelten Informationen verstanden haben.
14
14:00 · Nachmittag
Aufzeichnungen über Aufgaben führen
Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.
15
15:30 · Am späten Nachmittag
Botschaften an Menschen verbreiten
Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.
17
17:00 · Zusammenfassung
digitale Dokumente verwalten
Verwalten verschiedener Datenformate und -dateien durch Benennung, Veröffentlichung, Umwandlung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten sowie Umwandlung von Dateiformaten.

Die Reihenfolge der Aufgaben dient der Veranschaulichung. Einzelne Tage variieren.

Fähigkeiten & Wissen

Was Sie für diese Arbeit brauchen

Die Fähigkeiten, das Wissen und die Tools, die diese Rolle erfordert – sowie die Eigenschaften und Vorteile, die damit einhergehen.

Grundlegende Fähigkeiten
Wahrnehmung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
  • Geschäftsunterlagen ordnen

    Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.

  • Postsendungen bearbeiten

    Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.

  • routinemäßige Bürotätigkeiten durchführen

    Planen, Vorbereiten und Durchführen alltäglicher Bürotätigkeiten, wie Postversand, Annahme von Lieferungen, Informieren von Führungskräften und Mitarbeitern sowie Sicherstellen reibungsloser Abläufe.

  • Terminkalender für Personal verwalten

    Planen und Bestätigen von Terminen des Büropersonals, insbesondere von Managern und Führungskräften, mit externen Parteien.

  • Botschaften an Menschen verbreiten

    Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

  • Einrichtungen für Büropersonal organisieren

    Verwaltung des Buchungsplans für interne oder externe Konferenzen und Sitzungen. Vergleichen von Preisen und Buchen von Reservierungen für reisendes Personal oder Hosting für Büropersonal.

Verwaltung, Sammlung und Speicherung digitaler Daten
  • Tabellenkalkulationsprogramme verwenden

    Softwarewerkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Daten in Tabellenform verwenden, um mathematische Berechnungen durchzuführen, Daten und Informationen zu organisieren, Diagramme anhand von Daten zu erstellen und Daten abzurufen.

  • digitale Dokumente verwalten

    Verwalten verschiedener Datenformate und -dateien durch Benennung, Veröffentlichung, Umwandlung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten sowie Umwandlung von Dateiformaten.

Kommunikation mit Kollegen/Kolleginnen und Kunden/Kundinnen
  • interne Mitteilungen verbreiten

    Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

  • Systeme zur internen Kommunikation warten

    Wartung und Unterhaltung eines effizienten Systems für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitern.

Informationsmanagement
  • Dokumente archivieren

    Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.

Überwachung betrieblicher Tätigkeiten
  • Fehlzeiten von Personal überwachen

    Überblick über die Urlaubs-, Kranken- und sonstigen Fehltage von Arbeitnehmern, Erfassung dieser Zeiten im Tagesplan, Ausstellen der notwendigen Unterlagen und Bescheinigungen.

Führen betrieblicher Aufzeichnungen
  • Aufzeichnungen über Aufgaben führen

    Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.

Befolgen von Anweisungen und Verfahren
  • erteilte Anweisungen bearbeiten

    Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

Nutzung von Software für die Textverarbeitung, -veröffentlichung und -präsentation
  • Textverarbeitungsprogramme verwenden

    Verwenden von Computersoftwareanwendungen zum Gestalten, Bearbeiten, Formatieren und Drucken jeder Art von schriftlichem Material.

Eingeben und Verarbeiten von Informationen
  • Formulare ausfüllen

    Leserliches und rechtzeitiges Ausfüllen unterschiedlicher Formulare mit zutreffenden Informationen.

Planung von Veranstaltungen und Programmen
  • Termine verwalten

    Vereinbaren, Planen und Absagen von Terminen.

Wissensgebiete & Software & Technologien
Wissensgebiete
  • Unternehmensrichtlinien

    Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

  • kollektives Arbeitsrecht

    Rechtsgebiet, das die Beziehungen zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern, Gewerkschaften und der Regierung regelt.

Branchenübergreifende Kompetenzen
  • Bildungsrecht
  • Rechnungslegungstechniken
  • Verwaltung im Bildungsbereich
Software & Technologien
FacebookAdobe IllustratorAdobe InDesignSASMicrosoft SQL ServerIBM SPSS StatisticsSalesforce softwareAdobe Creative Cloud softwareOracle DatabaseOracle Primavera Enterprise Project Portfolio ManagementOracle PeopleSoftIntuit QuickBooksHypertext markup language HTMLTeradata DatabaseAtlassian JIRAZoomYardi softwareMicrosoft TeamsMozilla FirefoxSlackAtlassian ConfluenceMicrosoft Active Server Pages ASPApache HadoopApache HiveCisco WebexApache CassandraKronos Workforce TimekeeperApache TomcatCanvaSAP ConcurFileMaker ProMicrosoft PublisherYouTubeOracle JD Edwards EnterpriseOneMinitabGoogle DriveLinkedInOracle E-Business Suite FinancialsNetSuite ERPOracle Business Intelligence Enterprise Edition
Schlüsselmerkmale, die Sie brauchen
Integrität Zuverlässigkeit Selbstkontrolle Stressresistenz Anerkennung Zusammenarbeit Leistung Anpassungsfähigkeit/Flexibilität Unabhängigkeit Analytisches Denken Fürsorge für andere Vielfalt Leistung/Anstrengung Führung Innovation Soziale Orientierung
Wichtige Belohnungen, die Sie erwarten können
LeistungArbeitsbedingu…AnerkennungBeziehungenUnterstützungUnabhängigkeit
So qualifizieren Sie sich

Sekretär: Wie Sie sich qualifizieren und wo Sie studieren können

Was normalerweise für die Qualifikation erforderlich ist: Bildungsniveau, wo es sich um einen reglementierten Beruf handelt und wo man studieren kann.

Typisches Bildungsniveau

Primarbereich

Reglementierter Beruf

Reguliert in 1 registrierten Ländern. Mindest-EQR 6.

der Schweiz · EQF 6

Entspricht der EU-Datenbank für reglementierte Berufe. Keine Rechtsberatung – klären Sie die Anforderungen bei der zuständigen nationalen Behörde ab, bevor Sie sich bei einer Berufs- oder Einwanderungsentscheidung darauf verlassen.

Wo man studieren kann

162 Studienprogramme in 19 Ländern vermitteln die Kernkompetenzen dieses Berufs. Außerdem gibt es 233 kurze Kurse, die jeweils eine einzelne Fähigkeit vermitteln.

Einige Beispiele, mit Unterricht in der Sprache dieser Seite:

Berufsausbildung Kaufmann:frau für Büromanagement (IHK) - Teilqualifikation 1: Erledigung von Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

bfw - Unternehmen für Bildung. · Deutschland

EQF 4 Vom Anbieter ausgewiesener Weg in diesen Beruf Quelle 1
Berufsausbildung Vorbereitung - Externenprüfung für Büromanagement

Akademie für Beruf & Karriere · Deutschland

EQF 4 Vom Anbieter ausgewiesener Weg in diesen Beruf Quelle 1
Berufsausbildung Kauffrau-/ mann für Büromanagement

BMG Schulungscenter · Deutschland

EQF 4 Vom Anbieter ausgewiesener Weg in diesen Beruf Quelle 1
Berufsausbildung Überbetriebliche Umschulung - Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement

BKZ Berufliches Reha- und Kompetenzzentrum Baden- Württemberg gGmbH · Deutschland

EQF 4 Vom Anbieter ausgewiesener Weg in diesen Beruf Quelle 1
Kurzkurs

Kaufmännische Grundqualifikation

BAUER B+V Akademie.Bildung.Vermittelt GmbH · Deutschland

EQF 4 Vom Anbieter ausgewiesener Weg in diesen Beruf Quelle 1
Quellen
  1. 1. Source: Europass Qualification Dataset Register (European Commission)
Karriereentwicklung

Entwicklungspfade & ähnliche Rollen

Erkunden Sie typische Karrierepfade, angrenzende Fähigkeiten und ähnliche Rollen, um Ihren nächsten Schritt zu planen.

Für Organisationen

Die Daten auf dieser Seite für Ihre Schülerinnen und Schüler, Klientinnen und Klienten sowie Mitarbeitenden nutzen.

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welche persönlichen Eigenschaften sind besonders wichtig für die Tätigkeit als Sekretär/Sekretärin?
Neben Organisationstalent und Kommunikationsstärke sind Zuverlässigkeit, Diskretion und eine selbstständige Arbeitsweise von Vorteil. Auch die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf zu bewahren, ist wichtig.
Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollte ich als Sekretär/Sekretärin mitbringen?
Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind unerlässlich. Idealerweise verfügen Sie auch über Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Bürokommunikationssystemen. Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch, sind oft von Vorteil.
Welche Karrieremöglichkeiten gibt es für Sekretär/Sekretärin?
Mit zunehmender Erfahrung und Spezialisierung können Sie beispielsweise zu einer/einem Verwaltungsfachangestellten, Teamassistenz oder Executive Assistant aufsteigen. Auch eine Weiterbildung im Bereich Projektmanagement oder Eventorganisation kann neue Perspektiven eröffnen.
Sekretär/Sekretärin — wie hoch ist die Vergütung in den USA?
46.290 US-Dollar im Jahr im Median, Stand 2025-05. Die Medianwerte der Bundesstaaten reichen von 25.730 bis 59.910 US-Dollar. Quelle: US Bureau of Labor Statistics. Die Zahl beschreibt die Vereinigten Staaten und ist keine Prognose für Europa.
Sekretär/Sekretärin — ist das ein reglementierter Beruf?
Er ist in 1 europäischen Land als reglementierter Beruf geführt: Schweiz. Das niedrigste dort geforderte Qualifikationsniveau ist EQR 6. Wo ein Beruf reglementiert ist, muss ein anderswo erworbener Abschluss vor der Ausübung formell anerkannt werden. Quelle: EU-Datenbank der reglementierten Berufe.

Quellen: ESCO O*NET ELA/EURES Cedefop BLS Daten aktualisiert: 19. Oktober 2026 Über unsere Daten