Fachkraft für öffentliches Beschaffungswesen

Anwendung der Überprüfungsgrundsätze und des Finanzkontrollrahmens, die sicherstellen, dass die betreffenden Lieferungen, Dienstleistungen oder Arbeiten in Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen und allen geltenden Finanz- und Rechnungslegungsvorschriften erbracht werden, um die Zahlung zu veranlassen.

Befolgen organisatorischer oder abteilungsspezifischer Standards und Leitlinien. Verstehen der Motive der Organisation und der allgemeinen Vereinbarungen sowie entsprechendes Handeln.

Einhalten der betrieblichen europäischen und regionalen speziellen Standards und Verhaltenskodizes, Verstehen der Motive des Unternehmens und der gemeinsamen Vereinbarungen sowie Umsetzen dieses Bewusstseins.

Durchführen einer Ex-post-Evaluierung der Leistungen und Ergebnisse eines Beschaffungsprozesses, um die Stärken und Schwächen zu evaluieren und Lehren für künftige Ausschreibungen zu ziehen. Erheben einschlägiger Daten im Einklang mit den Berichtspflichten innerhalb der Organisation bzw. auf nationaler Ebene.

Entwurf von Ausschreibungsunterlagen, in denen die Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien festgelegt und die verwaltungstechnischen Anforderungen des Verfahrens erläutert werden, die den geschätzten Auftragswert begründen und die Bedingungen für die Einreichung, Bewertung und Vergabe der Angebote im Einklang mit der Organisationspolitik und den europäischen und nationalen Vorschriften festlegen.

Zusammenarbeiten mit Kollegen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Erstellen und Verbreiten von Unterlagen, um sicherzustellen, dass alle an der Produktion beteiligten Personen relevante und aktuelle Informationen erhalten.

Erstellung von Leistungsbeschreibungen, die es potenziellen Bietern ermöglichen, realistische Angebote einzureichen, die dem Bedarf der Organisation unmittelbar gerecht werden. Dazu gehören die Festlegung von Zielen und Mindestanforderungen für den Gegenstand sowie die Definition der Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien, die zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots im Einklang mit der Politik der jeweiligen Organisation und den EU- und nationalen Vorschriften verwendet werden.

Aufbau einer dauerhaften und bedeutsamen Beziehung zu Lieferanten und Dienstleistern, damit Zusammenarbeit und Vertragsverhandlung einen positiven, profitablen und anhaltenden Charakter erlangen.

Sammeln von Informationen über die wichtigsten Markttreiber und die potenziellen Bieter, um ein genaues Bild davon zu erhalten, welche Lieferungen und Dienstleistungen unter welchen Bedingungen vom Markt erbracht werden können oder nicht. Anwendung verschiedener Techniken zur Marktbindung, z. B. Fragebögen und technischer Dialog, um die Merkmale des Lieferantenmarktes sowie die Marktbedingungen und -trends zu verstehen und potenzielle Bieter zu ermitteln.

Ermitteln der grundlegenden Bedürfnisse der Organisation und der Endnutzer in Bezug auf den Beschaffungsgegenstand, einschließlich der möglichen Auswirkungen in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis oder die Umweltauswirkungen. Zusammenarbeit mit internen und externen Interessenträgern, um deren Bedürfnisse zu ermitteln und die ermittelten Bedürfnisse in die Beschaffungsplanung von Lieferungen und Dienstleistungen im Einklang mit dem Budgetplan der Organisation umzusetzen.

Aushandeln von Bedingungen, Konditionen, Kosten und sonstigen Spezifikationen eines Vertrags. Sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und rechtlich durchsetzbar sind. Überwachen der Vertragsausführung, Vereinbaren und Festhalten etwaiger Änderungen in Übereinstimmung mit etwaigen rechtlichen Beschränkungen.

Einsatz digitaler Beschaffungstechnologien und elektronischer Beschaffungsanwendungen und -instrumente, um den Verwaltungsaufwand zu verringern, die Effizienz zu steigern und die Transparenz und Rechenschaftspflicht bei den Beschaffungsverfahren zu verbessern.