Indkøbsassistent

Anvende de verifikationsprincipper og den finanskontrolramme, som sikrer, at de relevante varer og tjenesteydelser eller de relevante anlægsarbejder leveres i overensstemmelse med kontraktvilkårene og -betingelserne og alle gældende finansielle og regnskabsmæssige regler, med henblik på at kunne foretage betalingen.

Overholde en organisations eller afdelings specifikke standarder og retningslinjer. Forstå organisationens motiver og fælles aftaler og handle i overensstemmelse hermed.

Efterleve de organisatoriske europæiske og regionale specifikke standarder og etiske regler, forstå organisationens motiver og fælles aftaler og anvende denne viden.

Foretage en efterfølgende vurdering af resultaterne af en indkøbsprocedure for at vurdere styrker og svagheder og drage erfaringer med henblik på fremtidige udbud. Indsamle relevante data i overensstemmelse med organisatoriske og nationale rapporteringsforpligtelser.

Udarbejde udbudsmateriale, der definerer udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne og forklarer de administrative krav i forbindelse med proceduren, begrunder kontraktens anslåede værdi og præciserer, på hvilke betingelser tilbuddene indgives, vurderes og tildeles, i overensstemmelse med organisationspolitikken og de europæiske og nationale regler.

Samarbejde med kolleger for at sikre, at operationerne gennemføres effektivt.

Udarbejde og distribuere dokumentation for at sikre, at alle, der er involveret i produktionen, modtager relevante og ajourførte oplysninger.

Udarbejde tekniske specifikationer, der gør det muligt for potentielle tilbudsgivere at afgive realistiske tilbud, der imødekommer organisationens behov. Dette omfatter fastsættelse af målsætninger og mindstekrav til genstanden og fastlæggelse af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der vil blive anvendt til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud i overensstemmelse med organisationspolitikken og EU's og medlemsstaternes lovgivning.

Opbygge et varigt og meningsfyldt forhold til leverandører og tjenesteydere med henblik på at etablere et positivt, profitabelt og varigt samarbejde og forhandlinger om kontrakter.

Indsamle oplysninger om de vigtigste markedsdrivkræfter og om de potentielle tilbudsgivere med henblik på at levere en dybtgående gennemgang af, hvilke varer og tjenesteydelser der kan eller ikke kan leveres af markedet, og på hvilke betingelser. Anvende forskellige markedsengagementsteknikker som spørgeskemaer og teknisk dialog for at forstå leverandørmarkedets karakteristika samt markedsvilkår og -tendenser og for at identificere potentielle tilbudsgivere.

Fastlægge de underliggende behov for organisationen og slutbrugerne i forbindelse med udbuddets genstand, herunder de mulige virkninger i form af valuta for pengene eller miljøvirkninger. Samarbejde med interne og eksterne interessenter for at identificere deres behov og omsætte identificerede behov til indkøbsplanlægning for varer og tjenesteydelser i overensstemmelse med organisationens budgetplan.

Forhandle en kontrakts vilkår, betingelser, omkostninger og andre specifikationer, samtidig med at det sikres, at de opfylder de retlige krav og er retsgyldige. Føre tilsyn med kontraktens gennemførelse, blive enige om og dokumentere eventuelle ændringer i overensstemmelse med eventuelle retlige begrænsninger.

Anvende digitale indkøbsteknologier og e-indkøbsapplikationer og -værktøjer med henblik på at mindske den administrative byrde, forbedre effektiviteten og styrke gennemsigtigheden og ansvarligheden i forbindelse med indkøbsprocedurer.